Crear tipos de ausencias – Personio

Consejo:
Si estás utilizando la experiencia de configuración, sigue paso a paso lo que te indica.

Para gestionar eficazmente las ausencias de tus empleados, debes crear diferentes tipos de ausencia en Personio. Puedes crear dos tipos de ausencia:

Ausencia estándar, durante la cual no se espera que trabajen los empleados. Por ejemplo: inactividad temporal pagada, días de baja por enfermedad o inactividad temporal especial.
Ausencia productiva, durante la cual los empleados deben trabajar. Por ejemplo: trabajo desde casa, viaje de negocios o formación.

Este artículo ofrece una descripción general del proceso de creación, explicando cada uno de los ajustes disponibles en detalle. A continuación, puedes configurar un proceso de aprobación para tus ausencias y decidir cómo se muestran en el Calendario de ausencias.

Creación de un nuevo tipo de ausencia

Para configurar un tipo de ausencia, sigue estos pasos:

Ve a Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Ausencia.
Añadir una nueva ausencia.
Completa todas las secciones, que se describen en detalle a continuación.
Crea la ausencia.

Ajustes generales

Ajustes	Descripción y notas
Nombre	Usa un nombre descriptivo y único. Tus empleados ven este nombre al solicitar la ausencia.
Identificación personalizada	Una identificación personalizada única te ayuda a identificar la ausencia más fácilmente en tus subordinados. No visible para tus empleados.
Color del calendario	Los empleados con los permisos de acceso necesarios ven este color en su pestaña Ausencias y en el calendario de ausencias.
Categoría	Escoge la categoría correcta para el tipo de ausencia, ya que esto afecta a las diferentes funcionalidades de Personio.
Unidad de tiempo	Selecciona entre ausencias diarias o por horas. Una vez que hayas creado la ausencia, no podrás cambiar este ajuste.
Solicitudes de medio día	Sólo relevante para solicitudes diarias.

Certificado y sustituto

Ajustes	Descripción y notas
Certificado	Decide si el empleado debe subir un certificado y, en caso afirmativo, pasados cuántos días. El sistema calcula los días de ausencia según los ajustes de Validez a continuación. Si tu empresa está ubicada en Alemania, tus empleados con seguro médico legal u otro tipo de seguro médico no privado no necesitan subir un certificado manualmente. En su lugar, debes recuperar los certificados.
Sustituto	Decide si los empleados deben seleccionar un sustituto para sus períodos de ausencia. El sistema no transfiere los permisos de acceso ni los workflows de aprobación durante la sustitución. Para esto último, delega las aprobaciones de ausencias.
¿Pueden los sustitutos solicitar esta ausencia?	Si deshabilitas la opción, un sustituto aprobado no puede solicitar este tipo de ausencia mientras realiza la sustitución. Recomendamos deshabilitar esta opción para las ausencias planificadas, como los días festivos, y habilitarla para las ausencias no planificadas, como los días de enfermedad.

Validez

Ajustes

Descripción y notas

Valido el

Decide cómo el sistema calcula los días de ausencia cuando un empleado solicita una ausencia:

Horario de trabajo de lunes a viernes o de lunes a sábado: basado en la superposición entre el horario de trabajo y la opción seleccionada. La inactividad temporal tomada en días festivos no cuenta como días de ausencia.
Horario de trabajo, incl. días festivos: basado en el horario de trabajo individual de cada empleado. Las inactividades temporales disfrutadas en días festivos se computan como días de ausencia.
Horario de trabajo, excl. días festivos: igual que la opción anterior, pero las inactividades temporales disfrutadas en días festivos no se computan como días de ausencia.
De lunes a domingo: cualquier día solicitado, independientemente del horario de trabajo del empleado. Las inactividades temporales disfrutadas en días festivos se computan como días de ausencia. Solo disponible para ausencias diarias.

¿Considerar las horas registradas durante ausencias de este tipo como horas extras?

Recomendamos habilitar esta opción para todas tus ausencias estándar. Por ejemplo: vacaciones pagadas e inactividad temporal por enfermedad. Cuando se activa:

Cualquier tiempo de trabajo del empleado registrado durante estas ausencias cuenta como horas extras.
Las ausencias aprobadas se muestran como días libres en la pestaña Registro de jornada.
Los empleados no reciben horas de menos automáticas cuando no realizan un seguimiento del tiempo durante estas ausencias.
Los empleados con un salario por hora reciben su pago normal por las horas que están ausentes.

Deshabilita esta opción para ausencias en las que el empleado trabaja a pesar de figurar como ausente, como trabajar desde casa o formación.

Políticas de devengo

Si deseas establecer un límite para las ausencias retribuidas que reciben los empleados para este tipo de ausencia, crea una política de devengo para ello.

Dar permisos de acceso a la nueva ausencia

Después de crear un nuevo tipo de ausencia, otorga a tus empleados los permisos de acceso necesarios para verla y solicitarla. Sigue estos pasos:

Ve a Ajustes > Personal > Roles de empleados.
En el rol Todos los empleados, haz clic en Permisos de acceso.
Desplázate hacia abajo y haz clic en Ausencia.
Localiza el nuevo tipo de ausencia que acabas de crear y marca Propio en Proponer.
Revisa los cambios y guárdalos.

Mis empleados no pueden ver ni solicitar una ausencia

Si tus empleados no pueden ver o solicitar un tipo de ausencia específico, asegúrate de que:

Les has concedido los permisos de acceso correspondientes.
Les has asignado una política de devengo, si el tipo de ausencia tiene una.

¿En qué podemos ayudarte?