Beantragen und Genehmigen von stundenweise erfassten Abwesenheiten

Mit Personio können Sie Abwesenheiten beantragen, die tageweise oder stundenweise erfasst werden.

Ob eine Abwesenheit in Tagen oder in Stunden beantragt werden kann, hängt von den Personio-Einstellungen Ihres Unternehmens ab. Wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihren Personio Administrator. 

 

Was sind stundenweise erfasste Abwesenheiten und wie unterscheiden sie sich von in Tagen erfassten Abwesenheiten?

Anhand von tageweise erfassten Abwesenheiten können Sie ganz- oder halbtägige (optional) Abwesenheiten beantragen.

Eine stundenweise Erfassung von Abwesenheiten hingegen ermöglicht es Ihnen, Folgende Abwesenheitsarten zu beantragen:

  • ganztägige Abwesenheiten (z. B. Abwesenheiten von 8 Stunden im Laufe eines Tages), beispielsweise ein Urlaubstag. 
  • mehrtägige Abwesenheiten (z. B. Abwesenheiten von 8 Stunden über zwei Tage hinweg, d. h. eine Abwesenheit, die um 13:00 Uhr beginnt und am Folgetag um 12:00 Uhr endet).
  • untertägige Abwesenheiten (z. B. Abwesenheiten von 2 Stunden im Laufe eines Tages), beispielsweise für Arzttermine oder plötzliche Abwesenheiten aufgrund dringender Angelegenheiten.

 

Anleitung:

Beantragen einer stundenweise erfassten Abwesenheit

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    1. Gehen Sie zu Mein Profil > Abwesenheit und klicken Sie auf den Tag im Kalender, an dem Sie eine stundenweise erfasste Abwesenheitsart beantragen möchten. Alternativ können Sie auch auf die Schaltfläche Abwesenheit beantragen klicken, die sowohl im Dashboard als auch unter Mein Profil > Abwesenheit angezeigt wird.
    2. Geben Sie die entsprechenden Informationen in das Pop-up-Fenster ein:
Welche Art Abwesenheit? Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Abwesenheitsart, die Sie beantragen wollen, z. B. Urlaub, Homeoffice oder Krankheit.
Von – bis

Geben Sie den genauen Zeitraum ein, für welchen Sie die Abwesenheit beantragen.

Je nach Ihrem Arbeitszeitmodell und den Personio-Einstellungen Ihres Unternehmens zieht Personio automatisch Wochentage, an denen Sie nicht arbeiten, sowie Feiertage anteilig ab.

Dauer (erster Tag) / Dauer (letzter Tag)

 

Diese Felder werden Ihnen angezeigt, wenn Sie eine mehrtägige Abwesenheit beantragen. 

Wählen Sie aus, ob der erste und der letzte Tag der Abwesenheit ein voller Tag oder ein halber Tag sind.

Ganzer Tag / Erste/ Zweite Tageshälfte

 

Diese Felder werden Ihnen angezeigt, wenn Sie eine Abwesenheit innerhalb eines Tages beantragen.

Wählen Sie, ob es sich bei der Abwesenheit um einen Ganzen Tag oder einen Teil des Tages handelt.

Startzeit / Endzeit 

 

Diese Felder werden Ihnen angezeigt, wenn Sie eine Abwesenheit innerhalb eines Tages beantragen.

Geben Sie für die Abwesenheit eine Start- und eine Endzeit ein.

Dokument

Wenn für die stundenweise erfasste Abwesenheit ein Attest benötigt wird, können Sie dieses direkt in dem Fenster hochladen, in dem Sie die Abwesenheit beantragen.

Kommentar Sie können Ihrer Anfrage einen Kommentar hinzufügen. 
  1. Klicken Sie auf Beantragen, um den Abwesenheitsantrag zu stellen.
  2. Wenn eine Genehmigung erforderlich ist, wird die beantragte Abwesenheit mit einer gestrichelten Linie angezeigt und in Ihrem Abwesenheitskalender mit Angefragt markiert, bis der entsprechende Genehmigende sie bearbeitet hat.

Aktuell können stundenweise erfasste Abwesenheiten nur über die Browserversion von Personio eingetragen werden.

 

Genehmigen von stundenweise erfassten Abwesenheiten

Mitarbeiter, die in Personio als Genehmigende hinterlegt sind, können die Anträge anderer Mitarbeiter für stundenweise erfasste Abwesenheiten genehmigen. 

  1. Wenn eine Abwesenheit beantragt wird, für die Sie Genehmigender sind, erhalten Sie eine neue Aufgabe auf Ihrem Dashboard und, falls diese Option aktiviert ist, auch eine E-Mail-Benachrichtigung.
  2. Navigieren Sie zu Dashboard > Meine Aufgaben, um den Antrag zu genehmigen, oder klicken Sie ggf. einfach auf den Link in der E-Mail. Je nach Ihren Zugriffsrechten als Genehmigender können Sie dies auch direkt unter Mitarbeiterprofil > Abwesenheit oder unter Kalender > Mitarbeiter suchen oder hinzufügen tun.
  3. Wenn der Abwesenheitsantrag genehmigt wird, erhält der Mitarbeiter eine E-Mail, und die beantragte Abwesenheit wird in seinem Kalender durchgehend farbig angezeigt.
  4. Wenn der Abwesenheitsantrag abgelehnt wird, erhält der Mitarbeiter ebenfalls eine E-Mail, und die beantragte Abwesenheit wird aus seinem Mitarbeiterprofil > Abwesenheit entfernt.

Derzeit ist es für Mitarbeiter nicht möglich, eine Vertretung für stundenweise Abwesenheiten hinzuzufügen.

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