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En este artículo te explicamos para qué tipo de eventos se envían notificaciones y tareas, y qué tipo de notificaciones y tareas hay disponibles en Personio. Para obtener más información sobre las notificaciones y tareas en el proceso de reclutamiento, consulta nuestro artículo Notificaciones y recordatorios en el proceso de reclutamiento.
¿Qué son las notificaciones y tareas en el proceso de gestión del personal?
Las notificaciones y tareas informan a los usuarios sobre eventos importantes o tareas pendientes que requieren una acción por su parte. Las notificaciones son alertas que informan al usuario sobre eventos puntuales como un cumpleaños o la finalización de un período de prueba y, por lo general, se activan mediante recordatorios. Las tareas son notificaciones que requieren que el usuario complete una acción, por ejemplo, que un supervisor revise un registro de jornada o una solicitud de ausencia, o que un empleado complete una tarea de onboarding u offboarding.
Recibir notificaciones y tareas
En Personio
Los empleados pueden consultar sus tareas en el widget Tareas del panel de control. Además, podrán gestionar sus notificaciones y tareas a través de la bandeja de entrada situada en la parte superior derecha de la pantalla. Encontrarás más información sobre la bandeja de entrada de notificaciones y tareas en el artículo Global Task Management.
Nota Las notificaciones se muestran únicamente en la bandeja de entrada, y las tareas se podrán gestionar tanto a través de la bandeja de entrada como del widget Tareasdel panel de control.
Por correo electrónico
Además, para determinados tipos de notificaciones y tareas, Personio te permite enviar notificaciones por correo electrónico adicionales. Por ejemplo, los supervisores recibirán un correo cada vez que se produzca una solicitud de ausencia o un registro de jornada. Además, los recordatorios que configures para los roles de empleado también desencadenarán el envío de una notificación por correo electrónico.
Consejo
Para que ninguno de los empleados reciba notificaciones de Personio por correo electrónico (p. ej., solicitudes de aprobación o recordatorios), deberás desactivar todas las notificaciones globalmente. Para hacerlo, tendrás que ir a Ajustes > Organización > Empresa > Información de la empresa, hacer clic en Editar y desmarcar la casilla junto a Notificaciones por correo electrónico habilitadas.
Relación de notificaciones y tareas en el proceso de gestión del personal
Cambios en la información del empleado (perfil)
| Envío de notificaciones | ¿Quién recibirá la notificación? | Tipo | ¿Cuándo se enviará el correo electrónico? | ||
| Tarea | Notificación | Correo electrónico | |||
| Solicitud | Responsable de la aprobación | sí | - | Solo como mención en relación con otras solicitudes | Se activa con otras solicitudes |
| Aprobación | Solicitante | - | - | - | |
| Rechazo | Solicitante | - | - | sí | Inmediatamente |
Ausencia
| Envío de notificaciones | ¿Quién recibirá la notificación? | Tipo | ¿Cuándo se enviará el correo electrónico? | ||
| Tarea | Notificación | Correo electrónico | |||
| Solicitud de sustitución | Responsable de la aprobación o sustituto | sí | - | sí | en los 30 minutos siguientes |
| Aprobación | Solicitante | - | - | sí | en los 30 minutos siguientes |
| Rechazo | Solicitante | - | - | sí | en los 30 minutos siguientes |
| Ausencias cruzadas | Empleados con permisos de edición para el tipo de ausencia correspondiente | sí | - | - | |
| Certificado pendiente | Solicitante y responsable de la aprobación | sí | - | - | |
| Subir certificado | Responsable de la aprobación | sí | - | sí | en los 30 minutos siguientes |
| Aprobación del certificado | Solicitante | - | - | - | |
| Rechazo del certificado | Solicitante | tarea pendiente de nuevo | - | - | |
Registro de jornada
| Envío de notificaciones | ¿Quién recibirá la notificación? | Tipo | ¿Cuándo se enviará el correo electrónico? | ||
| Tarea | Notificación | Correo electrónico | |||
| Solicitud | Responsable de la aprobación | sí, agrupadas por empleado | - | sí, agrupadas por día para todos los empleados | en la mañana del día siguiente |
| Aprobación | Solicitante | - | - | - | |
| Rechazo | Solicitante | - | - | sí | |
Recordatorios del sistema
| Envío de notificaciones | ¿Quién recibirá la notificación? | Tipo | ¿Cuándo se enviará el correo electrónico? | ||
| Tarea | Notificación | Correo electrónico | |||
| Finalización del contrato |
Todos los empleados con permisos de edición para la sección Información de RR. HH. o Todos los empleados con permisos de edición para la sección donde se encuentra el atributo |
sí | - | sí | 30 días antes de finalizar el contrato + número de días de vacaciones aún disponibles |
| Nóminas | Todos los empleados que tengan permisos de acceso a la nómina | sí | - | sí | en la mañana del mismo día del evento |
Recordatorios en función de los roles de empleado
| Envío de notificaciones | ¿Quién recibirá la notificación? | Tipo | ¿Cuándo se enviará el correo electrónico? | ||
| Tarea | Notificación | Correo electrónico | |||
| Cualquier atributo de empleado con formato "fecha" | Empleado responsable | - | sí | sí |
en la mañana del mismo día del evento |
| Próxima ausencia | Todos los empleados seleccionados como destinatarios del recordatorio | - | sí | sí |
en la mañana del mismo día del evento
en el caso de las ausencias solicitadas para el mismo día, la notificación se enviará a los 30 minutos de haber completado el proceso de aprobación. |
Nota
Por defecto, los recordatorios personalizados aparecerán en la bandeja de entrada de todos los destinatarios. Los recordatorios programados para enviarse antes de un evento o el mismo día se muestran en la bandeja de entrada hasta un día después del evento en cuestión. Los recordatorios programados para enviarse después de un evento desaparecen automáticamente de la bandeja de entrada una semana después de que se muestre el recordatorio.
Si prefieres que un recordatorio no desaparezca automáticamente después de las fechas límite explicadas previamente, puedes crear en su lugar una tarea. Las tareas se muestran en la bandeja de entrada hasta que se eliminan manualmente.
Onboarding
| Envío de notificaciones | ¿Quién recibirá la notificación? | Tipo | ¿Cuándo se enviará el correo electrónico? | ||
| Tarea | Notificación | Correo electrónico | |||
| Tareas pendientes | Empleado responsable | sí (7 días antes de la fecha de vencimiento) | - | sí | 7 días antes de la fecha de vencimiento |
| Recordatorios de tareas pendientes | Empleado responsable | sí | - | sí | 2 días antes de la fecha de vencimiento |
| Recordatorios de tareas atrasadas | Empleado responsable | sí | - | sí | diariamente pasada la fecha de vencimiento |
Consejo
Las tareas pendientes de onboarding y offboarding se muestran tanto en el widget Tareas del panel como en la bandeja de entrada de todos los empleados responsables.
Nota
Las tareas pendientes permanecerán en el panel de control de todos los empleados responsables hasta que uno de ellos las complete.
Offboarding
| Envío de notificaciones | ¿Quién recibirá la notificación? | Tipo | ¿Cuándo se enviará el correo electrónico? | ||
| Tarea | Notificación | Correo electrónico | |||
| Tareas pendientes | Empleado responsable | sí (7 días antes de la fecha de vencimiento) | - | - | |
| Recordatorios de tareas atrasadas | Empleado responsable | sí | - | sí | diariamente pasada la fecha de vencimiento |
Nota
Las tareas pendientes se muestran tanto en el widget Tareas del panel como en la bandeja de entrada de todos los empleados responsables.
Nota
Las tareas pendientes permanecerán en el panel de control de todos los empleados responsables hasta que uno de ellos las complete.
Gestión del desempeño
| Envío de notificaciones | ¿Quién recibirá la notificación? | Tipo | ¿Cuándo se enviará el correo electrónico? | ||
| Tareas | Notificaciones | Correo electrónico | |||
| Evaluación del desempeño | El solicitante y el empleado | - | - | sí | Inmediatamente |
| Feedback de desempeño | El empleado y su supervisor | - | - | sí | Inmediatamente |