Verwaltung von stundenweise erfassten Abwesenheiten

 

Abhängig von den Landes- oder Unternehmensstandards, denen Sie und Ihre Firma unterliegen, können Sie in Personio Abwesenheiten von Mitarbeitern entweder in Stunden oder in Tagen erfassen.

Wenn Sie in den Einstellungen eine neue Abwesenheitsart einrichten, können Sie zwischen diesen beiden Optionen wählen.

Was sind stundenweise erfasste Abwesenheiten und wie unterscheiden sie sich von in Tagen erfassten Abwesenheiten?

Mit Abwesenheiten in Tagen, können Sie ganz- oder optional auch halbtägige Abwesenheiten erfassen.

Abwesenheiten in Stunden hingegen ermöglichen Ihnen das Erfassen der Folgenden Abwesenheitsarten:

    • ganztägige Abwesenheiten (z. B. Abwesenheiten von 8 Stunden im Laufe eines Tages), beispielsweise ein Urlaubstag. 
    • mehrtägige Abwesenheiten (z. B. Abwesenheiten von 8 Stunden über zwei Tage hinweg, d. h. eine Abwesenheit, die um 13:00 Uhr beginnt und am Folgetag um 12:00 Uhr endet).
    • untertägige Abwesenheiten (z. B. Abwesenheiten von 2 Stunden im Laufe eines Tages), beispielsweise für Arzttermine oder plötzliche Abwesenheiten aufgrund dringender Angelegenheiten.

Tipp:
Bitte beachten Sie, dass die Nettodauer von stundenweise erfassten Abwesenheiten auf der Grundlage der Mitarbeiter-Arbeitszeiten gemäß dem Arbeitszeitmodell berechnet wird, das für ihren Abwesenheitszeitraum gilt. Beispiel: Eine ganztägige Abwesenheit, die in Stunden erfasst wird, wird mit 4 Stunden angerechnet, wenn im Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters an diesem Tag 4 Stunden hinterlegt sind.

 

Anleitung:

Einrichten einer stundenweise erfassten Abwesenheitsart

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Abwesenheit, geben Sie einen Namen für die neue Abwesenheitsart an und klicken Sie auf das Grey.png-Symbol.
  2. Wählen Sie für die Abwesenheitsart eine Kalenderfarbe und eine Kategorie aus.
  3. Wählen Sie für die Zeiteinheit die Option Stunden aus. Beachten Sie, dass Sie die Zeiteinheit nicht mehr ändern können, nachdem die Abwesenheitsart erfolgreich angelegt wurde.
  4. Legen Sie fest, ob Mitarbeiter ein Attest hochladen müssen, wenn sie diese Abwesenheitsart beantragen.
  5. Legen Sie fest, ob Mitarbeiter, die aktuell als Vertretung fungieren, diese Abwesenheitsart beantragen können.
  6. Legen Sie in der Option Gültigkeitseinstellungen fest, wie die effektive Dauer von stundenweise erfassten Abwesenheiten berechnet wird (einschließlich oder ausschließlich Wochenenden und Feiertagen).
  7. Definieren Sie, ob Zeiten, die während dieser Abwesenheitsart über den Reiter Anwesenheit erfasst werden, als Arbeitszeit und somit als Überstunden gelten.
  8. Klicken Sie auf Abwesenheitsart hinzufügen, um Ihre Einstellungen zu speichern.

Tipp
Mitarbeiter müssen mindestens Ansichtsrechte erhalten, um diese Abwesenheitsart im Mitarbeiterprofil > Abwesenheit sehen zu können, und mindestens Vorschlagsrechte, um sie unter Mitarbeiterprofil > Abwesenheit beantragen zu können.

Mitarbeiter müssen außerdem separate Zugriffsrechte erhalten, um die Abwesenheiten anderer Mitarbeiter in ihrem Unternehmenskalender sehen zu können. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

 

Erstellen eines Kontingents für eine stundenweise erfasste Abwesenheitsart

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Abwesenheit und wählen Sie die im vorherigen Schritt angelegte Abwesenheitsart aus.
  2. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Neue Kontingentregel erstellen.
  3. Geben Sie unter Allgemeine Informationen einen Namen für das Kontingent ein, legen Sie fest, ob das Kontingentjahr am 1. Januar oder jeweils am Jahrestag der Einstellung des Mitarbeiters beginnen soll, und geben Sie den jährlichen Anspruch in Stunden ein.
    Settings_Abesences_Create_Accrual_Policy_1en-us.png
  4. Unter Vergabe legen Sie die Vergabemethode fest, um den Anspruch auf eine Einmalzahlung (am 1. Januar oder am Arbeitsjubiläum des Arbeitnehmers; je nachdem, was Sie im vorherigen Schritt ausgewählt haben) oder in monatlichen Zahlungen (im Voraus oder am Ende eines jeden voll gearbeiteten Monats) zuzuteilen.
  5. Legen Sie unter Arbeitsverhältnis Anfang/Ende fest, ob Sie den Modus der befristeten Anspruchsbildung aktivieren möchten. Falls ja, legen Sie die Dauer des Zeitraums (X Monate) und die Anzahl der Stunden fest, die am Ende jedes voll geleisteten Arbeitsmonats in diesem Zeitraum gewährt werden sollen. Definieren Sie auch die anwendbare Regel für die anteilige Gewährung am Anfang und Ende des Arbeitsverhältnisses.

    Hinweis
    Der Modus für die befristete Anspruchsbildung bedeutet, dass die Mitarbeiter, denen die Regelung zugewiesen ist, für einen bestimmten Zeitraum nach dem Anstelldatum nur einen begrenzten Anspruch erhalten und ihnen erst danach der verbleibende Anspruch gewährt wird.  

  6. Definieren Sie in Übertrag, ob Mitarbeiter ihren Anspruch auf das nächste Jahr übertragen können und wenn ja, wie viele Stunden und für wie lange.
  7. Legen Sie unter Auf Betriebszugehörigkeit basierende Regeln fest, ob der jährliche Anspruch basierend auf der Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters automatisch erhöht wird. Wenn ja, definieren Sie die Häufigkeit (nur einmalig oder wiederkehrend alle X Jahre), die Anzahl der zusätzlich vergebenen Stunden sowie der Zeitpunkt (am Jahrestag der Betriebszugehörigkeit oder zum Beginn des Anspruchsintervalls nach dem Jahrestag der Betriebszugehörigkeit).
  8. Prüfen Sie unter Zusammenfassung, ob Ihre Konfiguration korrekt ist, und klicken Sie auf Bestätigen und erstellen.

 

Zuweisung eines Kontingents für eine stundenweise erfasste Abwesenheitsart

  1. Navigieren Sie zur Mitarbeiterliste entweder direkt über die Kontingenteinstellungen oder durch Anklicken des Employees.png-Symbols.
  2. Wählen Sie alle Mitarbeiter aus, denen Sie das Kontingent zuweisen möchten, und klicken Sie auf Aktionen > Kontingentregel ändern.
  3. Wählen Sie die stundenweise erfasste Abwesenheitsart sowie das Kontingent aus, das Sie zuweisen möchten. Legen Sie auch fest, ab wann es in Kraft treten soll.
  4. Bestätigen Sie dies, indem Sie auf Regelung aktualisieren klicken. Alternativ können Sie eine Kontingentregel auch direkt über das Profil des Mitarbeiters zuweisen.
  5. Suchen Sie nach dem betreffenden Mitarbeiter und gehen Sie zu Mitarbeiterprofil > Abwesenheit.
  6. Wählen Sie in der rechten Spalte die stundenweise erfasste Abwesenheitsart aus und klicken Sie auf Regelung verwalten.
  7. Wählen Sie das Kontingent aus, das Sie zuweisen möchten, und ab wann es anwendbar sein soll.
  8. Bestätigen Sie dies, indem Sie auf Regelung aktualisieren klicken.

 

Überstunden in stundenweise erfasste Abwesenheitskontostände umwandeln

convert-overtime_de.png

  1. Gehen Sie zu Mitarbeiterprofil > Anwesenheit > Überstunden und Minusstunden.
  2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol im Widget und dann auf Weitere Details.
  3. Klicken Sie auf Überstunden in Zeitausgleich umwandeln, um ein neues Fenster zu öffnen.

    ▶ ︎Das aktuelle Überstundenkonto des Mitarbeiters wird oben angezeigt.
    ▶ ︎Wählen Sie unter Überstunden umwandeln in die entsprechende stundenweise erfasste Abwesenheitsart aus.
    ▶ ︎Geben Sie im Feld Wirksamkeitsdatum das Datum ein, ab dem die Änderung angewendet werden soll.
    ▶︎ Geben Sie unter Überstunden, die umgewandelt werden die gewünschte Überstundenzahl ein.
    ▶︎ Mit dem Umrechnungsfaktor legen Sie fest, wie viele Überstunden einer neuen Stunde Auszeit entsprechen sollen. 
    ▶︎ Unter Zeitausgleich sehen Sie, wie viele Stunden der Mitarbeiter erhalten wird.

  4. Klicken Sie auf Umwandeln, um die Änderung zu übernehmen.
  5. Gehen Sie zum Mitarbeiterprofil > Abwesenheit und klicken Sie auf die gewünschte stundenweise erfasste Abwesenheit, um den neuen Abwesenheitskontostand unter Anspruch anzuzeigen.

 

Erstellung von benutzerdefinierten Berichten für stundenweise erfasste Abwesenheitsarten 

  1. Navigieren Sie zu Berichte > Benutzerdefinierte Berichte > Neuen Bericht erstellen.
  2. Fügen Sie einen Berichtnamen und eine Beschreibung für den neuen benutzerdefinierten Bericht hinzu.
  3. Wählen Sie den Berichtstyp Zeitspanne sowie ein Datum.
  4. Fügen Sie gewünschte Attribute als Tabellenspalten hinzu.
  5. Fügen Sie die Attributssektion SAMMLUNG: ABWESENHEITSARTEN (6 SPALTEN hinzu.Sie können alle oder spezifische Abwesenheitsarten wählen. Das Sammlungs-Attribut fügt für jede gewählte Abwesenheitsart die folgenden Spalten in den Bericht ein: Abwesenheitsart, Benutzerdefinierte ID, Startdatum der Abwesenheit, Enddatum der Abwesenheit, Abwesenheitsdauer (Tage) und Abwesenheitsdauer (Stunden).
  6. Fügen Sie die folgenden Attribute aus dem Bereich ABWESENHEITSATTRIBUTE hinzu: Kontostand heute (Stunden), Kontostand zu Beginn des für den Bericht gewählten Zeitraums (Stunden), Kontostand am Ende des für den Bericht gewählten Zeitraums (Stunden).


Stundenweise erfasste Abwesenheitsarten per Multi-Upload importieren

  1. Laden Sie die Excel-Vorlage DE Upload von Abwesenheitszeiträumen herunter, die im Download-Bereich dieses Artikels verfügbar ist. Alternativ können Sie Ihre eigene Vorlage erstellen (unterstützte Formate sind .xlsx, .csv,.xls), die die gleichen acht Spalten enthalten muss:

    ▶ E-Mail-Adresse des Mitarbeiters, genau wie in Personio gespeichert
    ▶ ︎Abwesenheitsart, genau wie in Personio gespeichert (Groß-/Kleinschreibung beachten)
    ▶ ︎Startdatum; im Format TT.MM.JJJJ
    ▶ ︎Enddatum; im Format TT.MM.JJJJ
    ▶ ︎Startzeit; im Format HH:MM
    Endzeit; im Format HH:MM
    ▶ ︎Halbtag erster Tag; wenn der erste Tag als halbtägige Abwesenheit genommen wurde (1 für ja, andernfalls leer lassen)
    ▶ ︎Halbtag letzter Tag; wenn der letzte Tag als halbtägige Abwesenheit genommen wurde (1 für ja, andernfalls leer lassen)

  2. Füllen Sie die Excel-Vorlage mit den Informationen zu den stundenweise erfassten Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter aus.

    Hinweis:
    Die Start- und Endzeiten werden nur für stundenweise erfasste Abwesenheiten von weniger als einem Tag benötigt (beispielsweise ein Arztbesuch von 10:00 bis 11:00 Uhr). Für stundenweise erfasste Abwesenheiten von vollen oder mehreren Tagen können diese Spalten ignoriert werden.

    Hinweis:
    Wenn Sie die Daten in die Excel-Vorlage kopieren, stellen Sie sicher, dass Sie das Format der beiden Spalten Startzeit und Endzeit anschließend in Text ändern ( Rechtsklick > Zellen formatieren > Kategorie > Text).

  3. Gehen Sie zu Importe> Abwesenheitszeiträume hochladen und laden Sie die Excel-Datei hoch. 
  4. Weisen Sie die Spalten in Ihrer Excel-Datei den entsprechenden, in Personio gespeicherten Attributen zu.
  5. Überprüfen Sie die Vorschau des Imports und klicken Sie auf Importieren, wenn alles korrekt ist.

 


Bulk-Import von stundenweise erfassten Kontoständen

    1. Laden Sie die Excel-Vorlage DE Upload von Kontoständen herunter, die im Download-Bereich dieses Artikels verfügbar ist. Alternativ können Sie auch Ihre eigene Vorlage erstellen (unterstützte Formate sind .xlsx, .csv und .xls), die allerdings dieselben vier Spalten enthalten muss.

      ▶ ︎E-Mail-Adresse des Mitarbeiters; genau wie in Personio gespeichert
      ▶ ︎Abwesenheitsart, genau wie in Personio gespeichert (Groß- und Kleinschreibung beachten)
      ▶ ︎Kontostand; im Format TT oder HH, abhängig von der für die Abwesenheitsart eingestellten Zeiteinheit. Wenn der Kontostand auch einen halben Tag oder eine halbe Stunde beinhaltet, muss er im Format TT,5 oder HH,5 eingegeben werden.
      ▶ ︎Datum des Kontostands (optional); im Format TT.MM.JJJJ.

    2. Füllen Sie die Excel-Vorlage mit den Informationen zu den stundenweise erfassten Kontoständen Ihrer Mitarbeiter aus.

    3. Gehen Sie zu Importe > Kontostand hochladen und laden Sie die Excel-Datei hoch. 
    4. Weisen Sie die Spalten in Ihrer Excel-Datei den entsprechenden, in Personio gespeicherten Attributen zu.
    5. Überprüfen Sie die Vorschau des Imports und klicken Sie auf Importieren, wenn alles korrekt ist.

 

Kommentare

0 Kommentare

Zu diesem Beitrag können keine Kommentare hinterlassen werden.

    Themen dieses Artikels