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E-Mail-Weiterleitung in Personio Conversations

 

In diesem Artikel erklären wir, wie Sie E-Mails aus Ihrer persönlichen Inbox an Conversations weiterleiten und die E-Mail-Weiterleitung für bestehende gemeinsame Inboxes einrichten.

Tipp
Im Gegensatz zu Slack und Microsoft Teams, die mit Conversations integriert werden müssen, sind E-Mails standardmäßig aktiviert. Erfahren Sie mehr darüber, wie Mitarbeitende Anfragen per E-Mail senden können.

 

Weiterleiten von E-Mails aus Ihrer persönlichen Inbox

Gelegentlich kann es sein, dass in Ihrer persönlichen Inbox eine E-Mail eintrifft, die eigentlich eine Anfrage in Conversations hätte sein sollen. In einem solchen Fall können Sie die E-Mail an die Conversations-Inbox des entsprechenden Teams weiterleiten, um so im Namen des ursprünglichen Absenders eine Anfrage zu erstellen.

Hinweis
Sie oder ein anderes Mitglied Ihres Unternehmens muss vorher in Conversations ein Team erstellt haben.

Die Person, die die E-Mail ursprünglich gesendet hatte, wird als anfragende Person festgelegt; somit wird sie alle Benachrichtigungen, Antworten und Aktualisierungen über die Anfrage per E-Mail erhalten.

 

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine E-Mail aus Ihrer persönlichen Inbox weiterzuleiten:

  1. Gehen Sie zu der gewünschten E-Mail in Ihrer persönlichen Inbox.
  2. Leiten Sie die E-Mail an das zuständige Team in Conversations weiter. Eine Liste der Team-E-Mail-Adressen in Conversations finden Sie unter Einstellungen > Unternehmen > Teams.
    Tipp: Beim Weiterleiten können Sie der E-Mail weitere Informationen hinzufügen. Diese werden in die Anfrage aufgenommen. Die zusätzlichen Information werden auch für den ursprünglichen Sender sichtbar sein.

Das zuständige Team erhält die Anfrage und kann entsprechend reagieren.

 

Einrichtung einer Weiterleitung für bestehende gemeinsame Inboxes

Für Ihre bestehenden E-Mail-Inboxes können Sie eine automatische E-Mail-Weiterleitung einrichten, sodass alle Anfragen nahtlos an Conversations weitergeleitet werden.

Nachfolgend führen wir einige Vorteile einer solchen E-Mail-Weiterleitung auf:

  • Mitarbeitende können die Personalabteilung oder andere interne Serviceteams weiterhin wie gewohnt kontaktieren; Sie brauchen also keine neuen Prozesse einzuführen. 
  • Sie müssen nicht mehrere Inboxes überwachen.
  • Alle Anfragen werden zentral in Conversations gespeichert.

Nachstehen finden Sie Anleitungen zum Einrichten einer E-Mail-Weiterleitung bei den gängigsten Anbietern, Gmail und Outlook. Sofern Sie einen anderen E-Mail-Anbieter nutzen, lesen Sie Informationen zur E-Mail-Weiterleitung bitte auf dessen Website nach.

Tipp
Vielleicht möchten Sie in Ihrer bestehenden gemeinsamen Team-Inbox eine automatische Antwort anlegen. Zum Beispiel könnte dies eine automatische Nachricht an die anfragende Person sein, die besagt, dass ihre Anfrage erfolgreich an Personio Conversations weitergeleitet wurde und in Kürze bearbeitet wird.

 

Gmail

Hinweis
Die unten aufgeführten Einstellungen für den E-Mail-Anbieter können sich ändern. Wenn Sie einen Unterschied zwischen den Beschreibungen in diesem Artikel und der Benutzungsoberfläche des E-Mail-Anbieters feststellen, lesen Sie bitte den Gmail-Artikel zur E-Mail-Weiterleitung.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um für Ihr Gmail-Account eine Weiterleitung einzurichten:

  1. Loggen Sie sich in Ihrer gemeinsamen E-Mail-Inbox ein.
  2. Gehen Sie zu Einstellungen > Alle Einstellungen aufrufen > Weiterleitung & POP/IMAP .
  3. Klicken Sie auf Weiterleitungsadresse hinzufügen und geben Sie die Adresse des Conversations-Teams ein, an das Sie die E-Mails weiterleiten möchten. Eine Liste der E-Mail-Adressen all Ihrer Teams in Conversations finden Sie unter Einstellungen > Unternehmen > Teams. Hinweis: Sie oder ein anderes Mitglied Ihres Unternehmens muss vorher in Conversations ein Team erstellt haben.
  4. Bestätigen Sie die Weiterleitung im nächsten Dialog.
  5. Google muss prüfen, ob die E-Mail-Adresse, an die Sie weiterleiten, wirklich Ihnen gehört. Dazu sendet Google einen Verifizierungslink an die E-Mail-Adresse.
  6. Gehen Sie zu Conversations, um eine neue Anfrage von Google mit dem Thema „Weiterleitungsbestätigung“ zu finden.
  7. Kopieren Sie entweder den neunstelligen Code oder klicken Sie auf den ersten Link in der E-Mail, um die Weiterleitung zu bestätigen.
  8. Nach der Bestätigung können Sie die Weiterleitung aktivieren, indem Sie zurück zu Gmail > Einstellungen > Alle Einstellungen aufrufen > Weiterleitung & POP/IMAP gehen, dort Eingehende E-Mails weiterleiten an auswählen und die gerade hinzugefügte Adresse auswählen (meistens ist sie schon vorausgewählt).
    Tipp: Sie können auch wählen, was mit der weitergeleiteten E-Mail passieren soll. Sie kann zum Beispiel in Ihrer Inbox verbleiben oder archiviert oder gelöscht werden.
  9. Klicken Sie unten auf der Seite auf Änderungen speichern.

 

Outlook

Hinweis
Die unten aufgeführten Einstellungen für den E-Mail-Anbieter können sich ändern. Wenn Sie einen Unterschied zwischen den Beschreibungen in diesem Artikel und der Benutzungsoberfläche des E-Mail-Anbieters feststellen, lesen Sie bitte den Microsoft-Artikel zur E-Mail-Weiterleitung.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um für Ihr Outlook-Account eine Weiterleitung einzurichten:

  1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol > Einstellungen > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen.
  2. Klicken Sie auf E-Mail > Weiterleitung.
  3. Setzen Sie ein Häkchen bei Weiterleitung aktivieren und geben Sie die Adresse des Conversations-Teams ein, an das Sie die E-Mails weiterleiten möchten. Eine Liste der E-Mail-Adressen all Ihrer Teams in Conversations finden Sie unter Einstellungen > Unternehmen > Teams. Hinweis: Sie oder ein anderes Mitglied Ihres Unternehmens muss vorher in Conversations ein Team erstellt haben.
  4. Klicken Sie auf Speichern. Tipp: Setzen Sie ein Häkchen bei Kopie weitergeleiteter Nachrichten, wenn eine Kopie der ursprünglichen Mail in Ihrer Outlook-Inbox verbleiben soll.

 Alternativ können Sie die folgenden Schritte ausführen, um dasselbe zu erreichen:

  1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol > Einstellungen > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen.
  2. Klicken Sie auf Mail > Regeln und dann auf Neue Regel hinzufügen.
  3. Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Regel ein, z. B. "E-Mail-Weiterleitung an Conversations".
  4. Wählen Sie im Feld Bedingung hinzufügen die Option Auf alle Nachrichten anwenden aus.
  5. Unter Aktion hinzufügen wählen Sie Weiterleiten an und geben Sie die E-Mail-Adresse des Teams in Conversations ein. Eine Liste der E-Mail-Adressen all Ihrer Teams in Conversations finden Sie unter Einstellungen > Unternehmen > Teams. Hinweis: Sie oder ein anderes Mitglied Ihres Unternehmens muss vorher in Conversations ein Team erstellt haben.
  6. Klicken Sie auf Speichern und vergewissern Sie sich, dass die Regel aktiviert ist.

 

 

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