In Personio können Sie Dokumentkategorien entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens einrichten, um sicherzustellen, dass in den Profilen Ihrer Mitarbeitenden gespeicherte Dokumente und Unterlagen organisiert sind. Sie können auch Vorlagen mit Platzhaltern erstellen und speichern, um personalisierte Dokumente für Ihre Mitarbeitenden basierend auf den Informationen zu erstellen, die in ihren Personio-Profilen gespeichert sind.

Dokumentenkategorien

Voraussetzungen

Um Dokumentkategorien in Personio zu erstellen und zu bearbeiten, stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:

• Der Core-Plan. Um Zugriff auf diese Features zu erhalten, upgraden Sie Ihren Plan oder wenden Sie sich an Ihre*n Account-Manager*in.
• Zugriffsrechte für Dokumente und Account Konfiguration - Dokumente.

Dokumentenkategorie erstellen

Um eine neue Dokumentenkategorie zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Personen > Dokumente.
2. Klicken Sie auf den Reiter Kategorien.
3. Geben Sie im Feld Neue Kategorie den Namen Ihrer neuen Dokumentenkategorie ein und klicken Sie auf +Hinzufügen. 

Die Kategorie wird in der Liste Dokumentkategorien angezeigt. Sie können Dokumentvorlagen im Einstellungsbereich in einer Kategorie speichern oder die Kategorie auswählen, wenn Sie Dokumente in das Mitarbeitendenprofil hochladen.

Hinweis:
Sie müssen den erforderlichen Nutzenden Zugriffsrechte auf alle neuen Kategorien gewähren, die Sie erstellen. Gehen Sie zu Einstellungen > Personen > Mitarbeitendenrollen > Dokumente.

Dokumentkategorie bearbeiten oder löschen

Nur individuelle Kategorien können umbenannt oder gelöscht werden. Kategorien ohne ein Papierkorbsymbol neben dem Namen sind vordefiniert und mit den internen Prozessen von Personio verknüpft. Sie können weder gelöscht noch umbenannt werden. Um eine individuelle Dokumentkategorie zu bearbeiten oder zu löschen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Personen > Dokumente.
2. Klicken Sie auf den Reiter Kategorien.
3. Wählen Sie die Kategorie aus, die Sie bearbeiten oder löschen möchten.
   • Um die Kategorie umzubenennen, klicken Sie auf (Bearbeiten), geben Sie den neuen Namen ein und klicken Sie dann auf Speichern.
   • Um die Kategorie zu löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol rechts und klicken Sie zur Bestätigung auf Löschen .

Position einer Kategorie in der Kategorieliste ändern

Um die Position zu ändern, an der eine Dokumentenkategorie in der Kategorienliste erscheint, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Personen > Dokumente.
2. Klicken Sie auf den Reiter Kategorien.
3. Wählen Sie die Kategorie und klicken Sie dann auf (Bearbeiten).
4. Geben Sie neben Sortierreihenfolge die Zahl für die Position ein, an der die Kategorie in der Liste erscheinen soll. Je niedriger die Zahl, desto weiter oben erscheint die Kategorie in der Liste.
5. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Tipp
Die Dokumentkategorien für Bewerbendendokumente sind systemseitig vorgegeben. Nutzen Sie die Recruiting-Rollen, um Zugriffsrechte näher zu definieren.

Dokumentvorlagen

Voraussetzungen

Um Dokumentvorlagen in Personio zu verwalten, stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:

• Der Core-Plan. Um Zugriff auf diese Features zu erhalten, upgraden Sie Ihren Plan oder wenden Sie sich an Ihre*n Account-Manager*in.
• Zugriffsrechte für Dokumente und Account Konfiguration - Dokumente.

Dokumentvorlage erstellen

Wenn Sie Dokumentvorlagen erstellen und in Personio hinterlegen, können Sie mitarbeitende spezifische Dokumente effizienter erstellen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihre eigene Dokumentvorlage zu erstellen:

1. Erstellen Sie ein Dokument in Microsoft Word oder OpenOffice, das als Basisvorlage dient.
2. Formatieren Sie das Dokument mit einer unterstützten Schriftart und fügen Sie alle erforderlichen Textelemente hinzu.
3. Fügen Sie dem Dokument verschiedene Platzhalter und Variablen hinzu, die bei der Anwendung der Vorlage automatisch befüllt werden.
   • Fügen Sie mit Systemattributen verknüpfte Platzhalter ein, um Dokumente mit den in Personio gespeicherten Informationen der entsprechenden Mitarbeitenden wie Name, Adresse oder Geburtsdatum zu personalisieren. Verwenden Sie zwei geschweifte Klammern, zum Beispiel: „ {{last_name}} “. 
   • Geschlechtervariablen (Weiblich, Männlich, Divers und Unbestimmt) in geschlechtsspezifische und grammatikalisch korrekte Dokumente aufnehmen
   • Fügen Sie Datumsformatierungsvariablen hinzu, um zu definieren, wie Datumsangaben im Dokument erscheinen. So kann beispielsweise das Datum „20.11.2020“ in „Freitag, 20. November 2020“ umgewandelt werden.
   • Fügen Sie Textblöcke ein, um verschiedene Textoptionen in der Vorlage zu speichern. Diese werden häufig in Evaluationen verwendet, wenn sich die Texte aufgrund der Bewertung unterscheiden müssen. Wählen Sie beispielsweise zwischen „Er hat hervorragendes Fachwissen“ und „Er hat zu genügend Fachwissen“. 
   • Fügen Sie E-Signatur-Platzhalter in Vorlagen für Unterschriften ein, z. B. Verträge. 
4. Speichern Sie die fertige Textdatei im Format .docx, .dotx, .odt, oder .ott ab.
5. Laden Sie die Vorlage in Personio hoch.

Best Practices und vorgefertigte Vorlagen finden Sie in unserem Artikel für beispielhafte Dokumentvorlagen . Hier können Sie auch Ihre eigenen erstellen.

Dokumentvorlage bearbeiten oder löschen

Bearbeiten Sie den Titel, die Sprache oder die Kategorie der Vorlage

Um die Details einer Dokumentvorlage in Personio zu bearbeiten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Personen > Dokumente.
2. Wählen Sie aus der Liste Vorlagen die Vorlage aus, die Sie bearbeiten möchten.
3. Klicken Sie neben Vorschau auf (Bearbeiten) , um den Titel, die Sprache der Vorlage oder die Kategorie zu ändern, und klicken Sie dann auf Speichern.

Bearbeiten Sie die ursprüngliche Vorlagendatei 

Um die Originaldatei einer Dokumentvorlage zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Personen > Dokumente.
2. Wählen Sie aus der Liste der Vorlagen die Vorlage aus, die Sie bearbeiten möchten.
3. Klicken Sie auf Herunterladen , um die Originaldatei herunterzuladen. Öffnen Sie die Datei in einem Textverarbeitungsprogramm und nehmen Sie Änderungen im Dokument vor.
4. Speichern Sie die Textdatei als .docx ab, .dotx, .odt, oder .ott Formatieren und laden Sie die Vorlage erneut in Personio hoch.
5. Löschen Sie die alte Vorlage aus Personio, wenn sie nicht mehr relevant ist. 

Dokumentvorlage löschen

Um eine Dokumentvorlage zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Personen > Dokumente.
2. Wählen Sie aus der Liste der Vorlagen, die Sie löschen möchten.
3. Klicken Sie oben rechts über der Vorschau der Vorlage auf das Papierkorb-Symbol . Klicken Sie auf Löschen , um die unwiderrufliche Löschung zu bestätigen.

Die Dokumentvorlage verschwindet aus der Vorlagenliste und wird bei der Erstellung nicht mehr als Option angezeigt. Alle zuvor mit der Vorlage erstellten Dokumente bleiben im Mitarbeitendenprofil und müssen manuell gelöscht werden.

Dokumentvorlage speichern und einer Kategorie zuweisen

Nachdem Sie eine Dokumentvorlage erstellt haben, speichern Sie diese in Personio und ordnen Sie es einer bestimmten Dokumentkategorie zu. Folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Dokumente > Vorlagen.
2. Klicken Sie unten in der Vorlagenliste auf Vorlage hinzufügen. 
3. Wählen Sie die Kategorie, der Sie die Vorlage zuweisen möchten, und geben Sie einen Namen ein.
4. Wählen Sie die Sprache für die Vorlage. Die Sprache, die Sie für eine Vorlage auswählen, wirkt sich auf die Formatierung von Daten aus. Lesen Sie den folgenden Artikel für weitere Informationen zur Formatierung von Daten.
5. Laden Sie die Datei mit der Dokumentvorlage hoch. Achten Sie auf das richtige Format: Microsoft Word (.docx/.dotx) oder OpenOffice (.dt/.ott).
6. Klicken Sie auf Hochladen, um den Vorgang abzuschließen.

Nachdem Sie eine Vorlage hochgeladen haben, wählen Sie sie aus der Vorlagenliste aus, um eine Vorschau aufzurufen. Speichern Sie eine Kopie davon, indem Sie den Download- Button anklicken. Bei der Dokumentvorschau werden nur Google-Fonts fehlerfrei angezeigt. Siehe Dokumente zu einem Mitarbeitendenprofil hinzufügen erfahren Sie, wie Sie Mitarbeitendendokumente mit Vorlagen erstellen.

Tipp
Damit Arbeitsvertrag-Vorlagen im Bereich Recruiting bei der Erstellung von Angeboten automatisch angezeigt werden, müssen diese in der Systemkategorie Arbeitsverträge abgespeichert werden.

Weitere Informationen

Nächster Schritt

Siehe Dokumente zu einem Mitarbeitendenprofil hinzufügen, um Dokumente im Mitarbeitendenprofil mithilfe von Vorlagen zu erstellen oder ein vorhandenes Dokument hochzuladen und in der entsprechenden Kategorie zu speichern. 

Video

Im folgenden Video erfahren Sie, wie Sie Dokumentenkategorien und Vorlagen erstellen und verwalten. In unserem Helpcenter Artikel finden Sie Best Practices mit Beispielen für Dokumentenvorlagen zum Download.