In diesem Artikel erhalten Sie einen allgemeinen Überblick über Personio Conversations.

Wenn Sie am Zugang zur Personio Conversations-App interessiert sind, steht Ihnen unser Customer Growth & Success-Team für weitere Informationen und eine individuelle Beratung zur Verfügung (Seite nur auf Deutsch verfügbar).

Was ist Personio Conversations?

Conversations ist ein Tool in Personio, mit dem Ihre internen Serviceteams Anfragen Ihrer Mitarbeitenden zentral bearbeiten können.

Mit Conversations können Sie Folgendes tun:

• interne Support-Abläufe optimieren und automatisieren 
• Anfragen in großem Umfang verwalten
• für ein positives Mitarbeitererlebnis sorgen.

Tipp
Sie erreichen Conversations über die Hauptnavigationsleiste in Personio. Conversations wird in einem neuen Fenster geöffnet.

 

Wie funktioniert das?

Tipp
In Conversations heißen Mitarbeitende, die Anfragen senden, anfragende Personen. Die Mitglieder Ihrer internen Serviceteams, die Anfragen entgegennehmen und bearbeiten, heißen spezialisierte Personen. Erfahren Sie hier mehr darüber, wie Sie Nutzende in Conversations verwalten.

Sie können Slack oder Microsoft Teams in Conversations integrieren. E-Mails sind standardmäßig aktiviert, und Anfragen an spezifische Adressen werden automatisch an Conversations weitergeleitet. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeitenden all ihre Fragen rund um ihren Arbeitsplatz über die Kommunikationskanäle stellen können, die sie am liebsten nutzen – egal, ob es um die Lohnbuchhaltung, um IT-Geräte, ums Onboarding oder um Geschäftsreisen geht. Erfahren Sie mehr darüber, wie Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen mit Hilfe von Conversations eine Anfrage einreichen können. 

Diese Anfragen werden an Conversations übertragen und dort von spezialisierten Personen in Ihren internen Serviceteams entgegengenommen und bearbeitet. Eine Vielzahl von Anfragen kann mit Hilfe unserer KI-gestützten Antwortfunktion beantwortet werden, anhand von Artikeln, die Sie in der Wissensdatenbank zusammengestellt haben.

 

Wofür kann ich Conversations verwenden?

 

Anfragen verwalten und bearbeiten

Sie können Conversations nutzen, um alle Anfragen Ihrer Mitarbeitenden zentral zu organisieren und beantworten. Um auf Ihre Anfragen zuzugreifen, navigieren Sie zum Reiter Anfragen links neben dem Conversations-Dashboard.

In unserem Artikel Anfragen von Mitarbeitenden in Personio Conversations verwalten finden Sie Informationen darüber, wie Sie Anfragen organisieren, Benachrichtigungen verwalten, Conversations innerhalb von Personio nutzen und individuelle Anfragestatus erstellen.

Erfahren Sie, wie Sie Anfragen von Mitarbeitenden effektiv beantworten und welche Kommunikationsfunktionen verfügbar sind.

 

AI-Powered Answers

Indem Sie auf routinemäßige Anfragen automatisierte Antworten bereitstellen, sparen Sie mit der KI-gestützten Antwortfunktion Zeit und steigern die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden.

Mit der KI-gestützten Antwortfunktion können Sie Folgendes tun:

• in Conversations eine interne Wissensdatenbank aufbauen
  ▶︎ Erstellen Sie neue Artikel in der Wissensdatenbank.
  ▶︎ Importieren Sie Artikel aus Ihrer vorhandenen Wissensdatenbank.
  ▶︎ Speichern Sie Antworten als Artikel, damit andere spezialisierte Personen sie nutzen können.
  ▶︎ Verwenden Sie vorhandene Artikel in Antworten.
  
  
• häufige Anfragen automatisch über einen KI-gestützten Chatbot bearbeiten
  ▶︎ Richten Sie Zielgruppenparameter so ein, dass den richtigen anfragenden Personen die richtigen Artikel vorgeschlagen werden.
  ▶︎ Nutzen Sie das Feedback Ihrer Mitarbeitenden, um den Algorithmus zu trainieren, so dass er bessere Vorschläge liefert.
  ▶︎ Testen Sie Artikelvorschläge, um Inhalte bei Bedarf zu verbessern.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Die Wissensdatenbank in Personio Conversations.

 

Projekte

Mit dem Projekte-Feature können Sie verwandte Anfragen in Projekten gruppieren. Dies ist für Aufgaben hilfreich, die viele Anfragen beinhalten, beispielsweise die Organisation eines unternehmensweiten Team-Events. Wenn Sie Anfragen zu einem Projekt hinzufügen, haben Sie einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben und können Fortschritte verfolgen.

Für jedes Projekt muss ein Team verantwortlich sein. Mitglieder dieses Teams können Folgendes tun:

• in Conversations auf das Projekt zugreifen
• neue Anfragen direkt im Projekt erstellen
• vorhandene Anfragen dem Projekt zuweisen.
• eine Übersicht aller Anfragen im Projekt mit den jeweiligen Status und bearbeitenden Personen aufrufen

 

Direktkontakt

Unter dem Reiter Direktkontakt können Sie neue Anfragen bei einer bestimmten Person oder Gruppe von Personen initiieren. Die empfangende Person dieser Anfragen können beliebige Personen sein, sowohl interne als auch externe Nutzende. Antworten werden als Anfragen gespeichert.

Die Funktion Direktkontakt ist besonders hilfreich, wenn Sie eine Unterhaltung einleiten oder eine Frage an einen Mitarbeitenden, eine Gruppe von Mitarbeitenden oder einen externen Kooperationspartner stellen müssen.

 

Externe Kooperation

Sie können externe Kooperationspartner in Anfragen taggen, indem Sie das Plus-Symbol + gefolgt von ihrer E-Mail-Adresse tippen. Die betreffenden Personen erhalten dann eine E-Mail-Benachrichtigung, und ihre Antwort wird als interne Notiz vermerkt, die für die anfragende Person nicht sichtbar ist.

Standardmäßig sehen externe Kooperationspartner nur den Titel, die Beschreibung der Anfrage sowie Ihre Nachricht. Sie können entscheiden, ob Sie den kompletten Kontext der Anfrage weiterleiten, einschließlich aller vergangenen Antworten. Der externe Kooperationspartner kann nicht direkt auf die Anfrage zugreifen, deren Status oder Metadaten zur Anfrage einsehen. Er hat auch keinen Zugriff auf die übrige Unterhaltung.

Hinweis
Wenn Sie einen externen Kooperationspartner in einer Anfrage taggen, tun Sie dies am besten mit Hilfe einer internen Notiz, die für die anfragende Person nicht sichtbar ist. Wenn Sie einen externen Kooperationspartner in einer regulären Antwort taggen, kann die anfragende Person sehen, dass eine externe Person involviert ist.  

 

 

Team-Einblicke

Unter dem Reiter Team-Einblicke können Sie teamspezifische Einblicke aufrufen. In diesem Bereich können Sie sich einen Überblick über die Arbeitsauslastung und Fortschritte Ihres Teams verschaffen.

Die Ansicht Team-Einblicke zeigt Daten über neue Anfragen, eine Übersicht über die aktuelle Arbeitsauslastung, einen Gesundheitscheck Ihres Teams, eine Zufriedenheitsskala der anfragenden Personen und Anfragen, die bearbeitet werden müssen. 

 

Analysen

Neben Team-Einblicken haben Sie in Conversations auch Zugriff auf eine Vielzahl von Analysen. Der Reiter Analysen bietet Ihnen einen Überblick über die Arbeit Ihres Teams in Conversations. So können Sie Anfragen besser verfolgen und Ihre Berichterstattung hinsichtlich KPIs (Key Performance Indicators) verbessern.

Die Seite Analysen zeigt verschiedene Diagramme, die jeweils eine Metrik darstellen. Diese sind:

• Angelegte Anfragen
• Bearbeitete Anfragen
• Zeit bis zur ersten Antwort
• Bearbeitungszeit
• SLA-Abweichung – Antwortzeit
• SLA-Abweichung – Bearbeitungszeit
• Zufriedenheit der anfragenden Person

Hinweis
Der Parameter Zufriedenheit der anfragenden Person ist derzeit nur verfügbar, wenn Sie Conversations in Slack nutzen. Daten zur Zufriedenheit der anfragenden Person können nicht per E-Mail oder Microsoft Teams erfasst werden.