Estamos actualizando los artículos del Centro de ayuda para que reflejen los cambios que hemos hecho recientemente en la plataforma de Personio. Dado que estamos implementando estos cambios de forma gradual, es posible que notes diferencias entre el contenido del artículo y tu aplicación de Personio.

 

Este artículo explica la lista de personal y sus diferentes funcionalidades. Puedes acceder a ella desde el área Empleados en la barra de navegación principal.

¿Qué es la lista de personal?

La lista de personal es un espacio central donde puedes ver todos los empleados de tu empresa y sus datos. Puedes personalizar la lista para mostrar información relevante de un vistazo. Además, puedes guardar vistas específicas, lo que facilita volver a ellas con solo un clic.

También puedes editar rápidamente la información de los empleados desde la lista de personal, programar cambios, y cambiar datos en bloque.

 

Permisos de acceso

La lista de personal es visible para todos los empleados. Sin embargo, los empleados solo verán a los empleados y datos a los que tengan acceso.

Tus empleados solo pueden ver los perfiles de aquellos con estado Activo, siempre que tengan permiso para verlos. Para permitir que los empleados vean a otros con el estado Onboarding, Inactividad temporal o Inactivo, debes otorgarles permisos de visualización para la sección que contiene el atributo Estado.

 

Personalizar la lista de personal

Añadir o retirar columnas

Los datos de los empleados que se muestran en la lista de personal se organizan en columnas. Puedes personalizar la lista añadiendo, quitando y reordenando columnas según tus necesidades.

Puedes añadir hasta 25 columnas a tu vista. Al exportar la lista de personal, puedes añadir más columnas a tu archivo de exportación.

Para añadir o retirar columnas, sigue estos pasos:

1. Ve a Empleados > Lista de personal
2. Haz clic en la pestaña Columnas. Aparece una lista de atributos.
3. Haz clic en el icono a la derecha de un atributo para añadirlo a la vista de lista. Utiliza el icono de arrastrar y soltar para organizar las columnas en el orden que prefieras.

La vista ahora solo contendrá las columnas que hayas seleccionado.

 

Personalizar columnas

La primera columna está congelada de forma predeterminada, y permanece visible a medida que te desplazas por la lista. Por este motivo, te recomendamos que configures el atributo Nombre o Apellidos como la primera columna.

Puedes ajustar el ancho de la columna para que se ajuste al texto. En la parte superior de la lista, coloca el cursor entre los nombres de dos columnas hasta que aparezca un icono.

 

Aplicar filtros

La funcionalidad de filtro te permite acotar la lista según los criterios que definas. Más información sobre las diferentes opciones de filtro en la siguiente sección. Puedes combinar reglas de filtrado para acotar aún más la información.

Para aplicar filtros, sigue estos pasos:

1. Ve a Empleados > Lista de personal
2. Haz clic en la pestaña Filtro.
3. Define tu conjunto de reglas, por ejemplo, “La oficina contiene Berlín”. Puedes añadir varias reglas.

Ahora verás todos los empleados cuya pestaña Información personal contiene los valores de atributos seleccionados. Para restablecer los filtros, haz clic en el icono X a la derecha de la pestaña Filtro.

 

Opciones de filtrado

Puedes filtrar la información en la lista de Personal usando todos los atributos. Esto incluye tanto los atributos del sistema como los personalizados. Esto te permite filtrar tu información con mayor detalle. Solo puedes filtrar por los atributos añadidos actualmente dentro de la vista de lista de personal.

Para cada atributo, también puedes elegir entre un conjunto de condiciones. Las condiciones disponibles dependen del tipo de atributo. 

Ejemplo:
Filtrar para todos los empleados con una fecha de contratación dentro de un rango de fechas específico.
▶︎ Atributo: Fecha de contratación
▶︎ Tipo de atributo: Fecha
▶︎ Condición: Está dentro del rango

Consulta la siguiente tabla para obtener una descripción general de las condiciones disponibles para cada tipo de atributo.

Tipo de datos del atributo	Condiciones disponibles
General (campo de texto)	Contiene No contiene Está vacío No está vacío
Lista de opciones	Contiene No contiene Está vacío No está vacío
Relación	Contiene No contiene Está vacío No está vacío
Etiquetas	Contiene No contiene Está vacío No está vacío
Fecha	Está vacío No está vacío Es el Es antes del Es el o antes del Es después del Es el o después del Está en el rango Está fuera de rango
Enlace	Contiene No contiene Está vacío No está vacío
Número (entero)	Contiene No contiene Está vacío No está vacío Está en el rango Está fuera de rango Es igual que Es menor que Mayor que
Número (hasta dos decimales)	Contiene No contiene Está vacío No está vacío Está en el rango Está fuera de rango Es igual que Es menor que Mayor que

 

Ordenar la vista

Haz clic en el encabezado de la columna específica y selecciona si deseas ordenar en orden ascendente o descendente. Dependiendo del atributo, los datos se ordenan alfabéticamente, numéricamente o por fecha.

 

Buscar un empleado o un atributo

Para buscar un empleado, utiliza la barra de búsqueda en la parte superior derecha de la página. 

También puedes usar la barra de búsqueda para encontrar un valor de atributo específico. Por ejemplo, para ver todos los empleados con el puesto “Contabilidad”, ingresa “Contabilidad” en la barra de búsqueda.

Notas
▶︎ Tus empleados solo verán los resultados de búsqueda de aquellos empleados cuyos perfiles públicos tengan permiso para ver (y tengan el estado Activo).
▶︎ Solo puedes buscar valores de atributos añadidos a tu vista actual. Por ejemplo, debes agregar la columna Puesto de trabajo si deseas buscar según el puesto.

 

Vistas guardadas

Crear una vista guardada

Puedes guardar una vista de lista de personal específica. Esto te permite volver a ella cuando sea necesario. Puedes guardar hasta 20 vistas de la lista de Personal.

Para crear una vista guardada, sigue estos pasos:

1. Ve a Empleados > Lista de personal
2. Configura la vista de lista de Personal que deseas guardar. Añade columnas y aplica filtros y ordenación.
3. Haz clic en la pestaña Ver a la izquierda.
4. Haz clic en Guardar vista actual .
5. Dale un nombre a tu vista y guárdala.

Establecer una vista predeterminada

Los administradores también pueden establecer una vista predeterminada. Las vistas predeterminadas se aplican a las listas de todos los empleados respetando sus permisos de acceso específicos.

Para establecer una vista predeterminada:

1. Configura la vista que deseas establecer como predeterminada. Añade columnas, filtros y ordenaciones.
2. Ve a la pestaña Vistas y luego a Vistas predeterminadas.
3. Junto a Predeterminado, haz clic en el icono de tres puntos.
4. Selecciona Establecer como vista predeterminada.

Los empleados ahora pueden ver la vista predeterminada al abrir la lista de Personal. También pueden seguir creando vistas personalizadas.

 

Gestionar una vista guardada

Una vez que hayas creado una vista guardada, puedes administrarla desde la pestaña Vista. Haz clic en el icono de tres puntos a la derecha del nombre de la vista para:

• Guardar los cambios en la vista (consulta la sección a continuación)
• Duplicar la vista
• Copiar un enlace a la vista
• Cambiar el nombre a la vista
• Eliminar la vista

Editar una vista guardada

Para editar una vista guardada, sigue estos pasos:

1. Restablece las columnas y los filtros según sea necesario. Aplica los cambios.
2. En la pestaña Vista, coloca el cursor sobre el nombre de la vista guardada y haz clic en el icono de tres puntos que aparece.
3. Haz clic en Guardar cambios para actualizar la vista.

 

Opciones para compartir

Exportar una vista de lista de personal

Para exportar una vista de lista de Personal específica, necesitas permisos de acceso de exportación de datos. Solo puedes exportar datos a los que tengas acceso.

Sigue estos pasos:

1. Ve a Empleados > Lista de personal
2. Haz clic en el icono de compartir en la esquina superior derecha y haz clic en Exportar.
3. Escoge el formato de archivo, el filtro y las columnas que deseas exportar.
   ▶︎ Vista actual significa aplicar los ajustes de filtro de tu vista actual.
   ▶︎ Todos los empleados significa todos los empleados, independientemente de la configuración de filtro actual en tu vista.
4. Exporta tu vista. La exportación completada aparecerá en tu bandeja continuación.

Puedes seguir utilizando Personio mientras la exportación esté en curso.

 

Copiar la URL

Esta función te permite copiar la URL de la vista de lista de personal. Los filtros seleccionados se añaden como parámetros en la URL.

Puedes guardar esta URL en los favoritos de tu navegador o enviarla a otros empleados. A continuación, los empleados podrán abrir la URL copiada, y ver la vista compartida de acuerdo con sus permisos de acceso.

 

Realizar ediciones y realizar acciones desde la lista de Personal

Hacer ediciones y realizar acciones en bloque

Puedes editar los datos de varios empleados y realizar acciones en bloque directamente desde la lista de personal. Esta funcionalidad te será útil si tienes que editar los atributos de muchos empleados a la vez, o enviar varias invitaciones o tareas de onboarding.

Para editar los datos o realizar una acción para varios empleados:

1. Ve a Empleados > Lista de personal
2. Marca la casilla a la izquierda de los nombres de los empleados relevantes.
3. Selecciona la acción que deseas realizar en la barra de menú. Consejo: Para editar todos los empleados de un departamento o equipo específico, filtra por ese departamento y selecciona todos.
4. Sigue las instrucciones en pantalla para completar la acción.

Consejo
Para cambiar la información básica en el perfil de un solo empleado, consulta la sección a continuación sobre cómo editar un perfil de empleado.

 

Acciones en bloque disponibles en la barra de menú

La siguiente tabla muestra las acciones disponibles en la barra de menú.

Elemento	Acciones que puedes realizar
Editar perfiles	Edita la información de varios perfiles de empleados a la vez.  Puedes seleccionar el atributo que deseas cambiar, por ejemplo, “Oficina”, e introducir el nuevo valor para este atributo, por ejemplo, “Berlín”. También puedes introducir la fecha (pasada o futura) en que el cambio se hará efectivo. Nota: Algunos atributos, como el atributo preestablecido Fecha de rescisión, no se pueden editar para varios empleados a la vez.
Editar políticas de tiempo	Puedes hacer lo siguiente: Cambiar una política de devengo Asignar un horario de trabajo Retirar un horario de trabajo Editar el perfil de registro de jornada
Crear documentos	Crea documentos para varios empleados, por ejemplo, contratos de trabajo o certificados de ausencia. Puedes usar plantillas ya creadas e insertar variables para personalizar los documentos.
Enviar invitaciones	Invitaciones por correo electrónico a los empleados para acceder a Personio. Aquí también puedes ver el estado de la invitación de un empleado.
Añadir personas al rol	Añadir empleados a un rol.
Retirar personas del rol	Retirar empleados de un rol.
Completar onboarding/offboarding	Completar tareas de onboarding u offboarding.
Eliminar	Eliminar el perfil de un empleado. Como medida de seguridad adicional, también debes escribir ELIMINAR en el campo correspondiente. Nota: Esta es una acción permanente que no se puede revertir. La eliminación del perfil de un empleado incluye todos sus datos y documentos.

 

Editar el perfil de un empleado de la lista de personal

Esta funcionalidad te permite editar múltiples atributos para un solo empleado a la vez. Para editar el perfil de un empleado:

1. Ve a Empleados > Lista de personal
2. Coloca el cursor sobre el nombre del empleado y haz clic en el botón que aparece. Esto abre un cajón lateral que contiene la información del empleado.
3. Para editar la información, haz clic en los valores de los atributos que deseas cambiar, por ejemplo, la ubicación de la oficina.
4. Introduce la fecha (pasada o futura) en la que el cambio se hará efectivo.
5. Envía tus cambios.

Consejo:
si añades una fecha futura, estarás programando el cambio de atributo. También es posible revertir los valores de los atributos, de forma que se muestre el valor introducido en la fecha de contratación de un empleado, por ejemplo.

 

Añadir un nuevo empleado de la lista de personal

Puedes añadir un nuevo empleado desde la lista de personal. Para hacerlo:

1. Ve a Empleados > Lista de personal
2. Haz clic en Añadir personal en la parte superior derecha de la página.
3. Introduce la información personal y de recursos humanos del nuevo empleado en los campos correspondientes. Activa el botón Crear cuenta e invitar en la sección Información personal si es necesario.
4. Asigna plantillas relevantes, como políticas de devengo, plantillas de onboarding y horarios de trabajo (incluida su fecha de validez).
5. Haz clic en Añadir persona.

Nota
Para añadir nuevos empleados, necesitas el permiso de acceso Añadir nuevo empleado.