In diesem Artikel wird erklärt, warum manche Recruiting-E-Mails möglicherweise am falschen Ort angezeigt werden, u. a.:
- Warum E-Mails von Bewerbenden möglicherweise in Ihren Zuzuweisenden Nachrichten landen.
- Warum Ihre E-Mails eventuell im Spam-Ordner einer sich bewerbenden Person landen.
Wir sehen uns verschiedene Probleme und Beispiele an und erkunden mögliche Lösungen.
Bevor Sie beginnen
Sie haben zwei Möglichkeiten, um über Personio mit Bewerbenden zu kommunizieren. Eine der folgenden Optionen haben Sie bereits eingerichtet:
- Option Personio E-Mail-Dienst (Standard): In diesem Fall senden Bewerbende E-Mails an Ihre Recruiting-E-Mail-Adresse in Personio. Diese sieht folgendermaßen aus: ihrefirma-jobs@m.personio.de
- Eine Verbindung über unsere direkte Integration von Google und Microsoft oder über SMTP. In diesem Fall senden Bewerbende E-Mails an Ihre unternehmenseigene Recruiting-E-Mail-Adresse, beispielsweise jobs@ihrunternehmen.de. Wenn Sie Probleme beim Einrichten einer Verbindung haben, lesen Sie bitte unseren entsprechenden Artikel zur Fehlerbehebung.
E-Mails von Bewerbenden werden unter Ihrem Reiter Zuzuweisende Nachrichten angezeigt
E-Mails von Bewerbenden sollten unter dem Reiter Nachrichten im jeweiligen Bewerbendenprofil erscheinen. Einige E-Mails können jedoch in Ihren zuzuweisenden Nachrichten landen. Sie erreichen diesen Bereich über Recruiting > Zuzuweisende Nachrichten.
Es gibt mehrere Gründe, warum E-Mails von Bewerbenden in Ihrem Ordner Zuzuweisende Nachrichten landen können. Wir empfehlen Ihnen, die folgenden Schritte auszuführen.
Bewerbung für die sich bewerbende Person anlegen
Fall:
Sie erhalten eine E-Mail von einer sich bewerbenden Person, aber es liegt keine Bewerbung mit der entsprechenden E-Mail-Adresse vor. Daher landet ihre E-Mail in Ihren zuzuweisenden Nachrichten.
Lösung:
Sie müssen für die sich bewerbende Person manuell eine Bewerbung erstellen.
Fall:
Wenn eine sich bewerbende Person abgelehnt wird oder ihre Bewerbung zurückzieht, wird ihre alte Bewerbung geschlossen. Wenn sie sich erneut für eine andere Stelle bewirbt, wird die Nachricht nicht mit der vorherigen Bewerbung verknüpft. Dies gilt für Bewerbende, die vor 14 oder mehr Tagen abgelehnt wurden oder ihre Bewerbung zurückgezogen haben.
Lösung:
Sie müssen manuell eine neue Bewerbung erstellen.
Nachricht dem Bewerbendenprofil zuweisen
Fall:
Wenn Bewerbende eine andere E-Mail-Adresse verwenden, wird die neue E-Mail-Adresse nicht mit ihrer Bewerbung verknüpft. Daher landet ihre E-Mail in Ihren zuzuweisenden Nachrichten.
Lösung:
Sie müssen die Nachricht manuell dem betreffenden Bewerbendenprofil zuweisen.
Fall:
Eine sich bewerbende Person hat sich auf zwei oder mehr verschiedene Stellen beworben. Daher ist ihre E-Mail-Adresse mit verschiedenen Stellen verknüpft. Erfahren Sie mehr über mehrere Bewerbungen derselben sich bewerbenden Person.
Lösung:
Sie müssen die Nachricht manuell dem betreffenden Bewerbendenprofil zuweisen.
Nachricht zuweisen oder Bewerbung erstellen
Sie können die Nachricht entweder dem korrekten Bewerbendenprofil zuweisen oder eine neue Bewerbung erstellen. Navigieren Sie auf Recruiting > Zuzuweisende Nachrichten.
▶︎ Um eine Nachricht einer bestehenden sich bewerbenden Person zuzuweisen, klicken Sie auf Zuweisen und wählen Sie die richtige sich bewerbende Person aus.
Die ursprüngliche E-Mail erscheint nun im Reiter Nachrichten des Bewerbendenprofils.
▶︎ Um eine neue Bewerbung zu erstellen, klicken Sie auf Bewerbung anlegen und geben Sie die erforderlichen Informationen ein. Ein neues Bewerbendenprofil wird angelegt.
Ihre E-Mails landen im Spam-Ordner der sich bewerbenden Person
Es gibt mehrere Gründe, warum Ihre Recruiting E-Mails im Spam-Ordner einer sich bewerbenden Person landen können. Wir empfehlen Ihnen, die folgenden Schritte auszuführen.
DNS-Einstellungen überprüfen
Fall:
Es gibt bestimmte DNS-Konfigurationen wie SPF, DKIM und DMARC, die zur „Qualität“ eines E-Mail-Absenders beitragen. Wenn diese Konfigurationen nicht verfügbar sind, ist es wahrscheinlicher, dass E-Mails als Spam markiert werden.
Mögliche Lösung:
Verwenden Sie ein Spam-Testtool, um weitere Details zur Ursache zu erhalten.
▶ ︎ Wenn Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse und eine SMTP-Verbindung verwenden, bitten Sie Ihre IT-Abteilung, Ihre DNS-Einstellungen zu überprüfen.
▶ ︎ Wenn Sie die von Personio bereitgestellte Recruiting-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens verwenden, ist die erforderliche Konfiguration bereits in Personio eingerichtet.
Überprüfen, ob Ihre E-Mail-Adresse auf einer öffentlichen Spammer-Liste aufgeführt ist
Fall:
Online gibt es verschiedene öffentliche Spammer-Listen. Wenn Ihre Absender-E-Mail in einer dieser Listen aufgeführt ist, landen Ihre E-Mails möglicherweise im Spam-Ordner der sich bewerbenden Person.
Mögliche Lösung:
Verwenden Sie ein Spam-Testtool, um weitere Details zur Ursache zu erhalten. Wenn Ihre E-Mail auf einer Sperrliste steht, wenden Sie sich an die Spammer-Liste und bitten Sie darum, aus der Liste entfernt zu werden.
E-Mail auf Spam-Inhalte prüfen
Fall:
E-Mail-Nachrichten können für Spam-Detektoren wie Spam aussehen, beispielsweise wenn die E-Mail ausführbare Dateien als Anhang enthält.
Mögliche Lösung:
Verwenden Sie ein Spam-Testtool, um weitere Details zur Ursache zu erhalten.
Hat die sich bewerbende Person ähnliche E-Mails als Spam markiert?
Beschreibung:
Wenn die sich bewerbende Person in der Vergangenheit ähnliche E-Mails als Spam markiert hat, landen die neuen E-Mails in seinem Spam-Ordner.
Mögliche Lösung:
Bitten Sie die sich bewerbende Person, die E-Mail als „Kein Spam“ zu markieren, um sicherzustellen, dass weitere E-Mails korrekt gesendet werden.
Nutzung eines Spam-Testtools
Sie können ein Spam-Testtool verwenden, um Ihren Spam-Score zu testen. In diesem Beispiel verwenden wir Mail-Tester. Gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie eine Testbewerbung in Personio. Gehen Sie zu Recruiting > Bewerbungen und klicken Sie auf Bewerbung anlegen. Lassen Sie das E-Mail Feld vorerst leer.
- Öffnen Sie Mail-Tester und kopieren Sie die bereitgestellte Test-E-Mail-Adresse. Gehen Sie zurück zu Personio und fügen Sie diese in das E-Mail Feld Ihrer Bewerbung ein.
- Schließen Sie die Erstellung Ihrer Testbewerbung ab. Es wird automatisch ein Bewerbendenprofil erstellt. Sie können dieses später löschen.
- Navigieren Sie im Bewerbendenprofil zum Reiter Nachrichten.
- Senden Sie der sich bewerbenden Person eine Nachricht. Verwenden Sie am besten eine Nachricht, von der Sie wissen, dass sie im Spam-Ordner der sich bewerbenden Person landen wird. Fügen Sie bei Bedarf Anhänge hinzu.
- Gehen Sie zurück zum Mail-Tester und klicken Sie auf den Button, um Ihr Ergebnis zu überprüfen.