Cómo subir varios documentos en bloque

 

En este artículo te explicamos cómo subir varios documentos a la vez y guardarlos en los respectivos perfiles de los empleados.

Personio te permite cargar varios documentos al mismo tiempo en tres pasos y asignarlos automáticamente a los empleados y categorías de documentos correspondientes.

Para poder relacionar automáticamente los documentos con los perfiles de los empleados correspondientes, así como con la categoría y fecha del documento, nombra el archivo utilizando uno de los formatos que te indicamos a continuación:
nombre_apellidos_categoría_ddmmaaaa
nombre_apellidos_categoría_dd.mm.aaaa
IDempleado_nombre_apellidos_categoría_ddmmaaaa
IDempleado_nombre_apellidos_categoría_dd.mm.aaaa
IDempleado___categoría_ddmmaaaa (en lugar del nombre y los apellidos introduce 3 guiones bajos)
IDempleado___categoría_dd.mm.aaaa (en lugar del nombre y los apellidos introduce 3 guiones bajos)

Si quieres proporcionar más información en el nombre del documento, asegúrate de incluirla después de la fecha. Para mejorar la legibilidad, añade un guión bajo después de la fecha como se indica en el siguiente ejemplo:
IDempleado___ categoría_dd.mm.aaaa_informacion_adicional

Si utilizas el ID de empleado como atributo de identificación, asegúrate de que el atributo se corresponda con una de las siguientes opciones:

  • ID de trabajador
  • ID de empleado
  • Employee ID
  • Employee Number

Si has nombrado el archivo con el formato nombre apellidos, nombre_ apellidos o IDempleado, se asignará automáticamente al empleado correspondiente, pero tendrás que añadir después la categoría y la fecha del documento manualmente.

 

Subir archivos

Ve a Importaciones y selecciona el tipo de archivo Documentos del empleado (carga múltiple). Haz clic en el campo Archivos para seleccionar los documentos que quieras subir o arrastra y suelta los archivos correspondientes en el recuadro y haz clic en Siguiente. Puedes subir hasta 100 documentos a la vez.

multiupload-upload-file_es.png

 

Configurar columnas

Si no se ha podido realizar la asignación automática basada en los nombres de archivo, asigna la categoría de documento deseada y modifica la fecha de documento si es necesario. En este caso los documentos también se asignan automáticamente a los empleados a través del nombre del archivo.

Además, existe la posibilidad de realizar una asignación masiva. Para ello solo tienes que hacer clic en el icono de la flecha y asignarás un Empleado, Categoría o Fecha a todos los documentos al mismo tiempo.

Los documentos que no se hayan cargado correctamente se podrán eliminar a través de la columna Acciones.

multiupload-configure-columns_es.png

Haz clic en Siguiente para obtener una vista previa de la importación en el paso siguiente.

 

Vista previa de la importación

En el tercer y último paso del proceso de importación podrás comprobar los documentos seleccionados y sus respectivas asignaciones antes de importarlos a los perfiles de tus empleados.

multiupload-import-preview_es.png

 

Análisis antivirus

Personio realiza un análisis antivirus en todos los documentos para comprobar que no estén infectados. Por tanto, puede que durante unos minutos el documento aparezca con el icono 🔄 y el estado Analizando. Una vez se haya comprobado que el documento está libre de virus, ya podrás descargarlo.

Si se considera que el archivo no es seguro o está infectado, aparecerá con el icono ⚠️. En este caso, lo único que puedes hacer es eliminar el documento.

 

Documentos en el perfil del empleado

Una vez realizada la importación, los documentos estarán disponibles en la pestaña Documentos del perfil del empleado, en la categoría correspondiente:

multiupload-employee-profile-document_es.png

Consulta este artículo para descubrir cómo subir documentos por separado directamente en el perfil del empleado.

 

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