In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in Conversations Teams erstellen, bearbeiten und archivieren können. Sie lernen auch, wie Sie Teammitglieder hinzufügen oder entfernen können.

Zweck von Teams in Conversations

Teams dienen in Conversations dazu, dass Mitarbeitendenanfragen den richtigen spezialisierten Personen zugewiesen und von diesen bearbeitet werden können. Sie können Teams anlegen, die direkt Abteilungen oder Projekte Ihres Unternehmens abbilden, z. B. Büro-IT, Mitarbeitendenservices oder HR. So können Sie alle Anfragen zu den entsprechenden Themen zentralisieren und es spezialisierten Personen ermöglichen, sowohl innerhalb von Teams als auch teamübergreifend effektiv zusammenzuarbeiten.

Tipp
Wenn Mitarbeitende eine Anfrage stellen, müssen sie das Team auswählen, das für ihre Frage relevant ist. Wenn ein Mitarbeitender beispielsweise eine Anfrage zu Spesen stellt, würde er das Finanzteam des Unternehmens auswählen.

Team erstellen

Teams werden in Conversations zunächst angelegt. Sie sind nicht an vorhandene Teamstrukturen Ihres Personio-Kontos geknüpft.

Nur Mitarbeitende mit der Rolle spezialisierte Person können in Conversations Teams anlegen. Wie Sie Mitarbeitende die Rolle spezialisierte Person zuweisen, erfahren Sie im Artikel Nutzende in Personio Conversations verwalten.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein neues Team zu erstellen.

1. Gehen Sie in der Hauptnavigationsleiste in Personio zu Conversations.
2. Klicken Sie im Benutzerprofil links oben auf den Drop-down-Pfeil und navigieren Sie zu Einstellungen > Unternehmen > Teams.
3. Klicken Sie auf Team anlegen.
4. Füllen Sie die folgenden Felder aus:

   Feld	Information
   Art des Teams	Wählen Sie im dem Drop-down-Menü die gewünschte Art des Teams aus
   Name des Teams	Wählen Sie einen Namen für das Team, das Sie anlegen möchten
   Team-E-Mail	Die Team-E-Mail wird automatisch auf der Grundlage des Team-Namens erstellt
   Sichtbarkeit des Teams	Sie können Teams als Nur Intern kennzeichnen. Das bedeutet, dass das Team nicht in der Auswahl gezeigt wird, wenn Mitarbeitende eine Anfrage an ein spezifisches Team stellen möchten  Vergewissern Sie sich, dass mindestens ein Team öffentlich ist. Andernfalls werden keine Optionen angezeigt und Nutzende können keine Anfrage einreichen.
   Verbundene Slack-Kanäle	Anfragen von diesen Kanälen werden automatisch diesem Team zugewiesen

5. Klicken Sie auf Weiter.
6. Aktivieren Sie im Bereich Kategorien hinzufügen die gewünschten Checkboxen, um die Kategorien auszuwählen, die auf Ihr Team zutreffen, und klicken Sie auf Kategorien hinzufügen.
7. Nutzen Sie unter Teammitglieder einladen die Suchleiste, um vorhandene spezialisierte Personen aus der Liste hinzuzufügen. Wenn spezialisierte Personen nicht in der Liste gezeigt sind, können Sie die E-Mail-Adresse der Person eingeben, die Sie einladen möchten. Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt noch keine Teammitglieder einladen möchten, können Sie auch auf Diesen Schritt überspringen klicken. 
8. Klicken Sie auf Team anlegen.

Sie können in Conversations beliebig viele Teams anlegen.

Team bearbeiten

Hinweis:
Nur Teammitglieder können ein Team bearbeiten.

Sie können den Namen, die Arbeitszeiten, die Sichtbarkeit, die Kategorien und die zugehörigen Slack-Kanäle eines Teams bearbeiten. Um ein Team in Conversations zu bearbeiten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie in der Hauptnavigationsleiste in Personio zu Conversations.
2. Klicken Sie im Benutzerprofil links oben auf den Drop-down-Pfeil und navigieren Sie zu Einstellungen > Unternehmen > Teams.
3. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten rechts neben dem Team-Namen.
4. Wählen Sie Bearbeiten.
5. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, z. B. den Namen oder die Arbeitszeiten des Teams.
6. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Team archivieren

Hinweis
Es ist derzeit nicht möglich, ein Team zu löschen. Sie können jedoch ein Team archivieren. Dabei werden keine Daten gelöscht, und archivierte Teams können bei Bedarf wieder aktiviert werden.

Die Archivierung eines Teams bedeutet Folgendes:

• Anfragende Personen können dieses Team nicht auswählen, wenn sie eine Anfrage senden.
• Mitglieder des archivierten Teams können bestehende Anfragen, die diesem Team zugewiesen sind, nicht sehen.
• Anfragende Personen können nicht mit bestehenden Anfragen interagieren, die diesem Team zugewiesen sind.
• Anfragen, die diesem Team zugewiesen sind, werden in ihrem aktuellen Status beibehalten.

Um ein Team in Conversations zu archivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie in der Hauptnavigationsleiste in Personio zu Conversations.
2. Klicken Sie im Benutzerprofil links oben auf den Drop-down-Pfeil und navigieren Sie zu Einstellungen > Unternehmen > Teams.
3. Suchen Sie das Team, das Sie archivieren möchten, und stellen Sie sicher, dass mindestens eines der Teammitglieder ein*e Mitarbeitende*r mit einem aktiven Profil in Personio ist. 
4. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten rechts neben dem Team-Namen.
5. Wählen Sie Team archivieren.
6. Klicken Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld auf Team archivieren.

Teammitglied hinzufügen

Hinweise:
▶︎ Teammitglieder müssen hinzugefügt werden; sie können einem Team nicht anders beitreten.
▶︎ Neue Teammitglieder können den Verlauf der Anfragen ihres Teams sehen.

Ehe Sie ein Teammitglied in Conversations hinzufügen, prüfen Sie, dass es in Personio der entsprechenden Rolle zugewiesen wurde. Sie können neue Teammitglieder auch ohne diesen Schritt einladen, aber diese haben erst dann Zugriff auf Conversations, wenn ihnen in Personio die Rolle spezialisierte Person zugewiesen wurde.

Um in Conversations ein Teammitglied hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus.

1. Gehen Sie in der Hauptnavigationsleiste in Personio zu Conversations.
2. Klicken Sie im Benutzerprofil links oben auf den Drop-down-Pfeil und navigieren Sie zu Einstellungen > Unternehmen > Teams.
3. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten rechts neben dem Team-Namen.
4. Wählen Sie Mitglieder verwalten.
5. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeitenden ein, den Sie hinzufügen möchten.
6. Klicken Sie auf Mitglieder einladen.

Teammitglied entfernen

Hinweis
Wenn ein Mitarbeitender Ihr Unternehmen verlässt, müssen Sie ihn manuell aus allen Teams entfernen, in denen er Mitglied ist.

Um in Conversations ein Teammitglied zu entfernen, führen Sie die folgenden Schritte aus.

1. Gehen Sie in der Hauptnavigationsleiste in Personio zu Conversations.
2. Klicken Sie im Benutzerprofil links oben auf den Drop-down-Pfeil und navigieren Sie zu Einstellungen > Unternehmen > Teams.
3. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten rechts neben dem Team-Namen.
4. Wählen Sie Mitglieder verwalten.
5. Klicken Sie neben dem Namen des Teammitglieds, das Sie entfernen möchten, auf Entfernen.
6. Klicken Sie auf Bestätigen.