Este artículo explica cómo agregar documentos a un perfil de empleado. Puedes escoger entre crear un documento usando una plantilla que hayas almacenado en Personio o subir un archivo existente a un perfil en Personio.

Crear documentos a partir de una plantilla

Al almacenar plantillas de documentos en Personio, puedes crear documentos personalizados para empleados de manera más eficiente. Cuando incluyes marcadores de posición en las plantillas, los documentos que creas se generan automáticamente en función de la información de los empleados almacenada en Personio. Consulta Gestionar categorías de documentos y plantillas para obtener información sobre cómo crear y almacenar plantillas, o mejorar tu plan.

Requisitos previos 

Para crear documentos a partir de una plantilla y almacenarlos en un perfil de empleado, asegúrate de tener lo siguiente:

• El plan Core. Para obtener estas funciones, mejora tu plan o comunícate con tu Account Manage (Gestor de cuenta).
• Permisos de acceso a los Documentos.

Para un solo empleado

Las plantillas pueden contener marcadores de posición que utilizan los datos de un empleado en Personio para generar documentos personalizados. Para crear un documento para un empleado específico utilizando una plantilla, sigue estos pasos:

1. Ve al Perfil del empleado > Documentos > Crear nuevo.
2. Selecciona una de las plantillas que has creado y almacenado. Si la plantilla contiene:
   • Bloques de texto de opción múltiple: elige el correcto en Opciones.
   • Marcadores de posición: ingresa las variables que faltan y revisa las variables previamente completadas.
3. Haz clic en Vista previa de cambios en cualquier momento para ver la versión más actualizada del archivo.
4. Una vez que el documento esté completo, ingresa un nombre para el documento y selecciona el formato para guardarlo en el menú desplegable Tipo de archivo.
5. Haz clic en Crear.

El documento generado aparece en la pestaña Documentos del empleado en la categoría asignada y recibe una notificación en su bandeja de entrada de Personio. Dependiendo de tus permisos de acceso, podrás acceder al documento y tener las siguientes opciones:

• Solicitar una firma y verificar el estado de la solicitud de firma.
• Haz clic en el nombre del documento para ver una vista previa.
• Descargar o eliminar el documento.
• Editar la categoría del documento, el título, la fecha o los comentarios.

Considera la posibilidad de crear un workflow de notificación de carga de documentos para alertar al supervisor de un empleado cuando sus subordinados suban documentos a sus perfiles.

Consejo
Las plantillas subidas en la categoría del sistema Contratos de trabajo se muestran automáticamente en la sección Reclutamiento al crear una oferta de trabajo.

Para varios empleados

Para crear un documento personalizado para varios empleados a la vez usando una plantilla, sigue estos pasos:

1. Si no eres administrador, asegúrate de tener permisos de acceso de edición para todas las categorías de documentos relevantes y luego abre la lista de empleados. Activa la casilla junto a todos los empleados para los que deseas crear un documento.
2. A la derecha de la barra de búsqueda, haz clic en Acciones > Crear documentos.
3. Selecciona una plantilla de la lista de plantillas. Puedes filtrar la lista por categoría o idioma, o usar la barra de búsqueda. 
4. Revisa y ajusta las variables editables. La información que introduzcas se aplica al documento para todos los empleados seleccionados. 
5. Introduce los detalles del documento para ajustar el Nombre, el Tipo de archivo y la Fecha del documento. 
6. Opcionalmente, solicita una firma seleccionando un firmante del documento, el idioma de notificación de la firma e ingresando un mensaje de correo electrónico. O haz clic en Omitir solicitud de firma.
7. Selecciona un empleado del menú desplegable para obtener una vista previa de cómo aparecerá el documento y garantizar la precisión. 
8. Opta por Notificar a los empleados sobre el documento creado marcando la casilla. La notificación aparece para los destinatarios en su bandeja de entrada de Personio. Considera crear un workflow de notificación de carga de documentos para alertar al supervisor de un empleado cuando sus subordinados tienen documentos cargados en sus perfiles.
9. Revisa la solicitud de firma si es necesario y luego haz clic en Crear documentos. 

El documento generado aparece en la pestaña Documentos del empleado en la categoría correspondiente, y cada marcador de posición se completa con la información guardada en su perfil de empleado o ingresada durante el paso 4 anterior. Si el documento incluye una solicitud de firma, los empleados recibirán un correo electrónico. 

Las cuentas con el plan Core tienen un número definido de solicitudes de firma electrónica por mes. Mejora tu plan para añadir solicitudes de firma electrónica ilimitadas.

Subir documentos existentes

Gestiona y almacena todos los documentos importantes de los empleados directamente en tu perfil. Esto ayuda a mantener registros de cosas como certificados de ausencias, documentos de candidatura, planes de desarrollo y más. Para subir varios archivos a la vez a través de la funcionalidad Importaciones, consulta este artículo.

Subir un documento

Para subir un documento preexistente al perfil de un empleado, sigue estos pasos:

1. Ve al Perfil del empleado > Documentos > Subir.
2. Agrega el documento subiendo el archivo o arrástralo y suéltalo en la ventana.
3. Introduce un nombre para el documento y selecciona una categoría de la lista de opciones.
4. Opcionalmente, añade una fecha y un comentario.
5. Activa la casilla Notificar al empleado sobre este documento para notificar al destinatario del documento subido a través de la bandeja de entrada (Global Task Management) y por correo electrónico. 
   • Considera la posibilidad de crear un workflow de notificación de carga de documentos para alertar al supervisor de un empleado cuando sus subordinados suban documentos a sus perfiles.
6. Haz clic en Subir para completar el proceso.
   
   
7. Puedes solicitar una firma electrónica en el documento.

Personio ejecuta un análisis de virus en el documento y aparece un icono 🔄. Si el documento es seguro, estará disponible para descargar. Si el documento no se considera seguro, aparecerá un ícono ⚠️ y solo podrás eliminarlo.

Consejo
Tu departamento de TI puede crear una integración de API que subirá automáticamente un documento en el perfil del empleado respectivo. Encontrarán documentación técnica en nuestro Developer Hub.

Tipos de archivos compatibles

Personio admite la carga de archivos en los siguientes formatos:

Editar el documento

Los documentos subidos se almacenan en su categoría asignada. Para acceder y editar documentos, sigue estos pasos:

1. Ve al Perfil del empleado > Documentos.
2. Selecciona la categoría donde se almacena el documento.
3. Aparece una lista de todos los documentos dentro de la categoría seleccionada. Haz clic en el nombre de un documento para obtener una vista previa. Mientras obtienes una vista previa, puedes:
   • Encuentra información adicional sobre el tamaño, el tipo de archivo, así como su fecha de creación.
   • Editar el nombre del documento, la fecha, los comentarios o la categoría haciendo clic en Editar en la parte inferior.
   • Descargar, eliminar o imprimir el documento.