Configurar procesos de onboarding y offboarding

 

En este artículo te explicamos cómo crear y configurar diferentes pasos y plantillas, para incluirlos posteriormente en tus procesos de onboarding y offboarding en Personio.

Ten en cuenta que la configuración de los procesos de onboarding y offboarding es la misma, por lo que solo nos referiremos a los procesos de onboarding para no repetir la información.

 

Los 3 pasos para configurar un proceso de onboarding en Personio

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1. Crear los pasos del onboarding

En primer lugar, tendrás que definir el número de pasos que tendrá el proceso. Eso sí, solo tendrás que crear los pasos una única vez. Una vez creados, podrás incluirlos en tantas plantillas de onboarding como necesites. 

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  1. Ve a Ajustes > Onboarding/offboarding y haz clic en Pasos de onboarding.
  2. A continuación, introduce el nombre del paso de onboarding y decide si quieres configurar un paso de tipo Acción por correo electrónico o Nivel general.
  3. Añade elementos y/o define los parámetros para el envío de correo electrónico. 
  4. Por último, haz clic en Guardar cambios.

 

Añadir elementos al paso

Un paso de tipo Nivel general puede constar de varios elementos.

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  1. Haz clic en Añadir elemento y selecciona una de las opciones del desplegable (p. ej., información de texto, atributo del empleado, casilla, etc.). A continuación, encontrarás una tabla con las diferentes opciones disponibles:
    Tipo de elemento Descripción
    Información de texto Muestra un texto que puede servir de explicación para completar el resto del formulario. Las URL se convierten automáticamente en enlaces.
    Documento para descargar Selecciona un documento que se mostrará para que el empleado lo descargue.
    Atributo del empleado Enlace a un atributo específico del empleado que se utilizará para completar la información del empleado durante el proceso de onboarding.
    Foto de perfil Ofrece la opción de subir una foto de perfil para este empleado.
    Casilla Muestra una casilla de verificación que el empleado debe (o puede) activar.
    Campo de texto Incluye un área donde el empleado puede introducir texto.
    Introducir URL Muestra un campo donde el empleado debe introducir una URL válida.
    Subir documento Sube un documento y lo vincula a la categoría de gestión de documentos correspondiente.
  2. Define la descripción, etiqueta, atributo, etc. para el tipo de elemento seleccionado.  
  3. Además, puedes definir qué elementos son obligatorios, de forma que los empleados solo podrán marcar como completado el paso correspondiente cuando hayan realizado la tarea indicada. También puedes conceder a los empleados el permiso de edición para los atributos del empleado.
  4. Por último, haz clic en Guardar cambios.

 

Definir los parámetros para el envío de correos

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  1. En el campo Enviar correo electrónico automáticamente selecciona si los correos se enviarán de forma manual, en la fecha prevista o cuando se hayan completado los pasos previos.
    Opción de envío Descripción
    Enviar de forma manual El empleado o los empleados responsables que definas al crear la plantilla de onboarding recibirán un recordatorio para enviar el correo.
    En la fecha prevista El correo electrónico se enviará automáticamente en la fecha que definas en la plantilla de onboarding correspondiente.
    Cuando se completen los pasos previos Personio realizará el envío de forma automática cuando todos los pasos de onboarding se hayan marcado como completados.
  2. En el campo Remitente, selecciona qué empleado aparecerá como remitente del correo.
    ⚠️  El correo electrónico mostrará la firma de correo electrónico definida en Personio para el empleado seleccionado. Encontrarás más información en el artículo Configuración de la firma de correo electrónico.
  3. En el campo Destinatario(s), selecciona quién recibirá el correo: el empleado al que se asignará el paso, el supervisor o todos los empleados. También se pueden seleccionar los Equipos de onboarding/offboarding que hayas creado en Grupos, los Equipos de Empleados creados en Ajustes > Departamentos y equipos, y los empleados de las diferentes Oficinas y Departamentos
  4. Define el Asunto del correo electrónico.
  5. A continuación, crea la plantilla de correo electrónico e inserta los atributos del empleado, los atributos de onboarding/offboarding y la foto de perfil que quieras a través del desplegable Insertar variable en el correo electrónico. También puedes insertar una división de género si lo deseas. Encontrarás más información sobre cómo crear plantillas de correo electrónico aquí.
  6. Por último, sube los archivos que deberán enviarse adjuntos al correo electrónico. Ten en cuenta que el tamaño máximo de los archivos es de 256 MB. 
  7. Por último, haz clic en Guardar cambios.

 

2. Formar los grupos

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A continuación podrás crear grupos de onboarding/offboarding que te permitirán poner a un grupo específico de empleados a cargo de un paso de onboarding, o como destinatarios en el campo Envío de correos electrónicos

  1. Ve a Ajustes > Onboarding/offboarding y haz clic en Grupos. 
  2. Introduce el nombre del nuevo grupo y pulsa en el botón +.
  3. En la columna de la izquierda encontrarás una lista completa de todos los empleados que se pueden añadir al Grupo. Haz clic en los empleados que quieras añadir y automáticamente pasarán a la columna de la derecha. Si te has equivocado y quieres eliminar a un empleado del grupo, basta con que vuelvas a hacer clic sobre su nombre y volverá a aparecer en la columna izquierda.  También puedes filtrar ambas columnas por el nombre, apellido y puesto del empleado. 
  4. Por último, haz clic en Guardar cambios.

 

3. Crear y gestionar las plantillas de onboarding

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Ahora ya puedes crear tu plantilla de onboarding a partir de los pasos creados previamente. Además, Personio te permite duplicar las plantillas de onboarding existentes, renombrarlas y editarlas para adaptarlas a tus necesidades.

  1. Ve a Ajustes > Onboarding/offboarding y haz clic en Plantillas de onboarding. 
  2. Introduce el nombre de la nueva plantilla y pulsa en el botón +.
  3. Haz clic en Añadir paso y selecciona el paso que quieres incluir usando el menú desplegable.
  4. Define quién será el responsable: el Empleado al que se asignará la plantilla, el Supervisor o cualquiera de los Grupos de onboarding/offboarding y Equipos de empleados creados previamente. 
  5. En el campo Fecha tope puedes introducir una fecha límite para completar el paso, en función de la fecha de contratación del empleado. 

    Pasos de nivel general:
    Los responsables del paso de onboarding recibirán una primera notificación con las tareas pendientes tanto por correo electrónico como en su panel de Personio siete días antes de la fecha límite, así como una segunda notificación dos días antes. Además, los responsables del onboarding recibirán una notificación diaria con las tareas atrasadas.
    Envío de correo electrónico:
    Si en el paso de onboarding has seleccionado la opción En la fecha prevista, el envío se efectuará en la fecha indicada en el campo Fecha límite.

  6. Para añadir más pasos de onboarding, repite los pasos 3-6. 
  7. Utiliza el icono de las flechas situado a la izquierda de cada Paso de onboarding para ordenarlos a tu gusto.
  8. Por último, cuando hayas incorporado todos los pasos de onboarding a tu Plantilla, haz clic en Guardar cambios.

En estos artículos del Centro de ayuda, Recomendaciones para la creación de pasos y plantillas de onboarding y Recomendaciones para la creación de pasos y plantillas de offboarding, encontrarás un resumen con las plantillas y pasos más comunes.

 

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