Cómo crear plantillas de documentos con marcadores de posición

 

En este artículo te explicamos cómo utilizar los marcadores de posición para personalizar las plantillas de documentos acorde a las directrices internas de la empresa.

Nota: los marcadores de posición mencionados en este documento solo se pueden usar para los datos de los empleados. Echa un vistazo a los marcadores de posición que se pueden utilizar en las plantillas de correo electrónico y las plantillas de documentos en el área de Reclutamiento.

 

Crear una plantilla de texto con marcadores de posición

Primero tendrás que crear un documento de texto en Ms Office (.docx/.dotx) u OpenOffice (.odt/.ott), editarlo y darle formato como de costumbre. Si vas a añadir marcadores de posición a tu documento, recuerda que estos deben ir entre dos conjuntos de llaves.

Personio te permite añadir tres tipos diferentes de marcadores de posición:

  • Marcadores de posición del sistema predefinidos - para los atributos del sistema
  • Marcadores de posición personalizados: para los atributos personalizados creados por el usuario.
  • Marcadores de posición libres: se trata de marcadores que no hacen referencia a ningún atributo.

Al utilizar una plantilla, los marcadores de posición que se refieren a los atributos se seleccionan y rellenan automáticamente con los datos del empleado correspondiente. Los marcadores de posición que no hacen referencia a los atributos pueden rellenarse con texto libre.

 

Marcadores de posición del sistema predefinidos

Ten en cuenta que estos marcadores de posición se utilizan para los atributos del sistema y es importante que estén en inglés:

Ejemplo: {{first_name}}

Marcadores de posición predefinidos Atributo del empleado
first_name Nombre
last_name Apellidos
email Dirección de correo electrónico
position Puesto
department Departamento
team_id Equipo
gender Género
status Estado
hire_date Fecha de contratación
probation_period Duración del período de prueba
probation_period_custom Fin del período de prueba
contract_end_date Fecha de finalización del contrato
termination_type Tipo de rescisión
termination_reason Motivo de la rescisión
termination_date Fecha de rescisión 
last_working_day Último día de trabajo
document_date Fecha de creación del documento
weekly_working_hours Horas semanales
children Hijos
supervisor_first_name Nombre del responsable
supervisor_last_name Apellido del responsable
supervisor_position Puesto del responsable
office_id Oficina
subcompany Subempresa
fix_salary Salario fijo
hourly_salary Salario por horas
ETC ETC
last_login Último acceso
cost_centers Centro de coste
date_of_birth Fecha de nacimiento

Encontrarás más información sobre el uso de variables de género y formatos de fecha en los artículos vinculados a cada concepto.

En Personio, los marcadores de posición se muestran de la siguiente manera en Perfil del empleado > Documentos:

employee-profile-documents-preview_es.png

  

Marcadores de posición personalizados

Ten en cuenta que estos marcadores de posición se utilizan para los atributos personalizados que creas en Personio y es importante que estén en el mismo idioma que hayas configurado para tu cuenta de Personio y que utilices los nombres de atributo exactos que asignaste a estos marcadores de posición.

Ejemplo: {{Name Bank}} {{IBAN}} {{BIC}}

 

En el módulo de gestión de documentos de Personio, estos marcadores se verían así:

employee-profile-documents-custom-placeholders_es.png

 

Marcadores de posición libres

Ten en cuenta que estos marcadores de posición no hacen referencia a ningún atributo y, por lo tanto, puedes nombrarlos como quieras. Más adelante podrás rellenar estos marcadores de posición con texto libre.

Ejemplo: {{Task 1}}

 

Crear listas de tamaño fijo

Para enumerar un número determinado de tareas en un documento de Word, podrías, por ejemplo, utilizar los siguientes Bloques de texto individuales (véase el artículo Mejores prácticas: plantillas de documentos):

document_template-tasks_es.png

En el módulo de gestión de documentos de Personio, estos marcadores se verían así:

employee-profile-documents-preview-bullet-points_en.png

 

Crear listas de tamaño variable

También puedes crear un número indefinido de tareas. Esto es útil si, por ejemplo, quieres poder modificar el número de tareas en función de cada caso. Para ello, deberás utilizar el siguiente formato:

document-template-many_options_en.png

Luego, en la pestaña Documentos del perfil del empleado, tendrás que seleccionar el número de tareas en Opciones y completar los marcadores de posición libres correspondientes:

employee-profile-documents-multiple-bullet-points_en.gif

Recuerda que, como se muestra arriba, el número de marcadores de posición del documento se corresponde con el número que has seleccionado previamente en Opciones.

 

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