Best Practice Admin Light

 

Dieser Artikel beschreibt, welche Möglichkeiten Sie haben, Administratoren in Genehmigungsprozesse einzubinden. Da Administratoren über allumfassende Bearbeitungsrechte verfügen, werden für sie in den meisten Fällen keine Genehmigungsprozesse ausgelöst. Eine Ausnahme bildet die Abwesenheitsanfrage.

 

Approving administrators’ absence requests

Speziell für Abwesenheitsanfragen, wie beispielsweise Urlaub oder Krankheitstage, haben Admins die Option einen Genehmigungsprozess auszulösen oder zu überspringen. Nach der Auswahl der Abwesenheitsperiode muss die Entscheidung für jede Anfrage individuell getroffen werden.

Abwesenheit_hinzufu_gen.png

Falls Sie die Möglichkeit den Genehmigungsprozess zu überspringen für Ihre Administratoren ausschließen möchten und sie auch für andere Genehmigungsanfragen den üblichen Prozess durchlaufen sollen, ist es notwendig dafür ein separates Admin-Profil zu erstellen und dem Administrator auf seinem Mitarbeiterprofil die Administratorrechte zu entziehen. Im Folgenden geben wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt Anleitung:

 

Creating a new, ‘artificial’ admin profile

  1. Erstellen Sie zuerst ein neues Admin-Mitarbeiterprofil, z.B. "Personio Admin". Bitte beachten Sie, dass folgende Attribute leer gelassen werden sollten: Anstelldatum, Vorgesetzte/r, Position, Abteilung. Hinterlegen Sie als Anstellungsart Extern. Diese Einstellungen führen dazu, dass das neu geschaffene "künstliche" Mitarbeiterprofil weder in der Lohnbuchhaltung noch im Organigramm auftaucht, in keinem Team bzw. in keiner Abteilung zu finden ist und sollte somit weitestgehend "versteckt" für alle weiteren Mitarbeiter Ihres Unternehmens bleibt.
  2. Next, assign a valid email address from within your company to the new employee profile, which the relevant employees or administrators will have access to.
  3. Senden Sie die Einladung zu Personio an das neue Mitarbeiterprofil.
  4. Share the email address and password with those of your employees who have administrator privileges but are to be subject to approval processes.
  5. Ensure that these employees have access to the new admin employee profile.
  6. Setzen Sie die Mitarbeiterrollen im regulären Profil besagter Mitarbeiter auf die Mitarbeiterrolle "Alle Mitarbeiter" oder einer anderen gewünschten Mitarbeiterrolle zurück.

Ab diesem Zeitpunkt ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter für Genehmigungsanfragen (Datenänderungen, Anwesenheiten usw.) ihre regulären Profile nutzen. Für alle Administratortätigkeiten (z.B. Datenimporte) ist der Login über das neu geschaffene Admin-Mitarbeiterprofil erforderlich. Bedenken Sie aber, dass nicht länger nachvollziehbar ist, welche Einstellungen von welchem Administrator vorgenommen wurden, wenn sich mehrere Mitarbeiter die Administratortätigkeiten teilen und dafür ein gemeinsames Admin-Profil verwenden.

Also note that employees in an admin role have certain exclusive privileges which cannot be assigned to any other role. For further information, please click here.

 

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