Registro de la jornada laboral en Personio

 

En este artículo te mostramos cómo registrar y aprobar la jornada laboral de los empleados en Personio.

Para poder registrar correctamente la jornada laboral de los empleados en Personio, es necesario configurar y asignar previamente los horarios de trabajo correspondientes. De esta manera, quedará registrado qué días de la semana y cuántas horas debe trabajar cada empleado. Esto es particularmente importante para poder calcular correctamente las horas extras y los días de vacaciones de los empleados.

 

Registro de la jornada laboral

Los empleados podrán registrar manualmente las horas trabajadas, los descansos realizados y el tiempo dedicado a cada proyecto, siempre que tengan los permisos de acceso correspondientes. Esto aplicará tanto al registro de las horas a través de la pestaña Registro de jornada del perfil de empleado, como a través del widget Registro de jornada de hoy.

 

La pestaña Registro de jornada

En la pestaña Registro de jornada del perfil de empleado podrás consultar todas las horas trabajadas, descansos y horas extras que hayas registrado cada mes. También podrás registrar tu jornada laboral y los descansos que hayas realizado haciendo clic en el símbolo + o incluso copiar el registro de jornada a días específicos de la semana o al resto de días del mes.

 

Registrar jornadas laborales  

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Los empleados podrán registrar la jornada laboral con total flexibilidad: es posible tanto introducir únicamente la hora de inicio y regresar más tarde para añadir la hora de fin, como registrar la jornada laboral completa. Los registros que estén incompletos aparecerán con un triángulo de advertencia naranja.

De forma alternativa, es posible también añadir un comentario a la jornada registrada y/o indicar las horas dedicadas a cada proyecto, siempre que se haya activado el registro de horas basado en proyectos.

En caso de haber establecido reglas de descanso al crear los horarios de trabajo, Personio avisará a los empleados cuando no se cumplan los descansos estipulados. Esta información aparecerá en naranja, junto con un pequeño triángulo de advertencia. Asimismo, un reloj violeta indicará los días en los que se han registrado horas extras o déficit de horas.

La jornada laboral introducida quedará registrada en el sistema tan pronto como su estado pase de Pendiente a Confirmado. Esto puede tardar un tiempo si la empresa ha establecido, a través de los permisos de acceso, que se requiere la aprobación de un supervisor o del departamento de RR. HH. En caso de que el responsable de la aprobación rechace la jornada registrada, por ejemplo, porque no cumple con los descansos estipulados, el empleado tendrá la posibilidad de modificar y reenviar las horas registradas siempre que tenga asignado el permiso Proponer para la pestaña Registro de jornada.

Los registros de jornada pendientes y confirmados se pueden modificar siempre que se tenga asignado el permiso Proponer para la pestaña Registro de jornada. En caso de que se modifique un registro de jornada ya confirmado, se volverá a lanzar el proceso de aprobación correspondiente.

Ten en cuenta que para cambiar el tiempo de descanso introducido, debes cambiar el intervalo de tiempo anterior o posterior. Al hacerlo, el tiempo de descanso se recalculará automáticamente.

 

Copiar registros de jornada 

Esta funcionalidad permite a los empleados a quien se les haya asignado el permiso Proponer copiar las horas de trabajo, los descansos, los comentarios y los proyectos de cualquier día confirmado o pendiente de aprobación. El empleado podrá copiar dicha información al resto de días hábiles del mes o a días específicos de la semana. 

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Para copiar el registro de jornada de un día a otro, el empleado tendrá que poner el cursor sobre la casilla del día en cuestión, y hacer clic en el icono Copiar horas localizado en la esquina superior derecha. A continuación, aparecerá una ventana en la que podrá seleccionar o bien "Días laborables de mi horario de trabajo" o bien "Días específicos de la semana". De forma adicional, también se pueden copiar los comentarios y proyectos registrados en dicho día. Al hacer clic en "Copiar", se creará una entrada de registro horario idéntica en los días seleccionados.

Recuerda que no es posible copiar las horas de trabajo en días festivos, días con ausencias aprobadas y días que ya tengan un registro de jornada guardado.

 

Acceso rápido a través de Registro de jornada de hoy

El widget Registro de jornada de hoy del panel de control permite a los empleados registrar las horas de trabajo y los descansos de forma rápida y eficiente sin tener que navegar hasta la pestaña Registro de jornada del perfil de empleado.

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Recuerda que solo es posible registrar jornadas completas. Si quieres introducir una hora de inicio y volver más tarde para introducir una hora de fin, tendrás que hacerlo a través de la pestaña Registro de jornada de tu perfil.

Además, si se han establecido reglas de descanso al crear los horarios de trabajo, Personio avisará también a los empleados cuando estos no realicen los descansos estipulados.

Y, siempre que se haya activado el seguimiento de horas extras en los Ajustes, Personio avisará a los empleados cuando su registro de jornada genere horas extras y el déficit de horas (aparecerá un reloj violeta).

El widget Registro de jornada hoy del panel de control permite a los empleados registrar fácilmente su jornada y sus descansos, pero no añadir comentarios ni registrar el tiempo dedicado a cada proyecto. Si quieren añadir esta información o realizar cambios en las horas registradas, tendrán que ir a la pestaña Registro de jornada de su perfil de empleado. Recuerda que para poder modificar las jornadas registradas necesitas tener asignado el permiso Proponer para la pestaña Registro de jornada.

 

Aprobación del registro de la jornada laboral

Si la empresa ha decidido que la jornada laboral debe ser aprobada antes de guardarse en el sistema, es necesario configurar correctamente los permisos de acceso y definir un proceso de aprobación adecuado.

En este caso, cuando el empleado registre la jornada laboral en su perfil, esta aparecerá como Pendiente. Al mismo tiempo, Personio enviará la solicitud de aprobación correspondiente al panel de control del empleado responsable del paso de aprobación (por lo general, al supervisor). Si el usuario ha activado las notificaciones por correo electrónico para las aprobaciones en los ajustes personales, también recibirá un correo diario con las solicitudes de aprobación aún pendientes. 

 

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Para confirmar la jornada registrada, el responsable del proceso tendrá que acceder a la vista general de aprobaciones directamente desde el panel haciendo clic en el botón Solicitudes de aprobación abiertas, o en la tarea pendiente que corresponda.

En la página Solicitudes de aprobación abiertas encontrarás una lista de todos los empleados y sus respectivos registros de jornada. Haz clic en cada uno de los días para acceder a los detalles de la jornada registrada: horas de trabajo y descansos registrados, tiempo dedicado a cada proyecto y comentarios realizados.

A través de los botones de la derecha, podrás confirmar o rechazar cada uno de los días o, si lo prefieres, consultar la jornada registrada por el empleado directamente en la pestaña Registro de jornada de su perfil. Los registros de jornada que presenten errores (p. ej., que no cumplan las reglas de descanso establecidas) aparecerán marcados con un triángulo de advertencia naranja. En este caso, el responsable podrá rechazar el registro de jornada y remitirlo al empleado para que lo modifique y solicite de nuevo su aprobación. Además, los responsables del proceso de aprobación tienen la opción de aprobar todos los registros presentados por el empleado haciendo clic en el botón Aprobar todo.

 

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