En este artículo te mostramos cómo registrar y aprobar la jornada laboral de los empleados en Personio.

Un requisito para garantizar que las horas de trabajo de tus empleados se registren correctamente es que los horarios de trabajo deben configurarse y asignarse adecuadamente. Los horarios de trabajo que almacenas en Personio especifican cuántas horas debe trabajar cada empleado y en qué días de la semana. Esto es particularmente importante para garantizar que las horas extras y las ausencias retribuidas por vacaciones se calculen correctamente.

Registra la asistencia a través de la pestaña Asistencia

La pestaña Registro de jornada del Perfil del empleado ofrece una descripción completa de las horas de trabajo, los descansos y las horas extra pendientes y aprobadas para cada mes. Los empleados pueden registrar sus horas de trabajo, descansos y tiempos de proyecto para cada día de trabajo haciendo clic en el símbolo más en el calendario de registro de jornada, o copiando las asistencias de días específicos o de todo el mes.

Registrar jornadas laborales  

Los empleados podrán registrar la jornada laboral con total flexibilidad: es posible introducir únicamente la hora de inicio y regresar más tarde para añadir la hora de fin, pero también es posible registrar la jornada laboral completa. Los registros que estén incompletos aparecerán con un triángulo de advertencia.

Puedes agregar tantos períodos de trabajo o descanso como necesites simplemente haciendo clic en Agregar trabajo o Agregar descanso. Puedes agregar descansos manualmente, o el período de tiempo entre dos períodos de trabajo se considerará automáticamente un descanso.

Los períodos de trabajo y de descanso introducidos se pueden modificar o eliminar por separado o en conjunto haciendo clic en los tres puntos que aparecen en la esquina superior derecha de cada día del calendario.

Si el registro de jornada basado en proyectos está activado, los empleados pueden ingresar registro de jornada para el proyecto, así como comentarios para cada período de horas trabajadas.

Si se han especificado reglas de descanso en el horario de trabajo, los empleados verán una advertencia cuando se hayan ingresado descansos insuficientes. Un reloj morado indica los días en los que se han registrado horas extras o de menos.

Una vez que se aprueba el tiempo ingresado (por un supervisor o el departamento de Recursos Humanos, según los permisos de acceso y el proceso de aprobación), el estado se actualiza de Pendiente a Aprobado. Si el responsable de aprobación rechaza un registro de jornada (por ejemplo, debido a tiempos de descanso insuficientes), el empleado puede editarlo y volver a enviarlo.

Se pueden realizar cambios en los registros de jornada pendientes o aprobados si se ha otorgado un derecho de propuesta para las asistencias. Cambiar un registro aprobado activará el proceso de aprobación.

Días sin horas registradas

Dependiendo de los ajustes de la cuenta Personio de tu empresa, el mensaje Sin registro de jornada podría aparecer en los días en que los empleados debían trabajar de acuerdo con su horario de trabajo, pero no ingresaron un registro de jornada ni una ausencia. 

Este mensaje indica que el horario de trabajo del empleado tiene activado el registro automático del déficit de horas y, por tanto, cada vez que el empleado no registre sus horas de trabajo en un día hábil, su saldo de horas extras se recalculará automáticamente.

Copiar registros de jornada 

La funcionalidad Copiar horas permite a los empleados con permisos de propuesta copiar horas de trabajo, descansos, comentarios y proyectos de cualquier día aprobado o pendiente a todos los demás días de trabajo o días específicos de la semana para todo el mes. 

Para copiar las horas de un día laboral, los empleados pueden pasar el cursor sobre la celda de un día en particular en el calendario y hacer clic en el icono Copiar horas ubicado en la esquina superior derecha. En la ventana emergente, se pueden seleccionar todos los días hábiles para mi horario de trabajo o días específicos de la semana. Los comentarios y proyectos se pueden agregar opcionalmente y también se copiarán en los días seleccionados. Al hacer clic en Copiar, el cambio se aplicará para todos los días seleccionados del mes.

Nota
Las horas solo se pueden copiar en otros días dentro del mismo mes. Además, las horas no se pueden copiar en días festivos, ausencias aprobadas o entradas de tiempo existentes. 

Nota
Dependiendo de los ajustes de la cuenta de Personio de tu empresa, es posible que no puedas agregar entradas de tiempo a días pasados y futuros, y editar entradas de tiempo después de que hayan sido aprobadas. 

Registra la asistencia a través de Registro de jornada de hoy en el Panel de control

Además de registrar las horas de trabajo en la pestaña Registro de jornada del perfil del empleado, los empleados pueden usar el widget Registro de jornada de hoy en sus paneles de control. El widget permite a los empleados ingresar rápida y eficientemente las horas de trabajo y los tiempos de descanso sin tener que navegar a la pestaña Registro de jornada.

Ten en cuenta que los empleados solo deben escribir registros completos. El registro parcial de las horas de trabajo solo es posible a través de la pestaña Registro de jornada.

Si el empleado ingresa menos o más descansos de los que debe de acuerdo con su horario de trabajo asignado, aparecerá una advertencia tanto en la ventana de registro de jornada como en la vista Calendario. Del mismo modo, si el empleado ingresa un período de trabajo más largo de lo previsto de acuerdo con su horario de trabajo, también aparecerá una advertencia tanto en la ventana de registro de jornada como en la vista Calendario. Si aún siguen adelante y rastrean el período de trabajo más largo, tendrán la opción de ingresar el motivo.

Y, siempre que se haya activado el seguimiento de horas extras en los Ajustes, Personio avisará a los empleados cuando su registro de jornada genere horas extras y horas de menos (aparecerá un reloj violeta).

Nota
Si bien el widget de Registro de jornada de hoy permite a los empleados agregar rápidamente tiempos de trabajo y descanso, solo es posible ingresar tiempos y comentarios del proyecto en la pestaña Asistencia del perfil del empleado. Igualmente, se pueden realizar cambios en los registros de asistencia existentes en la pestaña Asistencia, si se ha otorgado un derecho de propuesta para las asistencias.

Aprobación de asistencias

Si se van a aprobar las asistencias antes de que se almacenen en el sistema, se deben configurar los permisos de acceso y establecer un proceso de aprobación adecuado.

Cuando un empleado ingresa un registro de tiempo en su pestaña Registro de jornada, primero aparecerá en el estado Pendiente. Personio luego enviará una solicitud de aprobación para el registro de jornada al empleado que se ha establecido como responsable de aprobación a través de los ajustes (generalmente el supervisor).

La solicitud de aprobación para el registro de jornada se notificará a través del panel de control (widget de Todas las aprobaciones y widget de Tareas) y, si está activado, por correo electrónico. Según los permisos de acceso del responsable de aprobación, la solicitud de aprobación también se notificará a través del widget del panel de control de Workflows.

Al hacer clic en las notificaciones, el responsable de aprobación será dirigido a la página Aprobaciones de registro de jornada, donde podrá ver todas las solicitudes de aprobación de registro de jornada de las que es responsable y necesita aprobar. También se puede acceder a esta página a través de Registro de jornada en la barra lateral. 

Al hacer clic en los días individuales, el responsable de aprobación puede ver los detalles de las horas de trabajo registradas y los tiempos de descanso, así como los tiempos y comentarios del proyecto.

Con el botón de la derecha, cada entrada diaria puede aprobarse o rechazarse individualmente o verse en la pestaña Registro de jornada del empleado respectivo.

Si se rechaza una entrada de asistencia (por ejemplo, debido a una violación de la regla de descanso que se indica al aprobador a través de un triángulo de advertencia naranja), se devuelve al empleado, quien puede editarla y volver a enviarla para su aprobación. Los responsables de aprobación también tienen la opción de aprobar todas las asistencias del empleado enviadas a la vez haciendo clic en el botón Aprobar todo.