Wofür steht eAU? 

Die eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) ist eine digitale Version des Standard-Attests in Papierform, das Ärzte seit dem 1. Januar 2023 allen gesetzlich Versicherten in Deutschland ausstellen.

Ziel des neuen elektronischen Attests ist, dass Mitarbeitende selbst keine in Papierform ausgestellten Atteste mehr auf ihrer HR-Plattform hochladen müssen. Die neue elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird direkt vom Arzt an die Krankenkasse des Mitarbeitendes übermittelt.

Sobald dies erfolgt ist, müssen Sie es über einen der folgenden Prozesse abrufen; welcher, hängt davon ab, ob Ihr Unternehmen eine DATEV-Integration aktiviert hat.

Hinweis
Die eAU steht nur Arbeitnehmern mit gesetzlicher oder anderweitiger (nicht privaten) Krankenversicherung zur Verfügung. Mitarbeitende mit privater Krankenversicherung sollten nach wie vor die notwendigen Schritte zum manuellen Hochladen des ärztlichen Attests unter dem Reiter Abwesenheit in ihrem Mitarbeitendenprofil durchführen.

Manueller Abruf der eAU-Bescheinigung (DATEV-Integration nicht aktiviert)

Wenn Sie ein in Deutschland ansässiger Personio-Kunde sind, aber keine DATEV-Integration eingerichtet haben, müssen Sie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Ihrer Mitarbeitenden manuell abrufen.

Dies können Sie entweder selbst tun oder durch Ihr Steuerbüro ausführen lassen.

Hinweis
Wir empfehlen nicht, als Workaround zwei separate Abwesenheitsarten zu erstellen, da dies die Suche und Pflege komplizierter macht. 

1. Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen selbst abrufen (über sv.net oder ein externes Lohnbuchhaltungs-Tool)

Sie können elektronische Atteste wöchentlich oder monatlich selbst abrufen. Sie müssen einen individuellen Bericht erstellen, um sich einen Überblick zu verschaffen, indem Sie nach in Deutschland ansässigen, gesetzlich versicherten Mitarbeitenden filtern.

1. Weisen Sie Ihre Mitarbeitenden an, bei der Beantragung der Abwesenheitsart „Krankheit“ in Personio weiterhin die Standard-Papierversion ihrer Krankschreibung ohne Diagnose (falls diese in der Krankschreibung enthalten ist) hochzuladen. 
2. Navigieren Sie zu Berichte > Individuelle Berichte und erstellen Sie einen individuellen Bericht, um zu prüfen, von welchen Mitarbeitenden Sie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abrufen müssen:
   ▸ Wählen Sie in Berichtsdetails festlegen die Option Berichtstyp > Zeitraum. Bei der Auswahl des Datums des Berichts empfehlen wir die Verwendung eines Zeitraums wie Monat oder Woche. Wählen Sie anschließend die folgenden Attribute aus: Art der Krankenversicherung und Standort. Wählen Sie auch die entsprechende Abwesenheitsart unter Sammlung: Abwesenheitsarten (6 Spalten), um das Attribut Status der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung anzuzeigen.
   ▸ Filtern Sie unter Bedingungen einrichten nach den in Deutschland ansässigen, gesetzlich versicherten Mitarbeitenden mit Hilfe der Attribute Standort und Versicherungsart.
   ▸ Klicken Sie auf Bericht erstellen, um den Bericht zu generieren und alle Mitarbeitenden anzuzeigen, bei denen der Status ihrer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Ausstehend lautet. Von diesen Mitarbeitenden müssen Sie eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung anfordern.
   
3. Melden Sie sich entweder bei sv.net oder bei Ihrem externen Lohnbuchhaltungs-Tool (DATEV, Sage etc.) an.
4. Erstellen Sie eine Anfrage für die elektronischen Atteste der gefilterten Mitarbeitende. Wenn Ihr Lohnbuchhaltungs-Tool keine elektronischen Atteste anfordern kann, müssen Sie stattdessen sv.net verwenden.
   
5. Nach einiger Zeit (zwischen einigen Minuten und 2 Wochen) erhalten Sie eine E-Mail von sv.net oder Ihrem Lohnbuchhaltungs-Tool, um Sie darüber zu informieren, dass die elektronischen Atteste erfolgreich abgerufen wurden.
   

   Hinweis
   Wenn die elektronischen Atteste nicht die gesamte Abwesenheitsperiode eines Mitarbeiters abdecken, können Sie für diesen Mitarbeiter ein zusätzliches elektronisches Attest anfordern.

6. Laden Sie die elektronischen Atteste herunter.
7. Gehen Sie zu Mitarbeitendenprofil > Abwesenheit, klicken Sie auf die vom Mitarbeiter eingetragene Abwesenheitsperiode und laden Sie die eAU für die jeweilige Abwesenheitsperiode hoch.
8. Setzen Sie den Status des Dokuments auf Genehmigt und klicken Sie auf Aktualisieren.

   Hinweis
   Derzeit kann nur ein Dokument mit einer Abwesenheitsperiode verknüpft werden. Falls bereits andere Dokumente hochgeladen wurden, finden Sie diese unter Dokumente > Atteste. 

2. Ihr Steuerberater ruft die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Ihrem Namen ab

Damit Ihr Steuerberater die elektronischen Atteste in Ihrem Namen abrufen kann, müssen Sie ihm Informationen darüber zur Verfügung stellen, welche Mitarbeitenden wann krank waren. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, wöchentlich oder monatlich einen individuellen Bericht zu erstellen und ihn an Ihren Steuerberater zu senden.

Der Prozess ähnelt also dem vorherigen Prozess, bei dem Sie das elektronische Attest manuell selbst abrufen:

1. Wir empfehlen, dass Sie Ihre Mitarbeitenden anweisen, bei der Beantragung der Abwesenheitsart Krankheit in Personio weiterhin die Standard-Papierversion ihrer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ohne Diagnose hochzuladen (falls sie eine bekommen).
2. Navigieren Sie zu Berichte > Individuelle Berichte und erstellen Sie einen individuellen Bericht, um zu prüfen, von welchen Mitarbeitenden Ihr Steuerberater die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abrufen muss:
   ▸ Wählen Sie in Berichtsdetails festlegen die Option Berichtstyp > Zeitraum. Bei der Auswahl des Datums des Berichts empfehlen wir die Verwendung eines Zeitraums wie Monat oder Woche. Wählen Sie anschließend die folgenden Attribute aus: Art der Krankenversicherung und Standort. Wählen Sie auch die entsprechende Abwesenheitsart unter Sammlung: Abwesenheitsarten (6 Spalten), um das Attribut Status der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung anzuzeigen.
   ▸ Filtern Sie unter Bedingungen einrichten nach den in Deutschland ansässigen, gesetzlich versicherten Mitarbeitenden mit Hilfe der Attribute Standort und Versicherungsart.
   ▸ Klicken Sie auf Bericht erstellen, um den Bericht zu generieren und alle Mitarbeitenden anzuzeigen, bei denen der Status ihrer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Ausstehend lautet. Von diesen Mitarbeitenden müssen Sie eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung anfordern.
3. Klicken Sie auf Exportieren, um den individuellen Bericht zu exportieren und auf Ihren PC herunterzuladen.
4. Leiten Sie den individuellen Bericht an Ihren Steuerberater weiter.
5. Ihr Steuerberater fordert dann die elektronischen Atteste für die betreffenden Mitarbeitenden an.
6. Nach einiger Zeit erhält Ihr Steuerberater eine E-Mail von sv.net oder seinem Lohnbuchhaltungs-Tool, um ihn darüber zu informieren, dass die elektronischen Atteste erfolgreich abgerufen wurden.
7. Ihr Steuerberater kann Ihnen dann die elektronischen Atteste weiterleiten, damit Sie diese in die Abwesenheitsanfragen hochladen können (siehe den oben beschriebenen Prozess), oder er kann diesen Schritt selbst ausführen, wenn er Zugriff auf Ihr Personio-Konto hat.

Automatischer Abruf der eAU (DATEV-Integration aktiviert)

Wenn Sie ein in Deutschland ansässiger Personio-Kunde sind und eine DATEV-Integration eingerichtet haben, können die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen Ihrer Mitarbeitenden automatisch abgerufen werden.

Das heißt, bei allen Abwesenheiten wegen Krankheit wird die eAU automatisch von Personio über die DATEV-Integration von der Krankenkasse der Mitarbeitenden abgerufen und in Personio gespeichert. Der Mitarbeitenden wie auch der zuständige HR-Kontakt (sofern im Genehmigungs-Workflow als genehmigende Person festgelegt) werden bei jeder Statusaktualisierung informiert.

Für eine vollständige Automatisierung des Abrufs der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung müssen Sie zunächst den automatischen eAU-Abruf über die DATEV-Integration einrichten.