Dieser Artikel erklärt, wie man einen Beurteilungszeitraum mit dem Performance Review Cycle Builder in Personio verwaltet.

Tipp Wenn Sie mehr über das Performance-Management erfahren möchten und darüber, wie es die Bindung von Talenten unterstützen kann, besuchen Sie unsere Webseite und lesen Sie unser Attraction Plus Whitepaper oder werfen Sie einen Blick in unseren Performance Management Guide.

 

Zeiträume ansehen und bearbeiten

Zugriff auf Zeiträume

Ihre Zugriffsrechte bestimmen, welche Zeiträume Sie sehen und verwalten können. Erfahren Sie mehr zum Thema Ansichts- und Bearbeitungsrechte im Bereich Performance & Entwicklung.

Um eine Übersicht über alle Beurteilungszeiträume zu erhalten und deren Status einzusehen, navigieren Sie zu Performance & Entwicklung > Zeiträume.

Ein Zeitraum kann die folgenden Status haben:

• • Entwurf: Der Beurteilungszeitraum wurde noch nicht gestartet und Sie können ihn weiter bearbeiten.
  • Geplant: Der Zeitraum ist geplant und die erste Aktivität wurde noch nicht gestartet.
  • Laufend: Der Beurteilungszeitraum wurde gestartet und läuft aktuell.
  • Beendet: Der Beurteilungszeitraum wurde beendet und ist abgeschlossen.

Details eines bestimmten Zeitraums anzeigen 

Um auf die Details eines bestimmten Beurteilungszeitraums zuzugreifen, klicken Sie auf Performance & Entwicklung > Zeiträume und dann auf den Namen des gewünschten Beurteilungszeitraums. Dies ruft eine Tabelle auf, die Ihnen die gewünschten Beurteilungsarten und deren Status anzeigt.

Hinweis
Führungskräfte können in einem Beurteilungszeitraum nur ihre direkt unterstellte Mitarbeitenden und deren jeweiligen Beurteilungsstatus einsehen. Sie können außerdem auf die Performance-Übersicht ihrer direkt unterstellten Mitarbeitenden zugreifen und Feedback von Peers anfordern, indem sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite klicken.

Eine Beurteilung kann einen der folgenden Status aufweisen:

• Keine zugewiesen: Für die Beurteilungsart sind noch keine Beurteilenden (Peers oder Führungskräfte) zugewiesen. 
• Nicht gestartet: Das der Beurteilung beigefügte Feedbackformular hat keinen Inhalt.
• Läuft: Das der Beurteilung beigefügte Feedbackformular enthält Inhalte im Entwurf, wurde aber noch nicht gesendet.
• Eingereicht: Die beurteilende Person hat das Feedback gesendet.
• Freigabe erlaubt: Der Mitarbeitende, der den Zeitraum verwaltet, hat die Option aktiviert, die Beurteilung mit der empfangenden Person zu teilen. Dieser Status gilt nur für gesendete Beurteilungen durch Führungskraft.
• Freigegeben: Die Beurteilung wurde mit der empfangenden Person (im Fall einer Beurteilung durch Führungskraft) oder mit der Führungskraft (im Fall einer Selbstbeurteilung) geteilt.
• Nicht zutreffend: Für Beurteilung durch Führungskraft, wo keine Führungskraft zugewiesen ist.
• Beurteilende Person auswählen: Für Peer-Beurteilungen müssen Sie die beurteilende Person manuell auswählen.

Aktivitäten und Teilnehmende an einem laufenden Zeitraum bearbeiten

Sie können verschiedene Aspekte eines laufenden Zeitraums bearbeiten. Sie können einen Zeitraum jederzeit umbenennen und Folgendes tun:

Aktivitäten bearbeiten

1. Gehen Sie zu Performance & Entwicklung > Zeiträume. Klicken Sie auf den gewünschten Zeitraum.
2. Klicken Sie in der Detailansicht des Zeitraums auf Zeitraum bearbeiten.
3. Unter Aktivitäten können Sie Folgendes bearbeiten:
   ▶︎ Startdatum der Aktivität (wenn die Aktivität noch nicht gestartet wurde) und Enddatum.
   ▶︎ Die Aktivitätserinnerungen.
   ▶︎ Die Einstellungen für Freigabe und Vertraulichkeit. Eine Änderung dieser Einstellungen wirkt sich nur auf Beurteilungen aus, die noch nicht gesendet wurden.▶︎ Das Aktivitätsformular.

Beachten Sie, dass Sie Formulare nur ändern sollten, wenn es unbedingt notwendig ist. Wenn Sie ein Formular für eine laufende Aktivität ändern:

• Personio weist den Teilnehmenden am Zeitraum neue Beurteilungen anhand der neuen Vorlage zu.
• Personio speichert frühere Entwürfe und eingereichte Beurteilungen auf der Feedback-Seite der beurteilenden Person als Verworfen. 
• Beurteilende mit Entwürfen von Beurteilungen oder gesendeten Beurteilungen erhalten eine Benachrichtigung über die oben genannten Änderungen.

Teilnehmende bearbeiten

Um Mitarbeitende zum Zeitraum hinzuzufügen oder zu entfernen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie in der Detailansicht des Zeitraums auf Teilnehmende.
2. Ändern Sie die Filterregeln nach Bedarf, um Teilnehmende ein- oder auszuschließen.

Um die Filter nutzen zu können, benötigen Sie Zugriff auf alle entsprechenden Mitarbeitendenattribute („Standort“, „Abteilung“ usw.). Konfigurieren Sie dies unter Einstellungen > Mitarbeitendenrollen > Zugriffsrechte. Prüfen Sie, dass Sie Zugriffsrechte für alle Abschnitte des Mitarbeitendenprofils haben, die die Attribute enthalten (z. B. Personalinformationen).

Nachdem Sie eine mitarbeitende Person aus dem Zeitraum entfernt haben, gilt Folgendes:

• Die Person wird aus allen geplanten und laufenden Aktivitäten entfernt.
• Sie kann unter Performance & Entwicklung > Feedback weiterhin auf ihre Entwürfe und gesendeten Beurteilungen zugreifen. Die von ihr eingesendeten oder freigegebenen Beurteilungen werden im Export des Zeitraums weiterhin angezeigt.
• Wenn entfernte Mitarbeitende in einem laufenden Zeitraum die einzige direkt unterstellte mitarbeitende Person ihrer Führungskraft sind, verliert die Führungskraft den Zugriff auf den Zeitraum.

Änderungen in der Unternehmensstruktur prüfen

Die Funktion zum Erstellen von Zeiträumen erkennt automatisch Änderungen in Ihrer Unternehmensstruktur, die sich auf die Teilnehmenden des Zeitraums auswirken. Wenn Sie die für den Zeitraum verantwortliche Person sind, erhalten Sie in Ihrer Inbox eine Benachrichtigung über die Änderungen, die Sie überprüfen müssen.

In der Detailansicht des Zeitraums sehen Sie unter Zu prüfende Änderungen Folgendes.

 

Änderungen im Mitarbeitendenstatus

• Sehen Sie Mitarbeitende, die jetzt zur Teilnahme am Zeitraum berechtigt sind. Sie können entscheiden, ob Sie sie zum Zeitraum hinzufügen möchten. Wenn ja, nehmen sie nur an geplanten und laufenden Aktivitäten teil. Sie nehmen nicht an Aktivitäten teil, die bereits beendet wurden.
• Sehen Sie Mitarbeitende, die für den Zeitraum nicht mehr berechtigt sind. Sie können sie entweder im Zeitraum belassen oder sie daraus entfernen. Wenn Sie Teilnehmende entfernen, gelten die gleichen Bedingungen wie für die Bearbeitung von Teilnehmenden.

 

Änderungen von Führungskräften von Mitarbeitenden

Wenn sich die Führungskraft einer mitarbeitenden Person ändert, können Sie die Änderung ignorieren und die alte Führungskraft im Zeitraum belassen. Wenn Sie stattdessen die neue Führungskraft zum Zeitraum hinzufügen, gilt Folgendes:

• Die neue Führungskraft kann die Zeiträume ihrer neuen direkten Mitarbeitenden unter Performance & Entwicklung > Zeiträume sehen.
• Die neue Führungskraft kann die entsprechenden Beurteilungen durch Führungskraft verfassen und Mitarbeitende für Peer-Beurteilungen und Beurteilungen für Führungskräfte benennen.
• Die alte Führungskraft verliert den Zugriff auf den Zeitraum, kann aber unter Performance & Entwicklung > Feedback weiterhin auf ihre Entwürfe und gesendeten Beurteilungen zugreifen.

Beurteilungen bearbeiten

Je nach dem Status einer Beurteilung und dem Status des Beurteilungszeitraums kann eine Beurteilung bearbeitet werden oder nicht. 

Status	Notizen
Beendeter Beurteilungszeitraum	Nachdem ein Beurteilungszeitraum beendet wurde, ändert sich der Status von Beurteilungen zu Gesperrt, und Beurteilungen können nicht mehr bearbeitet werden.
Beurteilung im Entwurf	Eine Beurteilung kann jederzeit bearbeitet werden, solange sie noch im Entwurf ist. Lesen Sie unten, wie Sie eine Beurteilung bearbeiten.
Gesendete Beurteilung	Beurteilung durch Führungskraft: Kann auch nach dem Absenden bearbeitet werden, solange der Zeitraum noch läuft. Peer-Beurteilungen, Selbstbeurteilungen und Beurteilungen für Führungskräfte: Nach dem Absenden ändert sich der Status zu Gesperrt (d. h. die Beurteilung kann nicht mehr bearbeitet werden). Nur Personio-Admins, der*die Führungskraft der empfangenden Person und Mitarbeitende mit Bearbeitungsrechten für Zeiträume und Beurteilungen im Zeitraum können die Sperrung aufheben, um die Bearbeitung zu ermöglichen.

Um eine noch nicht gesendete oder wieder freigeschaltete Beurteilung zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor: 

1. Navigieren Sie auf Performance & Entwicklung > Feedback.
2. Klicken Sie unter der Überschrift To-do auf die entsprechende Beurteilung.  
3. Nehmen Sie in den entsprechenden Feldern die gewünschten Änderungen vor. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.

Zeiträume duplizieren, schließen oder archivieren

Zeitraum duplizieren

Um einen Zeitraum zu duplizieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie auf Performance & Entwicklung > Zeiträume.
2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem entsprechenden Zeitraum. Wählen Sie Zeitraum duplizieren.
3. Wählen Sie einen Namen für den neuen Zeitraum und das Startdatum der frühesten Aktivitäten. Klicken Sie auf Kopie.

Personio dupliziert die Teilnehmenden und Aktivitäten aus dem ursprünglichen Zeitraum.

Außerdem wird auch die Position der Aktivitäten in der Zeitleiste übernommen. Wenn beispielsweise Beurteilungen durch Führungskraft im ursprünglichen Zeitraum eine Woche nach den Peer-Beurteilungen angelegt sind, wird dieser Zeitplan auch im neuen Zeitraum angewendet.

Zeitraum beenden

Zeiträume werden nicht automatisch beendet, wenn sie ihr Enddatum erreicht haben. Sie können einen laufenden Zeitraum jederzeit beenden:

1. Gehen Sie zu Performance & Entwicklung > Zeiträume. Klicken Sie auf den gewünschten Zeitraum.
2. Klicken Sie in der Detailansicht des Zeitraums auf Zeitraum bearbeiten.
3. Klicken Sie auf Beurteilungszeitraum beenden. Bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Nachdem ein Zeitraum beendet wurde, gilt Folgendes:

• Alle unvollständigen Aufgaben für Mitarbeitende, die sich auf den Zeitraum beziehen, werden entfernt.
• Entwürfe von Beurteilungen und abgeschlossene Beurteilungen werden gespeichert und gesperrt, bleiben aber zugänglich.
• Laufende Beurteilungen werden in den Status Verworfen verschoben, sind aber weiterhin unter Feedback zugänglich.
• Der Zeitraum kann nicht nochmals geöffnet und neu konfiguriert werden.

Zeitraum archivieren

Sie können einen beendeten Zeitraum archivieren, wodurch alle im Rahmen des Zeitraums erstellten Beurteilungsdaten für Mitarbeitende und Admins ausgeblendet werden:

1. Gehen Sie zu Performance & Entwicklung > Zeiträume. Klicken Sie auf den gewünschten, beendeten Zeitraum.
2. Klicken Sie in der Detailansicht des Zeitraums auf Zeitraum bearbeiten.
3. Klicken Sie auf Zeitraum archivieren. Bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Sie können die Archivierung des Zeitraums jederzeit rückgängig machen.

Analysen und Berichte

Der Reiter Analysen

Der Reiter Analysen zeigt alle Bewertungen, die Mitarbeitende in ihren Beurteilungen durch Führungskraft erhalten haben. Führungskräfte legen diese Bewertungen fest, wenn sie im Beurteilungsformular Skalenfragen beantworten.

Der Reiter gibt Ihnen einen Überblick über die Performance von Mitarbeitenden in einem Zeitraum. Durch Filtern der Daten können Sie positive Trends und potenzielle Probleme auf einen Blick erkennen.

Hinweis
Der Reiter Analysen zeigt unter den folgenden Bedingungen keine Ergebnisse:
▶︎ Für den Zeitraum liegen keine Beurteilungen durch Führungskraft vor.
▶︎ Das Formular für die Beurteilung durch Führungskraft enthält keine Skalenfragen. Erfahren Sie, wie Sie Frage- und Antworttypen in Formularen für das Performance-Feedback konfigurieren.
▶︎ Bisher hat noch keine Führungskraft eine Beurteilung durch Führungskraft abgegeben.

Um die Daten für einen bestimmten Zeitraum anzuzeigen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie auf Performance & Entwicklung > Zeiträume.
2. Klicken Sie auf den entsprechenden Zeitraum.
3. Wählen Sie den Reiter Analysen.
4. Um die Daten zu filtern, klicken Sie auf Filter und wenden Sie sie nach Bedarf an.
5. Um auszuwählen, wie die Daten visualisiert werden sollen, klicken Sie auf das Feld unter Diagrammformat und dann entweder Spalte oder Raster.

Die Spaltenansicht

Über die Spaltenansicht können Sie die Verteilung der Bewertungen ansehen, die Mitarbeitende im Zeitraum für eine bestimmte Frage erhalten haben.

Wählen Sie unter Frage auswählen eine Skalenfrage aus dem Formular für die Beurteilung durch Führungskraft aus. 

So sehen Sie die Verteilung der Bewertungen für die gewählte Frage auf einen Blick.

Die Gitterfeldansicht

Hinweis
Zur Visualisierung im Raster muss Ihr Beurteilungsformular mindestens zwei Skalenfragen enthalten.

Das Raster zeigt die Verteilung der Mitarbeiterbewertungen aus zwei unterschiedlichen Skalenfragen.

Sie können eine Skalenfrage für die horizontale Achse des Rasters und eine andere für die vertikale Achse festlegen. Durch Kombination der Bewertungen aus beiden Fragen wird die Position eines Mitarbeitenden im Raster bestimmt.

Zum Beispiel können Sie auf der horizontalen Achse Bewertungen anzeigen, die sich auf die Arbeitseinstellung beziehen, und auf der vertikalen Achse leistungsbezogene:

 

Die leistungsstärksten Personen erscheinen oben rechts im Raster, während Mitarbeitende mit niedrigeren Bewertungen unten links angezeigt werden.

Tipps
▶︎ Um zu sehen, welche Mitarbeitenden zu den einzelnen Feldern im Raster gehören, klicken Sie auf das Blasensymbol mit dem Prozentsatz.Die Liste der teilnehmenden Personen unterhalb der Tabelle aktualisiert sich entsprechend.
▶︎ Das Raster ist hilfreich für die Beurteilung der Mitarbeiterleistung und des Wachstumspotenzials. Weitere Informationen über dieses leistungsstarke Instrument finden Sie hier.

Der Reiter Übersicht

Der Reiter Übersicht bietet einen Überblick über die Details des Zeitraums. Dieser Reiter zeigt Folgendes:

▶︎ Allgemeine Details zum Zeitraum:

• Startdatum des Zeitraums
• Freigabekonfigurationen: Hier sehen Sie, ob Sie die Option für die Freigabe von Beurteilungen durch Führungskraft an die relevanten direkten Mitarbeitenden aktiviert haben.
  

  Tipp Erfahren Sie mehr über die Freigabeoptionen für Beurteilungen durch Führungskraft.

▶︎ Aggregierte Details nach Beurteilungsart Für jede Beurteilungsart im Zeitraum sehen Sie Folgendes:

• das Fälligkeitsdatum der Beurteilung
• ob die Beurteilung mit den entsprechenden Mitarbeitenden geteilt werden kann oder nicht (dies gilt nur für Beurteilungen durch Führungskraft)
• Das ausgewählte Formular.
• anstehende Erinnerungen

Alle Zeitraumsdaten oder einzelne Beurteilungen exportieren 

Sie können Daten für einen Beurteilungszeitraum als Excel-Datei herunterladen. Diese Datei enthält alle Bewertungen, Antworten auf Freitextfragen und Kommentare zu eingereichten Beurteilungen. Außerdem werden die Mitarbeitenden angezeigt, deren Beurteilungen noch in Bearbeitung sind, zusammen mit dem jeweiligen Status.

Sie können diese Daten für die Berichterstattung verwenden oder intern weitergeben.

1. Navigieren Sie auf Performance & Entwicklung > Zeiträume und klicken Sie auf den Namen des betreffenden Beurteilungszeitraums. 
2. Klicken Sie oben rechts auf Beurteilungen in diesem Zeitraum exportieren .
3. Klicken Sie auf Datei exportieren, um zu bestätigen, dass Sie die Daten exportieren möchten.

 

Sie können eine einzelne Beurteilung in den Reiter Dokumente des betreffenden Mitarbeitenden exportieren oder sie als PDF-Datei herunterladen:

1. Navigieren Sie auf Performance & Entwicklung > Zeiträume und klicken Sie auf den Namen des betreffenden Beurteilungszeitraums. 
2. Die Detailansicht des Zeitraums wird geöffnet. Klicken Sie neben dem betreffenden Mitarbeitenden auf die jeweilige freigegebene oder gesendete Beurteilung.
3. Die Detailansicht der Beurteilung wird geöffnet. Klicken Sie oben rechts auf Export.
4. Wählen Sie, ob Sie die Beurteilung in den Reiter Dokumente des Mitarbeitenden exportieren, als PDF herunterladen oder sowohl exportieren als auch herunterladen möchten. Aktivieren Sie die entsprechenden Checkboxen.
5. Klicken Sie auf Export.

Hinweise
▶︎ Beurteilungen, die nicht mit den beurteilten Personen geteilt wurden, können nicht in den Bereich Dokumente exportiert werden.
▶︎ Beurteilungen, die als vertraulich eingestuft wurden, sind im Feld für den Namen des Empfängers der PDF-Datei mit k/a gekennzeichnet.

 

 

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