Paso 1: Configurar fases y categorías

 

Este artículo explica cómo configurar las fases y categorías de reclutamiento para que se ajusten a los procesos de reclutamiento de tu empresa. Para ello, piensa primero en las fases por las que suelen pasar tus candidatos y luego combínalas como prefieras en función de cada categoría. 

 

¿Qué ventajas tiene?

La configuración de fases y categorías en Personio te permite:

  • Reproducir la estructura de tu proceso de selección en Personio: configurar diferentes fases que se ajusten a tu proceso de selección (preselección de candidatos, entrevistas telefónicas, centro de evaluación, etc.). 
  • Agilizar el proceso de selección: asegurarte de que las candidaturas estén siempre en la fase correcta del proceso y recibir una notificación cuando una candidatura lleve demasiado tiempo en una determinada fase.
  • Crear un proceso personalizado para cada categoría: esto permite, por ejemplo, que la contratación de un becario sea más rápida que la de un empleado a tiempo completo, al que quizá quieras entrevistar varias veces.
  • Consultar de un vistazo cuántos candidatos están actualmente en cada fase del embudo de reclutamiento: en Reclutamiento > Puestos podrás obtener una visión clara de todos los puestos vacantes en tu empresa.

 

Fases predefinidas

Por defecto, las fases Sin asignar, Rechazada, Retirada, Oferta y Aceptada están predefinidas en Ajustes > Reclutamiento > Reclutamiento > Fases. Estas fases no se pueden editar porque desencadenan otros procesos en Personio.

Fase de reclutamiento predefinida Nota
Sin asignar Se aplica por defecto a todos los candidatos que no se encuentran en otra fase. Si eliminas una fase que contenga candidatos, estos se transferirán automáticamente a esta fase.
Rechazado Se aplica a todos los candidatos que se descartan porque no son aptos para el puesto ofertado.
Retirado Todos los candidatos que han retirado su candidatura porque, por ejemplo, ya no están interesados en el puesto, se asignan a esta fase.
Offer Todos los candidatos para los que crees (y envíes) una oferta directamente desde Personio, se asignan a esta fase. Descubre más sobre cómo crear una oferta de trabajo en Personio.
Aceptada Todos los candidatos que hayan aceptado la oferta se asignan a esta fase y se añaden automáticamente a Personio como nuevas contrataciones. Todos los datos y documentos de la pestaña Ofertas de trabajo se transferirán automáticamente al nuevo perfil del empleado El perfil del empleado continuará vinculado al perfil del candidato.

Nota: De conformidad con el RGPD, es obligatorio eliminar los datos personales cuando se haya cumplido la finalidad para la que fueron recabados. Ve a Ajustes > RECLUTAMIENTO > Reclutamiento > General para anonimizar automáticamente los datos de los candidatos asignados a la fase Rechazado o Retirado. Descubre más sobre cómo anonimizar y eliminar los datos de los candidatos.

 

Configurar fases personalizadas

Además de las fases predefinidas, puedes crear todas las fases personalizadas que quieras incluir en el proceso de selección.

Para crear fases de reclutamiento personalizadas, tendrás que seguir estos pasos:

  1. Ve a Ajustes > Reclutamiento > Reclutamiento > Fases.
  2. Haz clic en Añadir nueva fase de reclutamiento. Introduce el nombre de la fase en el campo de texto Nombre de la fase y haz clic en Guardar.
  3. Define la duración de la fase.
    ▶︎ Ilimitado
    ▶︎ Limitado – Especifica el número máximo de días que los candidatos pueden permanecer en esta fase. De esta forma, los candidatos que hayan superado el límite de días en una fase aparecerán resaltados en la lista Candidaturas. También puedes filtrar la lista para encontrar a los candidatos que ya lleven demasiado tiempo en una fase concreta. Encontrarás más información en el artículo Funciones de la lista de candidatos.
  4. Selecciona el color en que se mostrará la fase y haz clic en Aplicar cambios. Con ello obtendrás una mejor visión general de todo el proceso de selección.

Consejo
Para modificar la ubicación de la fase, arrástrala y suéltala en la posición deseada dentro de la lista de fases.

Descubre cómo transferir candidatos a otras fases.

 

Configurar categorías de reclutamiento

Puedes utilizar categorías de reclutamiento para establecer diferentes procesos de candidatura y organizar y mostrar con claridad tus puestos vacantes. Puedes, por ejemplo, crear categorías por tipo de empleo (a tiempo completo, a tiempo parcial, etc.), por antigüedad (júnior, sénior, etc.) o por departamento (marketing, TI, etc.).

Para crear una categoría, tendrás que seguir estos pasos:

  1. Ve a Ajustes > Reclutamiento > Reclutamiento > Categorías.
  2. Haz clic en Añadir nueva categoría de reclutamiento. Introduce el nombre de la categoría en el campo de texto Nombre de la categoría y haz clic en Guardar.
  3. En el menú desplegable, selecciona las Fases de reclutamiento que quieras añadir a esta categoría. Puedes modificar el orden mediante el método de arrastrar y soltar.

    Ten en cuenta que si no asignas ninguna fase a una categoría, se asignarán automáticamente todas las fases por defecto.

  4. En Respuesta automática, podrás definir si los candidatos deben recibir una respuesta automática cuando se postulen, ya sea a través del módulo de candidatura o cuando lo hagan por correo electrónico.
  5. Selecciona cualquier plantilla de correo electrónico que hayas creado previamente como plantilla de respuesta automática y selecciona la firma de correo electrónico de un empleado como firma de respuesta automática. Encontrarás más información sobre el envío de respuestas automáticas en ¿Cómo crear una respuesta automática para las candidaturas recibidas?.
  6. Haz clic en Aplicar cambios para completar el proceso.

Consejo
Puedes crear una categoría adicional llamada base de talentos y transferir a esta categoría a los candidatos que quieras tener en cuenta para futuras vacantes. Descubre cómo crear una base de datos de candidatos.

 

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