Registro de la jornada laboral en Personio

 

En este artículo te mostramos cómo registrar y aprobar la jornada laboral de los empleados en Personio.

Para poder registrar correctamente la jornada laboral de los empleados en Personio, es necesario configurar y asignar previamente los horarios de trabajo correspondientes. De esta manera, quedará registrado qué días de la semana y cuántas horas debe trabajar cada empleado. Esto es particularmente importante para poder calcular correctamente las horas extras y los días de vacaciones de los empleados.

 

Registro de la jornada laboral

Los empleados podrán registrar manualmente las horas trabajadas, los descansos realizados y el tiempo dedicado a cada proyecto, siempre que tengan los permisos de acceso correspondientes. Esto aplicará tanto al registro de las horas a través de la pestaña Registro de jornada del perfil de empleado, como a través del widget Registro de jornada de hoy.

 

La pestaña Registro de jornada

En la pestaña Registro de jornada del perfil de empleado podrás consultar todas las horas trabajadas, descansos y horas extras que hayas registrado cada mes. También podrás registrar tu jornada laboral y los descansos que hayas realizado haciendo clic en el botón + en el calendario o incluso copiar el registro de jornada a días específicos de la semana o al resto de días del mes.

 

Registrar jornadas laborales  

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Los empleados podrán registrar la jornada laboral con total flexibilidad: es posible introducir únicamente la hora de inicio y regresar más tarde para añadir la hora de fin, pero también es posible registrar la jornada laboral completa. Los registros que estén incompletos aparecerán con un triángulo de advertencia.

Puedes añadir todos los períodos de trabajo y descansos que quieras haciendo clic en Añadir trabajo o Añadir descanso, respectivamente. En caso de que no añadas los descansos manualmente, Personio considerará como descanso los intervalos de tiempo entre un período de trabajo y el siguiente.

Los períodos de trabajo y de descanso introducidos se pueden modificar o eliminar por separado o en conjunto haciendo clic en los tres puntos que aparecen en la esquina superior derecha de cada día del calendario.

Si se ha activado el registro de jornada basado en proyectos, los empleados podrán registrar las horas dedicadas a cada proyecto, así como añadir opcionalmente un comentario para cada período registrado.

Además, si se han establecido reglas de descanso al crear los horarios de trabajo, Personio avisará también a los empleados cuando estos no realicen los descansos estipulados. Las horas extras u horas de menos que se hayan registrado se marcarán con un reloj violeta.

Una vez aprobado el registro de horas (por un supervisor o por el departamento de RR. HH., dependiendo de los permisos de acceso y del proceso de aprobación definidos), el estado se actualiza de Pendiente a Confirmado. En caso de que el responsable de la aprobación rechace la jornada registrada, por ejemplo, porque no cumple con los descansos estipulados, el empleado tendrá la posibilidad de modificar y reenviar las horas registradas siempre que tenga asignado el permiso Proponer para la pestaña Registro de jornada.

Los registros de jornada pendientes y confirmados se pueden modificar siempre que se tenga asignado el permiso Proponer para la pestaña Registro de jornada. En caso de que se modifique un registro de jornada ya confirmado, se volverá a lanzar el proceso de aprobación correspondiente.

 

Días sin horas registradas

Dependiendo de los ajustes que tengas configurados en tu cuenta de Personio, en los días en los que el empleado debía haber trabajado, pero no ha registrado horas de trabajo ni ausencias aparecerá el mensaje Sin registro de jornada

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Este mensaje indica que el horario de trabajo del empleado tiene activado el registro automático del déficit de horas y, por tanto, cada vez que el empleado no registre sus horas de trabajo en un día hábil, su saldo de horas extras se recalculará automáticamente.

 

Copiar registros de jornada 

Esta funcionalidad permite a los empleados a quien se les haya asignado el permiso Proponer copiar las horas de trabajo, los descansos, los comentarios y los proyectos de cualquier día confirmado o pendiente de aprobación. El empleado podrá copiar dicha información al resto de días hábiles del mes o a días específicos de la semana. 

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Para copiar el registro de jornada de un día a otro, el empleado tendrá que poner el cursor sobre la casilla del día en cuestión, y hacer clic en el icono Copiar horas localizado en la esquina superior derecha. A continuación, aparecerá una ventana en la que podrá seleccionar o bien "Días laborables de mi horario de trabajo" o bien "Días específicos de la semana". De forma adicional, también se pueden copiar los comentarios y proyectos registrados en dicho día. Al hacer clic en "Copiar", se creará una entrada de registro horario idéntica en los días seleccionados.

Ten en cuenta que solo podrás copiar el registro de jornada completo a otros días dentro del mismo mes y que no es posible copiar las horas de trabajo en días festivos, días con ausencias aprobadas y días que ya tengan un registro de jornada guardado. 

 

Acceso rápido a través de Registro de jornada de hoy

El widget Registro de jornada de hoy del panel de control permite a los empleados registrar las horas de trabajo y los descansos de forma rápida y eficiente sin tener que navegar hasta la pestaña Registro de jornada del perfil de empleado.

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Recuerda que solo es posible registrar jornadas completas. Si quieres introducir una hora de inicio y volver más tarde para introducir una hora de fin, tendrás que hacerlo a través de la pestaña Registro de jornada de tu perfil.

Además, si se han establecido reglas de descanso al crear los horarios de trabajo, Personio avisará también a los empleados cuando estos no realicen los descansos estipulados.

Y, siempre que se haya activado el seguimiento de horas extras en los Ajustes, Personio avisará a los empleados cuando su registro de jornada genere horas extras y horas de menos (aparecerá un reloj violeta).

El widget Registro de jornada hoy del panel de control permite a los empleados registrar fácilmente su jornada y sus descansos, pero no añadir comentarios ni registrar el tiempo dedicado a cada proyecto. Si quieren añadir esta información o realizar cambios en las horas registradas, tendrán que ir a la pestaña Registro de jornada de su perfil de empleado. Recuerda que para poder modificar las jornadas registradas necesitas tener asignado el permiso Proponer para la pestaña Registro de jornada.

 

Aprobación del registro de la jornada laboral

Si la empresa ha decidido que la jornada laboral debe ser aprobada antes de guardarse en el sistema, es necesario configurar correctamente los permisos de acceso y definir un proceso de aprobación adecuado.

En este caso, cuando el empleado registre la jornada laboral en la pestaña Registro de jornada de su perfil, esta aparecerá como Pendiente. A continuación, Personio enviará la solicitud de aprobación correspondiente al empleado que haya sido designado responsable de la aprobación (por lo general, al superior).

El responsable de la aprobación recibirá entonces una notificación en su panel de control (a través del widget Todas las aprobaciones y del widget Tareas) y por correo electrónico si así se ha configurado en los ajustes. En función de los permisos de acceso que tenga el responsable de la aprobación, también recibirá una notificación a través del widget Workflows del panel de control.

Al hacer clic en las notificaciones, el responsable de la aprobación accederá a la página Aprobaciones de registro de jornada, donde podrá ver todas las solicitudes pendientes que requieren aprobación. También podrás acceder a esta página haciendo clic en la opción Registro de jornada del menú lateral. 

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Haz clic en cada uno de los días para acceder a los detalles de la jornada registrada: horas de trabajo y descansos registrados, tiempo dedicado a cada proyecto y comentarios realizados.

A través de los botones de la derecha, podrás confirmar o rechazar cada uno de los días o, si lo prefieres, consultar la jornada registrada por el empleado directamente en la pestaña Registro de jornada de su perfil.

Los registros de jornada que presenten errores (p. ej., que no cumplan las reglas de descanso establecidas) aparecerán marcados con un triángulo de advertencia naranja. En este caso, el responsable podrá rechazar el registro de jornada y remitirlo al empleado para que lo modifique y solicite de nuevo su aprobación. Además, los responsables del proceso de aprobación tienen la opción de aprobar todos los registros presentados por el empleado haciendo clic en el botón Aprobar todo.

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