Erfahren Sie, wie Sie Performance-Beurteilungszeiträume konfigurieren und starten können.

Was sind Beurteilungszeiträume?

Ein Beurteilungszeitraum ist ein Rahmen, der zur Strukturierung des Performance-Managements Ihres Unternehmens beiträgt.

Mit dem Performance Review Cycle Builder in Personio können Sie Beurteilungszeiträume für Ihr gesamtes Unternehmen erstellen und triggern. Mitarbeitende und Führungskräfte erhalten dadurch die Möglichkeit, Feedback und Beurteilungen zu erstellen und zu senden und Fälligkeitsdaten im Auge zu behalten. Das gesamte Feedback wird in einem zentralen Bereich zusammengefasst.

Tipp Wenn Sie mehr über Performance-Management und dessen hilfreiche Rolle bei der Talentbindung erfahren möchten, besuchen Sie unsere Website und lesen Sie unser Attraction Plus Whitepaper, oder werfen Sie einen Blick auf unseren Performance Management Guide.

Voraussetzungen – Feedback-Formulare

Bevor Sie einen Beurteilungszeitraum erstellen können, müssen Sie Feedback-Formulare einrichten, um unternehmensweit standardisiertes Feedback zu sammeln. 

Hinweis:
Nur Admins und Mitarbeitende mit Bearbeitungsrechten für Performance & Entwicklung betreffende Einstellungen können Feedback-Formulare erstellen.

Um ein neues Formular zu erstellen, gehen Sie zu Performance & Entwicklung > Einstellungen. Klicken Sie auf Neues Formular erstellen, geben Sie einen Namen für die Vorlage ein und klicken Sie auf Erstellen.

Dies öffnet die Konfigurationsseite. Um die Vorlage zu konfigurieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. 1. Um den Formulartitel zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stiftsymbol oben rechts.
   2. Sie können Abschnitte erstellen, um Fragen der Vorlage zu strukturieren. Klicken Sie dazu auf das Pluszeichen neben Abschnitte. Klicken Sie anschließend auf den entsprechenden Abschnitt, um ihn zu konfigurieren. 
   3. Um den Namen eines Abschnitts zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stiftsymbol daneben. Sie können eine Beschreibung hinzufügen, indem Sie auf Wählen Sie eine optionale Beschreibung für Ihren Abschnitt aus klicken.
   4. Um einem Abschnitt eine Frage hinzuzufügen, klicken Sie auf Frage hinzufügen. Geben Sie die Bezeichnung und die Art der Frage ein (offen, binär, Ampel oder Skala). Konfigurieren Sie die Frage Ihrem Bedarf entsprechend.
   5. Optional: Um eine Frage als verpflichtend zu definieren oder Kommentare zu erlauben, klicken Sie auf die entsprechenden Schalter.
   6. Optional: Um die Vorlage für Mitarbeitende verfügbar zu machen, wenn sie kontinuierliches Feedback geben, wählen Sie Für kontinuierliches Feedback aktivieren aus.
   7. Klicken Sie auf Speichern.

Tipps
▶︎ Um Abschnitte und Fragen zu duplizieren oder zu löschen, klicken Sie auf dem ausgewählten Element auf Duplizieren bzw. Löschen .
▶︎ Verwenden Sie das Handle-Symbol , um Fragen und Abschnitte bei Bedarf per Drag & Drop zu verschieben. Beim Verschieben eines Abschnitts werden auch alle aktuell darin enthaltenen Fragen verschoben.

Beurteilungszeitraum erstellen

Um zu erfahren, wie Zugriffsrechte bestimmen, wer Zeiträume erstellen oder bearbeiten kann, lesen Sie Zugriffsrechte im Bereich Performance & Entwicklung anzeigen und bearbeiten.

Um einen Beurteilungszeitraum zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus.

1. Legen SieNamen und Startdatum des Zeitraums fest

1. Gehen Sie zu Performance > Zeiträume.
2. Klicken Sie auf Neuen Zeitraum erstellen.
3. Der Builder für die Zeitraumerstellung wird geöffnet. Definieren Sie den Namen des Zeitraums und das Startdatum der Beurteilungen. Klicken Sie auf Weiter.

2. Wählen Sie Teilnehmende für den Zeitraum aus

Wählen Sie die Teilnehmenden aus, die Sie zum Beurteilungszeitraum hinzufügen möchten. Sie können:

• Die Standardfilter nutzen und entscheiden, welche Mitarbeitenden ein- oder ausgeschlossen werden sollen. Schließen Sie beispielsweise Mitarbeitende aus, die nach einem bestimmten Datum begonnen haben und sich noch in der Probezeit befinden, oder schließen Sie nur Mitarbeitende einer bestimmten Abteilung ein. 
• Die Filter und Ihre eigenen Regeln hinzufügen. Fügen Sie beispielsweise Mitarbeitende eines Standorts hinzu.
• Bestimmte Mitarbeitende ein- oder ausschließen.

Um die Filter nutzen zu können, benötigen Sie Zugriff auf alle entsprechenden Mitarbeiterattribute („Standort“, „Abteilung“ usw.). Konfigurieren Sie dies unter Einstellungen > Mitarbeitendenrollen > Zugriffsrechte. Überprüfen Sie, ob Sie Zugriffsrechte für alle Abschnitte der Mitarbeitendenprofile mit den Attributen haben (z. B. Personalinformationen).

Personio zeigt die Liste der berücksichtigten Mitarbeitenden unterhalb der Filter an. Sie können sie noch einmal überprüfen, bevor Sie fortfahren.

3. Wählen Sie Aktivitäten für Ihren Zeitraum aus

Wählen Sie die Beurteilungsarten aus, die im Beurteilungszeitraum verwendet werden sollen:

1. • Beurteilung durch Führungskraft: Führungskräfte geben ihren direkt unterstellten Mitarbeitenden schriftliches Feedback. Sie können innerhalb der Beurteilung Performance-Bewertungen abgeben, wenn Sie dieses Feature aktivieren.
   • Selbstbeurteilung: Einzelne Mitarbeitende beurteilen ihre eigene Leistung in Form einer schriftlichen Reflexion.
   • Bewertung aus dem Kollegium: Einzelne Mitarbeitende bewerten die Leistung ihres direkten Umfelds durch schriftliches Feedback.
   • Beurteilung für Führungskräfte: Einzelne Mitarbeitende beurteilen die Leistung ihrer Führungskräfte durch schriftliches Feedback.
     

4. Konfigurieren Sie Aktivitäten in der Jahresplan-Ansicht

In der Jahresplan-Ansicht können Sie ganz einfach eine Aktivität bearbeiten, löschen oder hinzufügen, die noch nicht im Zeitraum enthalten ist:

Sie können dem Zeitraum eine neue Aktivität hinzufügen, indem Sie auf Aktivität hinzufügen klicken. Um eine vorhandene Aktivität zu konfigurieren, klicken Sie auf den Namen der Aktivität:

1. Bearbeiten Sie das Start- und Enddatum für die Aktivität. Sie können z. B. festlegen, dass alle Aktivitäten am selben Datum beginnen oder Beurteilungen durch Führungskraft erst starten, wenn alle anderen Aktivitäten abgeschlossen sind.
2. Wählen Sie die Vorlage aus dem Dropdown-Menü aus. Um die Vorlage zu bearbeiten, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Namen der Vorlage.
3. Optional: Wenn der Zeitraum nicht live ist, können Sie die Performance-Bewertungen bearbeiten.
4. Optional: Richten Sie Erinnerungen ein, die Mitarbeitende darauf aufmerksam machen, dass sie ihre Beurteilungen abschließen sollen.
5. Konfigurieren Sie die Einstellungen für Freigabe und Vertraulichkeit. Die Freigabe steuert, ob die Beurteilungen den Personen angezeigt werden, die das Feedback erhalten, während die Vertraulichkeit bestimmt, ob die Namen der beurteilenden Personen sichtbar sind.
   ▶︎ Bei Beurteilungen durch Führungskraft können Führungskräfte das Feedback mit direkt Unterstellten entweder teilen, wenn sie es abschicken, oder nachdem die für den Zeitraum verantwortliche Person die Freigabe aktiviert hat.
   ▶︎ Legen Sie für Beurteilungen für Führungskräfte fest, wie die Mitarbeitenden ausgewählt werden, die Beurteilungen für Führungskräfte schreiben. Automatisieren Sie den Vorgang für alle direkt Unterstellten oder lassen Sie die Führungskräfte der Führungskräfte beurteilende Personen manuell zuweisen.
   

Wenn Sie die Konfiguration abgeschlossen haben, klicken Sie auf Zeitraum prüfen und planen.

6. Prüfen und starten oder planen Sie einen Zeitraum

Je nachdem, welches Startdatum Sie für Ihren Zeitraum gewählt haben, können Sie ihn entweder sofort starten oder für das gewünschte Datum planen.

Der Zeitraum wird live geschaltet, wenn die erste geplante Aktivität beginnt. Wenn die einzelnen Aktivitäten starten, erhalten die entsprechenden Teilnehmenden eine Benachrichtigung. Sie könnenihre Beurteilungen unter Performance > Feedback > To-do abgeben.

Beurteilungszeiträume und Status von Mitarbeitenden-Accounts

In Personio können Mitarbeitende vier verschiedene Status haben (Aktiv, Inaktiv, Onboarding, Auszeit). Status wirken sich sowohl auf den Zugriff der Mitarbeitenden auf einen Zeitraum als auch auf die Sichtbarkeit ihrer Beurteilungen aus.

Das Löschen des Accounts der teilnehmenden Person eines Zeitraums wirkt sich ebenfalls auf den Zeitraum aus, wie im Folgenden beschrieben.

Aktive Mitarbeitende

Sie können festlegen, ob Sie Mitarbeitende zu einem Zeitraum hinzufügen möchten, wenn ihr Status Auszeit oder Aktiv ist. Jede Statusänderung wird von Personio in der Ansicht Zeitraumdetails automatisch hervorgehoben. Sie können dann entscheiden, ob Sie die Mitarbeitenden, deren Status sich geändert hat, im Zeitraum behalten oder ausschließen möchten.

Der Status einer teilnehmenden Person eines Zeitraums ändert sich zu Auszeit oder Inaktiv.

Die betreffenden Mitarbeitenden werden weiterhin in den Zeitraum einbezogen, und ihre Beurteilungen (oder Feedbackanfrage) bleiben sichtbar.

Der Account einer teilnehmenden Person eines Zeitraums wird gelöscht

Die betreffenden Mitarbeitenden werden aus allen Zeiträumen entfernt und ihre Beurteilungen (und Feedbackanfragen) werden gelöscht.