En este artículo, te explicamos cómo configurar categorías de documentos relevantes para tu empresa (p. ej., "contratos de trabajo", "certificados" o "nóminas", ) y añadir las plantillas correspondientes. El uso de estas plantillas te ahorrará tiempo y esfuerzo, ya que los datos registrados se importan automáticamente con la ayuda de los marcadores de posición.

Cómo configurar categorías de documentos

Podrás crear todas las categorías de documentos que quieras en Ajustes > Documentos > Categorías.

Al seleccionar cualquiera de las categorías y hacer clic en Editar podrás modificar el orden de clasificación en que aparecen.

Las categorías de sistema (marcadas con un icono de candado) no se pueden eliminar ni renombrar.

Cada categoría muestra a la derecha el número de documentos que contiene.

Ten en cuenta que las categorías para los documentos del candidato vienen por defecto en Personio. Utiliza los roles de reclutamiento para definir permisos de acceso específicos.

Crear plantillas de documentos 

Para crear una plantilla de documento necesitarás un procesador de textos. Personio admite plantillas creadas con Microsoft Word (.docx/.dotx) u OpenOffice (.dt/.ott). Para la creación de plantillas dispones de cuatro componentes diferentes:

• Marcadores de posición: si utilizas marcadores de posición para todos los atributos de los candidatos predefinidos en Personio, cuando utilices la plantilla, estos se rellenarán automáticamente con los datos del candidato introducidos previamente en su perfil. También puedes crear marcadores de posición personalizados que podrás rellenar más tarde con texto libre, ya que los atributos personalizados todavía no se pueden completar automáticamente durante el proceso de solicitud.
• Variables de género: si se ha definido el género del candidato en Personio, podrás aplicar automáticamente las distinciones de género en tus documentos.
• Formato de fecha: si tu plantilla contiene una fecha, puedes especificar en qué formato se mostrará. Por ejemplo, la fecha "20.11.2020" puede convertirse en "viernes 20 de noviembre de 2020".
• Bloques de texto de selección: puedes utilizar bloques de texto de selección para guardar varios bloques de texto como opciones de selección en la plantilla. Por ejemplo, cuando se crea una oferta con documento contractual puedes tener en cuenta varias condiciones contractuales.

En este artículo encontrarás algunas plantillas de documentos a modo de ejemplo que te resultarán muy útiles.

Añadir plantillas de documentos

Para subir plantillas de documentos a la categoría seleccionada, ve a Ajustes > Documentos > Plantillas y haz clic en Añadir plantilla. A continuación, introduce un nombre para la plantilla, selecciona el idioma y un archivo con el formato adecuado, y haz clic en Subir para completar el proceso. 

Ten en cuenta que el idioma que selecciones para la plantilla afectará al formato en que aparecerán las fechas. Haz clic aquí para obtener más información sobre el formato de las fechas.

Para que las plantillas de contrato de trabajo se muestren automáticamente al crear ofertas en la sección de Reclutamiento, deben guardarse en la categoría "Contratos de trabajo".

Una vez subida la plantilla, podrás acceder a la función de vista previa o descargarla directamente haciendo clic en el botón correspondiente.