Cómo subir varios documentos a la vez mediante la subida de documentos múltiple

 

En este artículo te explicamos cómo realizar una subida múltiple de documentos de empleado, de forma que los documentos se suban a la vez a Personio y se asignen automáticamente a los perfiles de los empleados correspondientes.

Si quieres subir un solo documento a un perfil de empleado concreto, echa un vistazo al artículo Subir documentos por separado.

 

Nombrar el archivo

Nombra el archivo del documento usando uno de los formatos siguientes: 

      • Nombre_Apellido_Categoría_ddmmaaaa 
      • Nombre_Apellido_Categoría_dd.mm.aaaa
      • IDdeEmpleado_Nombre_Apellido_Categoría_ddmmaaaa
      • IDdeEmpleado_Nombre_Apellido_Categoría_dd.mm.aaaa
      • IDdeEmpleado___Categoría_ddmmaaaa 
      • IDdeEmpleado___Categoría_dd.mm.aaaa

        Nota 
        En los últimos dos ejemplos, la barra larga (IDdeEmpleado___Categoría_dd.mm.aaaa) equivale a tres guiones bajos consecutivos (IDdeEmpleado_ _ _ Categoría_dd.mm.aaaa).

        Si incluyes el ID de empleado en el nombre:
        Para que Personio asigne automáticamente cada documento al empleado correspondiente, el atributo «ID del empleado» debe estar en inglés o en alemán en la cuenta de Personio. Puedes elegir entre los siguientes nombres: Employee ID, Employee Number, Mitarbeiter ID, Personalnummer.

Los empleados que tengan dos apellidos pueden separarlos con un espacio:

      • Nombre_PrimerApellido SegundoApellido_Categoría_ddmmaaaa

Cualquier información adicional deberá añadirse tras la fecha. Usa guiones bajos para separar los elementos:

      • IDdeEmpleado__Categoría_dd.mm.aaaa_información_adicional

Si no incluyes ni la categoría ni la fecha en el nombre del documento, este se asignará igualmente de forma automática al empleado correspondiente, pero la categoría y la fecha del mismo deberán definirse manualmente:

      • Nombre_Apellido

Subir el archivo

Ve a Importaciones y selecciona el tipo de archivo Documentos del empleado (carga múltiple). Carga todos los documentos que quieras o arrástralos al campo Archivos y haz clic en Siguiente. Puedes cargar hasta 100 documentos a la vez en cada importación.

multiupload-upload-file_es.png

Configurar columnas

Si no se ha podido realizar la asignación automática basada en los nombres de archivo, asigna la categoría de documento deseada y modifica la fecha de documento si es necesario. En este caso los documentos también se asignan automáticamente a los empleados a través del nombre del archivo.

También puedes hacer una asignación en bloque usando el símbolo de la flecha. Esto te permite, por ejemplo, asignarles un empleado, una categoría o una fecha de documento determinados a todos los documentos a la vez.

Los documentos que no se hayan cargado correctamente se podrán eliminar a través de la columna Acciones.

multiupload-configure-columns_es.png

Haz clic en Siguiente para obtener una vista previa de la importación en el paso siguiente.

 

Vista previa de la importación

En el tercer y último paso del proceso de importación podrás comprobar los documentos seleccionados y sus respectivas asignaciones antes de importarlos a los perfiles de tus empleados.

multiupload-import-preview_es.png

 

Análisis antivirus

Personio analiza todos los documentos en busca de virus. Así pues, es posible que durante unos minutos el documento aparezca con el icono 🔄 y el estado «En busca de virus». Una vez comprobado que el documento está libre de virus, ya podrás descargarlo.

Si se considera que el archivo no es seguro o está infectado, aparecerá con el icono ⚠️. En este caso, lo único que tú o tus empleados podéis hacer es eliminar el documento.

 

Documentos en el perfil del empleado

Una vez realizada la importación, los documentos estarán disponibles en la pestaña Documentos del perfil del empleado, en la categoría correspondiente:

multiupload-employee-profile-document_es.png

Consejo: como alternativa, el departamento informático de tu empresa puede crear una integración API para subir varios documentos de manera automática al perfil de empleado correspondiente. Para tal fin, ponemos a su disposición toda la documentación técnica necesaria en nuestro Centro de desarrollo.

 

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