Paso 1: Configuración de fases y categorías

 

En Personio puedes configurar las fases de reclutamiento y categorizar las ofertas de trabajo según los procesos de solicitud de empleo de tu empresa.

 

División del proceso de solicitud de empleo en fases y categorías

A continuación, te explicamos cómo puedes crear diferentes fases y categorías en Personio. Puedes definir un proceso a medida para cada oferta de empleo desde la recepción de la candidatura hasta la contratación del empleado. Para ello, debes definir por qué fases pasarán los candidatos en función de la categoría (p. ej., del tipo de empleo). Así, la contratación de un estudiante en prácticas será más rápida que la de un empleado fijo con el que probablemente querrás concertar más de una entrevista.

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Fases predefinidas

Por defecto, las fases No asignado, Rechazado, Declinado, Oferta y Aceptado aparecen predefinidas en Ajustes > Reclutamiento > Fases. Estas fases no se pueden editar porque desencadenan otros procesos en Personio.

  • No asignado: se aplica por defecto a todos los candidatos que no se encuentren en otra fase. Si eliminas una fase que contenga candidatos, estos se transferirán automáticamente a esta fase.
  • Rechazado: se aplica a todos los candidatos que se descartan porque no son aptos para el puesto ofertado.
  • Declinado: se aplica a todos los candidatos que hayan declinado la oferta porque, por ejemplo, ya no estén interesados en el puesto.

Recuerda que por ley estás obligado a eliminar los datos personales cuando se haya cumplido la finalidad para la que fueron recabados. Para ello, en Ajustes > Reclutamiento > General, activa la anonimización automática de los datos para todos los candidatos que se encuentren en la fase Rechazado o Declinado. Ten en cuenta que los datos no se pueden recuperar, pero los metadatos sí se guardan después de la anonimización para la posterior generación de informes.

  • Oferta: en esta fase se incluyen todos los candidatos para los que hayas creado o enviado una propuesta de contrato desde Personio. Para obtener más información sobre la preparación de propuestas, haz clic aquí.
  • Aceptado: todos los candidatos que hayan aceptado la propuesta de contrato pasan a esta fase y se añadirán como empleados nuevos a Personio. Además, todos los datos y documentos de la pestaña Oferta se transferirán automáticamente al nuevo perfil del empleado y este permanecerá vinculado al perfil del candidato correspondiente.

También deberás definir el número máximo de días que el candidato puede permanecer en las fases No asignado y Oferta. En la fase No asignado, el máximo será de 1 día; en la fase Oferta, 7 días. Si se ha superado el número máximo de días, el candidato aparecerá resaltado en la lista. Además, utilizando los filtros de la lista de candidatos podrás consultar cuáles llevan ya demasiado tiempo en una fase. Para obtener más información sobre la lista de candidatos, haz clic aquí.

 

Fases personalizadas

Además de las fases predefinidas, puedes crear todas las fases personalizadas que quieras para el proceso de solicitud de empleo en Ajustes > Reclutamiento > Fases. En el campo Añadir fase, define el nombre de la nueva fase de reclutamiento (p. ej., preselección de candidatos, entrevista inicial, entrevista final, etc.). A continuación, pincha en el símbolo + para crear la fase y establece el número máximo de días que el candidato puede permanecer en ella.

Una vez creadas las fases, puedes cambiar el orden en el que aparecen arrastrando y soltando el campo correspondiente. También podrás añadir más fases y colocarlas en el lugar adecuado más tarde. A continuación, ve a Editar y define un color para cada fase. De esta forma tendrás una visión general más clara de todo el proceso de solicitud de empleo.

Además, también puedes crear una fase personalizada como Base de talentos para incluir a todos los candidatos que desees tener en cuenta para futuras vacantes en la empresa.

Para obtener más información sobre cómo transferir candidatos a otras fases, haz clic aquí.

 

Configuración de las categorías de reclutamiento

Utiliza las categorías de reclutamiento para incluir diferentes procesos de solicitud de empleo. En Ajustes > Reclutamiento > Categorías podrás añadir todas las categorías de reclutamiento que sean relevantes para tu empresa. Puedes crear categorías por tipo de empleo (p. ej., jornada completa, parcial, etc.), puesto (junior, senior, etc.) o departamento (Marketing, IT, etc.). Esto no solo te permite organizar y mostrar claramente las ofertas de empleo, sino también asignar procesos de reclutamiento específicos y enviar respuestas automáticas a los candidatos.

Decide qué fases quieres asignar a las diferentes categorías. Para guardar procesos de solicitud específicos en las distintas categorías de reclutamiento, haz clic en la categoría correspondiente y luego en Editar. Puedes añadir todas las fases de reclutamiento que sean relevantes para la categoría en particular.

Ten en cuenta que si no asignas ninguna fase a una categoría, se asignarán automáticamente todas las fases por defecto.

También puedes enviar respuestas automáticas a los candidatos de las distintas categorías. Selecciona la categoría correspondiente, haz clic en Editar y, en Respuesta automática, define si los candidatos que hayan enviado su candidatura a través de la herramienta en línea y/o por correo electrónico recibirán una respuesta automática. Selecciona una plantilla de correo electrónico y la dirección del remitente y, a continuación, pulsa en Guardar.

Encontrarás información más detallada sobre la configuración del correo electrónico en Personio aquí.

 

Visualización de las categorías de reclutamiento

La creación de categorías de reclutamiento te permite obtener además una visión general de los puestos vacantes en tu empresa. Para ello, ve al menú principal y haz clic en Reclutamiento > Ofertas de empleo para generar una lista de ofertas de empleo agrupada por categorías. Así podrás consultar de un vistazo cuántos candidatos se encuentran actualmente en cada fase del proceso de reclutamiento.

Para obtener más información sobre cómo crear ofertas de empleo, haz clic aquí.

 

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