In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie shyftplan mit Personio integrieren können. Hier finden Sie eine Übersicht über die entsprechenden Voraussetzungen sowie eine Anleitung, wie Sie die Integration über die Personio-APIs einrichten.

Was ist shyftplan?

shyftplan ist der führende Anbieter von Cloud- und KI-basierter Schichtplanung. shyftplan vereint unter anderem Workforce Management, Abwesenheitsmanagement und Mitarbeiterkommunikation in einem Tool und lässt sich an alle gängigen HR-Systeme anbinden.

Mehr als 500 Kunden weltweit vertrauen auf shyftplan und optimieren ihre Schichtplanung und ihren Betrieb mit diesem Tool – darunter Siemens Energy, ZF, Teufel, Hipp, Hive, Homeday, Dean & David, EDEKA, TIER und Sana Kliniken.

Welche Möglichkeiten gibt mir die Integration von Personio mit shyftplan?

• Benutzerbereitstellung (Übernahme von Mitarbeitendendaten): Mit der Integration von Personio und shyftplan werden neu angelegte Mitarbeitenden stündlich automatisch an shyftplan übertragen. Die Datenintegration minimiert doppelte Dateneingaben und harmonisiert Datensätze in allen Systemen.
• Aktualisierung von Mitarbeitendendaten: In Personio werden aktualisierte Mitarbeitendendaten automatisch mit einer maximalen Verzögerung von einer Stunde an shyftplan übertragen. Damit ist sichergestellt, dass mitarbeiterrelevante Informationen in allen Systemen immer aktuell sind.
• Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement: Die automatische Synchronisation von minutengenauen An- und Abwesenheiten inklusive Pausenzeiten einzelner Mitarbeitenden erfolgt einmal täglich von shyftplan zu Personio. Alle für die Lohnbuchhaltung relevanten Mitarbeitendeninformationen sind automatisch in Personio verfügbar.

Wie kann ich die Integration einrichten?

Starten Sie die Aktivierung in Personio

Um eine Integration mit shyftplan einzurichten, müssen Sie zunächst das individuelle Attribut „shift_worker“ (Schichtarbeiter) erstellen. Folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Mitarbeitende > Mitarbeitendeninformationen.
2. Klicken Sie im entsprechenden Bereich auf Attribut hinzufügen.
3. Benennen Sie das Attribut „Shift_worker“ und wählen Sie den Attributstyp Auswahlliste mit den Optionen „Ja“ und „Nein“.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen, um das Attribut hinzuzufügen.

Als Nächstes müssen Sie die API-Anmeldedaten für die Integration generieren.

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > API-Zugriffsdaten.
2. Klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf Neue Anmeldedaten generieren.
3. Geben Sie den Anmeldedaten einen Namen und wählen Sie im Dropdown-Menü Integration die Option shyftplan aus.
4. Das System aktiviert automatisch die folgenden API-Berechtigungen:
   
   ▶ Mitarbeitendendaten: Nur lesen
   ▶ ︎Anwesenheitsdaten: Lesen und schreiben
   ▶ Abwesenheitsdaten: Lesen und schreiben
5. Unter Lesbare Mitarbeiterattribute sind die benötigten Attribute bereits ausgewählt. Stellen Sie sicher, dass Sie auch das individuelle Attribut „Shift_worker“ auswählen.
6. Klicken Sie auf Neue Anmeldedaten generieren, um die API-Zugriffsdaten zu generieren.
7. Kopieren Sie unter API-Anmeldedaten die Client-ID und das Secret und bewahren Sie diese Daten sicher auf.

Tipp
Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel API-Anmeldedaten generieren und verwalten.

Abschließen der Einrichtung in shyftplan

Die Einrichtung erfolgt im Projekt zusammen mit einem Customer Support Manager von shyftplan. Senden Sie eine E-Mail an service@shyftplan.com, um shyftplan zu kontaktieren.

Welche Daten werden übertragen?

Die folgenden Mitarbeitendendaten werden von Personio an shyftplan übertragen:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail
• Anstelldatum
• Wochenstunden
• Stelle
• Abteilung
• Standort
• Gesellschaft
• Geschlecht
• Status
• Shift_worker

Die zu übertragenden Mitarbeitendendaten können nach dem Status der Mitarbeitenden, dem individuellen Attribut „Shift_worker“ und der Gesellschaft gefiltert werden.

• Status (erforderlich): Nur Mitarbeiter mit dem Status „Aktiv“ werden übertragen.
• Shift_worker (erforderlich): Nur Mitarbeitenden mit einem „Ja“ für dieses Attribut werden importiert.
• Gesellschaft (optional): Mitarbeitenden können anhand der in Personio erfassten Gesellschaft gefiltert und an shyftplan übertragen werden.

Welche Kosten fallen an?

Die Preise für shyftplan hängen von den jeweiligen Anforderungen und Nutzenden ab. Für weitere Informationen oder um Kontakt aufzunehmen, besuchen Sie die shyftplan-Website.

An wen wende ich mich bei shyftplan?

Wenn Sie mehr über die Vorteile der automatisierten Schichtplanung erfahren möchten, helfen Ihnen die Experten von shyftplan gerne weiter. Buchen Sie einfach ein persönliches Gespräch oder senden Sie Maud Lassen eine E-Mail an maud@shyftplan.com.

Wenn Sie Hilfe bei der Integration benötigen, wenden Sie sich an das Support-Team von shyftplan unter service@shyftplan.com.