Subir documentos del empleado en bloque

 

En este artículo te explicamos cómo realizar una subida múltiple de documentos de empleado, de forma que los documentos se suban a la vez a Personio y se asignen automáticamente a los perfiles de los empleados correspondientes.

Si quieres subir un solo documento a un perfil de empleado concreto, echa un vistazo al artículo Subir documentos por separado.

 

Nombrar el archivo

Nombra el archivo del documento usando uno de los formatos siguientes: 

      • Nombre_Apellido_Categoría_ddmmaaaa 
      • Nombre_Apellido_Categoría_dd.mm.aaaa
      • IDdeEmpleado_Nombre_Apellido_Categoría_ddmmaaaa
      • IDdeEmpleado_Nombre_Apellido_Categoría_dd.mm.aaaa
      • IDdeEmpleado___Categoría_ddmmaaaa 
      • IDdeEmpleado___Categoría_dd.mm.aaaa

        Ten en cuenta que...
        En los dos últimos ejemplos, la barra larga (IDdeEmpleado___Categoría_ddmmaaaa) equivale a tres guiones bajos consecutivos (IDdeEmpleado_ _ _Categoría_ddmmaaaa).

        Si el nombre del archivo incluye el ID de empleado:

        Para que la subida múltiple de documentos del empleado se realice correctamente, es necesario que el atributo ID de empleado esté en inglés o alemán en la cuenta de Personio. Puedes escoger entre los nombres siguientes: Employee ID, Employee Number, Mitarbeiter ID y Personalnummer.

Los empleados que tengan dos apellidos pueden separarlos con un espacio:

      • Nombre_PrimerApellido SegundoApellido_Categoría_ddmmaaaa

Cualquier información adicional deberá añadirse tras la fecha. Usa guiones bajos para separar los elementos:

      • IDdeEmpleado__Categoría_dd.mm.aaaa_información_adicional

Si no incluyes ni la categoría ni la fecha en el nombre del documento, este se asignará igualmente de forma automática al empleado correspondiente, pero la categoría y la fecha del mismo deberán definirse manualmente:

      • Nombre_Apellido

 

Subir el archivo

Ve a Importaciones y selecciona el tipo de archivo Documentos del empleado (carga múltiple). Haz clic en el campo Archivos para seleccionar los documentos que quieras subir o arrastra y suelta los archivos correspondientes en el recuadro y haz clic en Siguiente. Puedes subir hasta 100 documentos a la vez.

multiupload-upload-file_es.png

 

Configurar columnas

Si no se ha podido realizar la asignación automática basada en los nombres de archivo, asigna la categoría de documento deseada y modifica la fecha de documento si es necesario. En este caso los documentos también se asignan automáticamente a los empleados a través del nombre del archivo.

Además, existe la posibilidad de realizar una asignación masiva. Para ello solo tienes que hacer clic en el icono de la flecha y asignarás un Empleado, Categoría o Fecha a todos los documentos al mismo tiempo.

Los documentos que no se hayan cargado correctamente se podrán eliminar a través de la columna Acciones.

multiupload-configure-columns_es.png

Haz clic en Siguiente para obtener una vista previa de la importación en el paso siguiente.

 

Vista previa de la importación

En el tercer y último paso del proceso de importación podrás comprobar los documentos seleccionados y sus respectivas asignaciones antes de importarlos a los perfiles de tus empleados.

multiupload-import-preview_es.png

 

Análisis antivirus

Personio realiza un análisis antivirus en todos los documentos para comprobar que no estén infectados. Por tanto, puede que durante unos minutos el documento aparezca con el icono 🔄 y el estado Analizando. Una vez se haya comprobado que el documento está libre de virus, ya podrás descargarlo.

Si se considera que el archivo no es seguro o está infectado, aparecerá con el icono ⚠️. En este caso, lo único que puedes hacer es eliminar el documento.

 

Documentos en el perfil del empleado

Una vez realizada la importación, los documentos estarán disponibles en la pestaña Documentos del perfil del empleado, en la categoría correspondiente:

multiupload-employee-profile-document_es.png

Consejo: como alternativa, el departamento informático de tu empresa puede crear una integración API para subir varios documentos de manera automática al perfil de empleado correspondiente. Para tal fin, ponemos a su disposición toda la documentación técnica necesaria en nuestro Centro de desarrollo.

 

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