Crear workflows de onboarding y offboarding – Personio

En este artículo te explicamos cómo desarrollar workflows de onboarding y offboarding. Estos workflows te permiten automatizar y agilizar el proceso de onboarding y offboarding de tus empleados.

¿Qué son los flujos de onboarding y offboarding?

Para ambos workflows, deberás crear pasos de onboarding y offboarding, grupos y plantillas; consulta la tabla a continuación para obtener una descripción de estos conceptos.

Instrucción	Descripción
Crear pasos de onboarding y offboarding	Cada paso es una acción o tarea que un empleado o equipo debe completar. Utiliza estos pasos para crear tu plantilla de onboarding u offboarding. Puedes crear una colección de pasos y reutilizarlos según sea necesario en tus plantillas. Un ejemplo de un paso de onboarding podría ser “configurar espacio de trabajo” o “enviar correo electrónico de bienvenida”.
Crear grupos de onboarding y offboarding	Puedes usar grupos de onboarding y offboarding para asignar la responsabilidad de un paso en particular a un grupo de empleados. También puedes establecer este grupo como destinatarios de una acción de correo electrónico. Un ejemplo de un grupo podría ser “Equipo de recursos humanos” o “Equipo informático”.
Crear de plantillas de onboarding y offboarding	Las plantillas de onboarding y offboarding se crean siguiendo los pasos que has creado previamente. A continuación, puedes asignar plantillas a los empleados como parte de su proceso de onboarding u offboarding. También puedes asignar las plantillas directamente cuando se haya contratado a los empleados desde Reclutamiento (cuando un perfil de candidato se convierte en un perfil del empleado). A continuación, los empleados completan los pasos de los que son responsables. Puedes crear diferentes plantillas para diferentes tipos de empleo, por ejemplo, puedes crear una plantilla para empleados permanentes a tiempo completo y otra plantilla para estudiantes que trabajan a tiempo parcial.

Crear pasos de onboarding y offboarding

Para crear un workflow de onboarding u offboarding , primero debes crear pasos. Para crear pasos de onboarding y offboarding:

Ve a Ajustes > Automatizaciones > Onboarding/Offboarding.
Haz clic en la pestaña Pasos de onboarding o Pasos de offboarding.
En la columna de pasos de la izquierda, introduce el nombre del nuevo paso en el campo en blanco. Puedes crear dos tipos de pasos: un paso general y una acción de correo electrónico.
Haz clic en el icono más para crear el paso.

Paso general

Puedes usar el tipo de paso general para tareas comunes de onboarding y offboarding, por ejemplo, “configurar el espacio de trabajo” o “devolver hardware”.

Para crear un paso general, debes añadir un elemento y seleccionar el tipo de elemento. Consulta la siguiente tabla para obtener más información sobre los tipos de elementos. Puedes añadir muchos elementos a un paso.

Tipo de elemento	Detalles
Información de texto	Crea un bloque de texto para explicar cómo completar el resto del formulario. Las URL se convertirán automáticamente en enlaces.
Documento para descargar	Sube un documento para que el empleado lo pueda descargar.
Atributo del empleado	Escoge de la lista de atributos específicos de los empleados para ayudar a completar la información de los empleados durante el proceso de onboarding u offboarding.
Foto de perfil	Sube una foto de perfil del empleado.
Casilla	Muestra una casilla de verificación que el empleado debe (o puede) activar.
Campo de texto	Muestra un campo de texto donde el empleado puede ingresar una línea de texto o varias líneas de texto.
Introducir URL	Incluye un campo de texto en el que introducir una URL válida.
Subir documento	El empleado responsable subirá un documento y lo enlazará con una determinada sección del módulo de documentos.

Envío del correo electrónico

Nota
Al seleccionar los destinatarios de correo electrónico, asegúrate de que al menos un destinatario que pertenezca al equipo de onboarding/offboarding o al equipo de empleados tenga un inicio de sesión activo. Se debe cumplir uno de los siguientes criterios: una dirección de correo electrónico válida, una cuenta activa o su estado de inicio de sesión es Se unió o Invitado.

Una acción de correo electrónico es un correo electrónico que envías en un punto específico de un workflow. Para crear una acción de correo electrónico, sigue estos pasos:

Escoge entre las tres opciones de envío diferentes, como se muestra a continuación.
▶︎ Enviar manualmente: los empleados responsables reciben un recordatorio para enviar el correo electrónico. Puedes definir el empleado o el grupo responsable de este paso al crear la plantilla de onboarding o de offboarding.
▶︎ En fecha de vencimiento: el correo electrónico se enviará automáticamente en la fecha que definas en la plantilla de onboarding específica.
▶︎ Cuando se completan los pasos anteriores: Personio generará el envío automático solo después de que todos los pasos anteriores de onboarding u offboarding se hayan marcado como completados.
Selecciona el empleado que aparecerá como remitente del correo electrónico. El correo electrónico mostrará la firma de correo electrónico establecida en Personio para el empleado seleccionado.
Selecciona los destinatarios del correo electrónico. Puedes elegir entre el empleado que tiene que completar el paso, su supervisor o todos los empleados. También puedes seleccionar empleados que formen parte de los grupos que crees.
Rellena el campo de asunto y escribe el contenido del correo electrónico en la plantilla de correo electrónico. Opcional: puedes insertar atributos de empleado en el correo electrónico y también adjuntar un documento (el tamaño máximo de archivo es 256 MB).
Guarda los cambios.

Editar un paso existente

Una vez que hayas creado un paso de onboarding u offboarding, puedes editarlo y agregar o retirar elementos. Los empleados a los que se les ha asignado una plantilla de onboarding u offboarding pueden ver los pasos editados en su lista de tareas.

¿Qué sucede cuando agrego, edito o retiro un paso?

Puedes ver en la siguiente tabla lo que sucede cuando agregas, editas o retiras un paso. En todos estos escenarios, el empleado ya está asignado a una plantilla de onboarding u offboarding.

Estado del empleado	Si	Después
Onboarding	Editas o añades un paso	El empleado responsable ve el paso nuevo o editado en su lista de tareas, y puede editarlo.
Onboarding	Editas o añades un paso, y el empleado responsable ya ha marcado el paso como “Completado”.	El empleado responsable ve el paso nuevo o editado en su lista de tareas, pero no puede editarlo. El estado del paso regresa a “Pendiente”.
Activo	Editas o añades un paso	El paso nuevo o editado no aparece. El empleado responsable no verá ningún cambio en sus tareas de onboarding.
Activo	Editas o añades un paso a una plantilla de offboarding. El empleado responsable ya ha marcado el paso como “Completado”.	El empleado responsable verá que el estado vuelve a “Pendiente” si incluye un nuevo elemento.
Activo	Añades o retiras un paso en una palantilla de offboarding.	La actualización afectará a todos los empleados asignados a la plantilla de offboarding. Si el estado de offboarding del empleado es “Completado”, el nuevo paso no aparece.
Inactivo	Editas o añades un paso a una plantilla de offboarding. El empleado responsable ya ha marcado el paso como “Completado”.	El estado del paso no cambia. El nuevo elemento aparece en sus pasos de offboarding, con un estado predeterminado “No” o “Incompleto”, y no se puede editar.
Cualquier estado	Has retirado un paso	El paso se retira de las tareas de todos los empleados, independientemente de su estado.

Crear grupos de onboarding y offboarding

Consejo:
cuando un grupo es responsable de un paso de onboarding u offboarding, todos los empleados de este grupo recibirán una notificación de tarea en su panel de control. Sin embargo, solo un empleado necesita completar la tarea. Obtén más información sobre las notificaciones en nuestro artículo sobre la asignación de plantillas de onboarding y offboarding.

Para crear un grupo de onboarding u offboarding, sigue estos pasos:

Ve a Ajustes > Automatizaciones > Onboarding/Offboarding.
Haz clic en la pestaña Grupos.
En la columna de la izquierda, ingresa el nombre del nuevo grupo en el campo en blanco y haz clic en el ícono más.
El nombre de tu grupo aparecerá a la derecha, junto con dos columnas. En la columna de la izquierda, puedes añadir empleados haciendo clic en sus nombres. Los empleados seleccionados aparecerán en la columna de la derecha. Para retirar a un empleado de un grupo, haz clic en su nombre en la columna de la derecha.
Guarda los cambios.

Crear de plantillas de onboarding y offboarding

Para crear una plantilla de onboarding u offboarding, sigue estos pasos:

Ve a Ajustes > Automatizaciones > Onboarding/Offboarding.
Haz clic en Plantillas de onboarding o Plantillas de offboarding.
En la columna de la izquierda, ingresa el nombre de tu nueva plantilla y haz clic en el ícono más.
Haz clic en Añadir paso. Selecciona el paso que deseas añadir, la persona, grupo o equipo responsable y la fecha límite. La fecha límite desencadena recordatorios y tareas.
Añade más pasos a la plantilla según sea necesario. Haz clic en el icono de flecha a la izquierda de cada paso para arrastrar y cambiar el orden.
Guarda los cambios.

Notas
▶︎ Los pasos de offboarding se activan en función de las siguientes fechas límite: “Antes de la rescisión o el último día hábil (si se establece)” o “Después de la rescisión o el último día hábil (si se establece)”.
▶︎ Puedes establecer el último día de trabajo al rescindir el empleo del empleado en su perfil. Puedes elegir la fecha de rescisión o la fecha de finalización del contrato como el último día hábil. Si no estableces un último día hábil, Personio desencadenará los pasos de offboarding en base a la fecha de rescisión.

Para obtener una descripción general de las plantillas y los pasos más utilizados, consulta:

Editar plantillas existentes

Puedes duplicar plantillas existentes y cambiarles el nombre o editarlas. Haz clic en los iconos a la derecha del nombre de la plantilla para editar su nombre, duplicarla o eliminarla.

También puedes agregar y retirar pasos en una plantilla. Para obtener una descripción general de lo que sucede cuando agregas, editas o retiras un paso, consulta la tabla en la sección Editar un paso existente.

Próximos pasos

Una vez que hayas creado una plantilla, el siguiente paso es asignarla a tus empleados. Visita el artículo Asignar y administrar plantillas de onboarding y offboarding. Este artículo también explica las notificaciones relacionadas con un workflow de onboarding u offboarding.

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