Dieser Artikel enthält konkrete Beispiele für die Verwendung von Personio Conversations für verschiedene Anwendungsfälle. Sie können diese Beispiele als Inspiration verwenden, wie Sie Conversations erfolgreich in Ihrem Unternehmen anwenden können.

Es gibt viele Möglichkeiten, eine Anfrage in Conversations zu bearbeiten, und dieser Artikel beschreibt nur einen typischen Workflow für jeden Anwendungsfall. Wenn Sie die verschiedenen verfügbaren Funktionen verstehen, z. B. Formulare, gespeicherte Antworten, Direktkontakt usw., können Sie Ihren Bearbeitungsprozessen Struktur und Transparenz verleihen und die Effizienz steigern.

Hinweis
Anfragen werden von Mitarbeitenden über den Kanal oder die Kanäle eingereicht, die Sie für die Integration in Conversations ausgewählt haben. Sie können Slack oder Microsoft Teams in Conversations integrieren; E-Mail ist standardmäßig aktiviert.

Beispiel 1: Anfrage für Softwarezugriff

Team: Office IT oder ähnliches

Anwendungsfall: Der Mitarbeitende Johannes Künzler benötigt Zugriff auf eine neue Spesensoftware, die seine Abteilung seit Kurzem verwendet. Alexandra Bäcker ist Mitglied des Office-IT-Teams und verantwortlich für die Zugriffsverwaltung.

Workflow:

1. Johannes reicht seinen Antrag auf Softwarezugriff über den Kanal, den sein Unternehmen für Conversations verwendet, an das Office-IT-Team ein.
2. Das Office-IT-Team erhält die Anfrage in Conversations. Da das gesamte Office-IT-Team Zugriff auf die Inbox für Anfragen hat, kann jeder im Team die Anfrage Alexandra zuweisen. Um die Aufgabe zu organisieren, kann Alexandra den Status und die Priorität der Anfrage festlegen, eine Kategorie zuweisen und ein Fälligkeitsdatum hinzufügen.
   

   Tipp
   Es kann hilfreich sein, Anfragen eine Kategorie zuzuweisen, zum Beispiel „Softwarezugriff“. So können Sie und Ihr Team Ihre Anfragen nach Kategorie filtern und erhalten bessere Einblicke für die Analyse. Hier erfahren Sie, wie Sie einem Team eine Kategorie hinzufügen.

   
3. Es gibt verschiedene Funktionen, mit denen Alexandra auf diese Art von Anfrage antworten kann. Die folgende Tabelle zeigt einige der Funktionen, die normalerweise für eine Softwarezugriffsanforderung verwendet werden.
4. Nachdem Alexandra die notwendigen Informationen von Johannes gesammelt und ggf. die Genehmigung erhalten hat, den Softwarezugriff zu gewähren, kann Alexandra Johannes entsprechend informieren, indem sie auf die Anfrage antwortet. Alexandra kann den Status der Anfrage nach Bedarf anpassen.
5. Johannes erhält Alexandras Antwort im ursprünglichen Thread, basierend auf dem Kommunikationskanal, über den er die Anfrage anfänglich gesendet hat. Wenn die Anfrage abschließend bearbeitet ist, kann Johannes auch eine Zufriedenheitsbewertung abgeben.

Funktionen

Beispiel 2: Anfrage bei einem Fehler in der Lohnbuchhaltung

Team: Finanzen

Anwendungsfall: Als Mitarbeitender Max Meyer seine Entgeltabrechnung für den Monat August erhält, stellt er fest, dass er für drei Überstunden, die er im Laufe des Monats geleistet hat, keine Zahlung erhalten hat. Erika Schmitt ist Mitglied des Finanzteams und verantwortlich für die Behebung von Fehlern in der Lohnbuchhaltung.

Workflow:

1. Max sendet seine Anfrage bezüglich des Fehlers in der Lohnbuchhaltung an das Finanzteam und verwendet dabei den Kanal, den sein Unternehmen für Conversations verwendet.
2. Das Finanzteam erhält die Anfrage in Conversations und Erika weist sie sich selbst zu. Um die Aufgabe zu organisieren, kann sie den Status und die Priorität der Anfrage festlegen, eine Kategorie zuweisen und ein Fälligkeitsdatum hinzufügen.
3. Es gibt mehrere Funktionen, mit denen Erika auf diese Art von Anfrage antworten kann. In diesem Beispiel verwendet Erika ein individuelles Formular für „Fehler in der Lohnbuchhaltung“ als effiziente Methode, um von Max die erforderlichen Informationen zu erfassen. Die folgende Tabelle zeigt einige zusätzliche Funktionen, die für eine Anfrage zur Lohnbuchhaltung verwendet werden können.
4. Nachdem Erika das Problem gelöst hat, kann sie dies Max mitteilen, indem sie auf die Anfrage antwortet. Erika kann den Status der Anfrage auch nach Bedarf anpassen.
5. Max erhält Erikas Antwort im ursprünglichen Thread, basierend auf dem Kommunikationskanal, über den er die Anfrage anfänglich gesendet hat. Wenn die Anfrage gelöst wurde, kann Max auch eine Zufriedenheitsbewertung abgeben.

Funktionen

Beispiel 3: Anfrage für ein Firmen-Event

Team: Arbeitsplatz oder ähnliches

Anwendungsfall: Das Unternehmen möchte eine eintägige Sommerveranstaltung für alle Mitarbeitenden organisieren. Das Event soll Workshops, Teambuilding-Aktivitäten und ein Mittagessen mit Catering beinhalten. Für die Organisation der Veranstaltung ist das Arbeitsplatz-Team verantwortlich, insbesondere Karsten Becker, die zuständige Führungskraft. Es ist jedoch zusätzlicher Input von Peers aus anderen Teams erforderlich, wie Erika Schmitt von Finanzen und Julian Schneider von der Personalabteilung. 

Workflow

Die Projekte-Funktion ist in diesem Zusammenhang besonders hilfreich, da sie es einem Team ermöglicht, verwandte Anfragen in einem Projekt zu gruppieren. Dies ist für Aufgaben nützlich, die viele Anfragen beinhalten, weil das Team den Fortschritt eines Projekts insgesamt verfolgen kann.

Tipp
Sie können einen temporären Slack-Kanal anlegen (z. B. „Anfragen für das Sommer-Event“) und ihn mit Conversations verknüpfen. Dadurch können spezialisierte Personen Anfragen, die innerhalb dieses Kanals gesendet werden, problemlos in Anfragen umwandeln und sie dem jeweiligen Projekt zuordnen.

1. Wenn Sie ein Projekt mit der Projekte-Funktion erstellen, muss es einem Team zugewiesen werden. In der Regel ist dies das Team, das mit dem Projekt am engsten verbunden ist. In diesem Beispiel gibt es zwei Möglichkeiten, wie man dies angehen könnte:
   

   Option 1:
   Da das Arbeitsplatz-Team die größte Verantwortung für dieses Firmen-Event hat, könnte Karsten als zuständige Führungskraft das Projekt erstellen und es seinem Team zuweisen.

   Hinweis
   Spezialisierte Personen im verantwortlichen Team können auf die Projektansicht zugreifen und alle Anfragen im Projekt anzeigen, einschließlich der Personen, die an der Anfrage arbeiten, und des Status. Sie können jedoch nur den Inhalt von Anfragen sehen, die ihrem eigenen Team zugewiesen sind. Dadurch wird verhindert, dass sie Anfragen anderer Teams einsehen können.

   Option 2:
   Alternativ könnte Karsten für dieses Event ein temporäres kollaboratives Team erstellen, zum Beispiel das Team „Sommer-Event“, und alle am Event beteiligten spezialisierten Personen hinzufügen, beispielsweise Erika vom Finanzteam und Julian vom HR-Team.

2. Spezialisierte Personen mit Zugriff auf das Projekt können bestehende Anfragen hinzufügen und auch neue Anfragen innerhalb des Projekts erstellen. Die folgende Tabelle zeigt einige der Funktionen, die in einem Beispiel wie diesem häufig verwendet werden.
3. Karsten kann das Projekt auf folgende Weise verfolgen:
   - Oben auf der Projektseite kann er sehen, wie viele Anfragen zum Projekt hinzugefügt wurden und wie viele davon bereits fertig bearbeitet wurden.
   - Er kann den Status des Projekts auf Abgeschlossen setzen, sobald alle Aufgaben gelöst sind und das Projekt abgeschlossen ist. 

Funktionen

Mehr über Personio Conversations erfahren Sie im Artikel Übersicht über Personio Conversations.