Verwaltung von stundenweise erfassten Abwesenheiten

 

Abhängig von den Landes- oder Unternehmensstandards, denen Sie und Ihre Firma unterliegen, können Sie in Personio Abwesenheiten von Mitarbeitern entweder in Stunden oder in Tagen erfassen.

Wenn Sie in den Einstellungen eine neue Abwesenheitsart einrichten, können Sie zwischen diesen beiden Optionen wählen.

 

Was sind stundenweise erfasste Abwesenheiten und wie unterscheiden sie sich von in Tagen erfassten Abwesenheiten?

Mit Abwesenheiten in Tagen, können Sie ganz- oder optional auch halbtägige Abwesenheiten erfassen.

Abwesenheiten in Stunden hingegen ermöglichen Ihnen das Erfassen der Folgenden Abwesenheitsarten:

    • ganztägige Abwesenheiten (z. B. Abwesenheiten von 8 Stunden im Laufe eines Tages), beispielsweise ein Urlaubstag. 
    • mehrtägige Abwesenheiten (z. B. Abwesenheiten von 8 Stunden über zwei Tage hinweg, d. h. eine Abwesenheit, die um 13:00 Uhr beginnt und am Folgetag um 12:00 Uhr endet).
    • untertägige Abwesenheiten (z. B. Abwesenheiten von 2 Stunden im Laufe eines Tages), beispielsweise für Arzttermine oder plötzliche Abwesenheiten aufgrund dringender Angelegenheiten.

Tipp:
Bitte beachten Sie, dass die Nettodauer von stundenweise erfassten Abwesenheiten auf der Grundlage der Mitarbeiter-Arbeitszeiten gemäß dem Arbeitszeitmodell berechnet wird, das für ihren Abwesenheitszeitraum gilt. Beispiel: Eine ganztägige Abwesenheit, die in Stunden erfasst wird, wird mit 4 Stunden angerechnet, wenn im Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters an diesem Tag 4 Stunden hinterlegt sind.

 

Anleitung:

Einrichten einer stundenweise erfassten Abwesenheitsart

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Abwesenheit, geben Sie einen Namen für die neue Abwesenheitsart an und klicken Sie auf das Grey.png-Symbol.
  2. Wählen Sie für die Abwesenheitsart eine Kalenderfarbe und eine Kategorie aus.
  3. Wählen Sie unter Abwesenheiten erfassen in...Beachten Sie, dass Sie die Zeiteinheit nicht mehr ändern können, sobald die Abwesenheitsart einmal angelegt ist.
  4. Legen Sie fest, ob Mitarbeiter ein Attest hochladen müssen, wenn sie diese Abwesenheitsart beantragen.
  5. Legen Sie fest, ob Mitarbeiter, die aktuell als Vertretung fungieren, diese Abwesenheitsart beantragen können.
  6. Legen Sie in der Option Gültigkeitseinstellungen fest, wie die effektive Dauer von stundenweise erfassten Abwesenheiten berechnet wird (einschließlich oder ausschließlich Wochenenden und Feiertagen).
  7. Definieren Sie, ob Zeiten, die während dieser Abwesenheitsart über den Reiter Anwesenheit erfasst werden, als Arbeitszeit und somit als Überstunden gelten.
  8. Klicken Sie auf Abwesenheitsart hinzufügen, um Ihre Einstellungen zu speichern.

Tipp:
Mitarbeiter müssen mindestens über das Ansichtsrecht verfügen, um diese Abwesenheitsart unter Mitarbeiterprofil >Abwesenheit zu sehen, sowie mindestens über ein Vorschlagsrecht, um sie unter Mitarbeiterprofil > Abwesenheit beantragen zu können.

Mitarbeiter benötigen außerdem separate Zugriffsrechte, um die Abwesenheiten anderer Mitarbeiter in ihrem globalen Kalender zu sehen.Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Erstellen eines Kontingents für eine stundenweise erfasste Abwesenheitsart

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Abwesenheit und wählen Sie die im vorherigen Schritt angelegte Abwesenheitsart aus.
  2. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Regelung erstellen
  3. Unter Grundeinstellungen, geben Sie einen Namen für das Kontingent ein; definieren Sie, ob das Anspruchsjahr jährlich am 1. Januar beginnt oder am Jahrestag der Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters, und tragen Sie den Jahresanspruch in Stunden ein.
    Settings_Abesences_Create_Accrual_Policy_1en-us.png
  4. Unter Vergabe legen Sie die Vergabemethode fest, um den Anspruch auf eine Einmalzahlung (am 1. Januar oder am Arbeitsjubiläum des Arbeitnehmers; je nachdem, was Sie im vorherigen Schritt ausgewählt haben) oder in monatlichen Zahlungen (im Voraus oder am Ende eines jeden voll gearbeiteten Monats) zuzuteilen.
  5. Definieren Sie unter Anfang/Ende des Arbeitsverhältnisses die geltende Anteilsregel für den Anfang des Arbeitsverhältnisses und das Ende des Arbeitsverhältnisses.
  6. Legen Sie unter Übertrag fest, ob Mitarbeiter ihre Ansprüche auf das Folgejahr übertragen dürfen. Falls ja, bestimmen Sie, wie viele Stunden wie lang übertragen werden dürfen.
  7. Legen Sie unter Auf Betriebszugehörigkeit basierende Regeln fest, ob der jährliche Anspruch basierend auf der Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters automatisch erhöht wird. Wenn ja, definieren Sie die Häufigkeit (nur einmalig oder wiederkehrend alle X Jahre), die Anzahl der zusätzlich vergebenen Stunden sowie der Zeitpunkt (am Jahrestag der Betriebszugehörigkeit oder zum Beginn des Anspruchsintervalls nach dem Jahrestag der Betriebszugehörigkeit).
  8. Prüfen Sie in der Übersicht, dass Sie die Regelung korrekt konfiguriert haben, und klicken Sie auf Bestätigen und erstellen.

Zuweisung eines Kontingents für eine stundenweise erfasste Abwesenheitsart

  1. Navigieren Sie zur Mitarbeiterliste entweder direkt über die Kontingenteinstellungen oder durch Anklicken des Employees.png-Symbols.
  2. Wählen Sie alle Mitarbeiter aus, denen Sie das Kontingent zuweisen möchten, und klicken Sie auf Aktionen > Regelung zur Kontingentbildung ändern.
  3. Wählen Sie die stundenweise erfasste Abwesenheitsart sowie das Kontingent aus, das Sie zuweisen möchten. Legen Sie auch fest, ab wann es in Kraft treten soll.
  4. Klicken Sie auf Kontingent aktualisieren, um Ihre Auswahl zu bestätigen.Alternativ können Sie auch in einzelnen Mitarbeiterprofilen Kontingente direkt zuweisen.
  5. Suchen Sie nach dem betreffenden Mitarbeiter und navigieren Sie zu Mitarbeiterprofil > Abwesenheit
  6. Wählen Sie die stundenweise erfasste Abwesenheit in der rechten Leiste aus und klicken Sie auf Regelung jetzt zuweisen.
  7. Wählen Sie das Kontingent aus, das Sie zuweisen möchten, und ab wann es anwendbar sein soll.
  8. Klicken Sie auf Kontingent aktualisieren, um Ihre Auswahl zu bestätigen.

Überstunden in stundenweise erfasste Abwesenheitskontostände umwandeln

convert-overtime_de.png

  1. Gehen Sie zu Mitarbeiterprofil > Anwesenheit > Überstunden und Minusstunden.
  2. Klicken Sie im Widget auf die drei Punkte und wählen Sie Weitere Details.
  3. Klicken Sie auf Überstunden in Zeitausgleich umwandeln. Dies öffnet ein neues Fenster.

    ▶︎ Hier sehen Sie den aktuellen Stand des Überstundenkontos des Mitarbeiters oben angezeigt.
    ▶︎ Wählen Sie unter Überstunden umwandeln in die gewünschte stundenweise erfasste Abwesenheitsart.
    ▶︎ Wählen Sie unter Wirksamkeitsdatum das Datum, ab dem die Änderung angewendet werden soll.
    ▶︎ Geben Sie unter Überstunden, die umgewandelt werden die gewünschte Überstundenzahl ein.
    ▶︎ Mit dem Umrechnungsfaktor legen Sie fest, wie viele Überstunden einer neuen Stunde Auszeit entsprechen sollen. 
    ▶︎ Unter Zeitausgleich sehen Sie, wie viele Stunden der Mitarbeiter erhalten wird.

  4. Klicken Sie auf Umwandeln, um die Änderung zu übernehmen.
  5. Gehen Sie zu Mitarbeiterprofil > Abwesenheit und klicken Sie auf die gewünschte stundenweise erfasste Abwesenheitsart, wo Sie den neuen Abwesenheitskontostand unter Anspruch angezeigt sehen.

Erstellung von benutzerdefinierten Berichten für stundenweise erfasste Abwesenheitsarten 

  1. Navigieren Sie zu Berichte > Benutzerdefinierte Berichte und klicken Sie auf Neuen Bericht erstellen.
  2. Fügen Sie einen Berichtnamen und eine Beschreibung für den neuen benutzerdefinierten Bericht hinzu.
  3. Wählen Sie den Berichtstyp Zeitspanne und legen Sie diese unter Datum fest.
  4. Fügen Sie gewünschte Attribute als Tabellenspalten hinzu.
  5. Fügen Sie die Attributssektion SAMMLUNG: ABWESENHEITSARTEN (6 SPALTEN) hinzu.Sie können alle oder spezifische Abwesenheitsarten wählen.Das Sammlungs-Attribut fügt für jede gewählte Abwesenheitsart die folgenden Spalten in den Bericht ein: Abwesenheitsart, Benutzerdefinierte ID, Startdatum der Abwesenheit, Enddatum der Abwesenheit, Abwesenheitsdauer (Tage) und Abwesenheitsdauer (Stunden).
  6. Fügen Sie die folgenden Attribute aus dem Bereich ABWESENHEITSATTRIBUTE hinzu: Kontostand heute (Stunden), Kontostand zu Beginn des für den Bericht gewählten Zeitraums (Stunden), Kontostand am Ende des für den Bericht gewählten Zeitraums (Stunden).

Bulk-Import stundenweise erfasster Abwesenheiten

  1. Laden Sie die Excel-Vorlage DE Upload von Abwesenheitszeiträumen herunter, die im Download-Bereich dieses Artikels verfügbar ist.Alternativ können Sie auch Ihre eigene Vorlage erstellen (unterstützte Formate sind .xlsx,.csv, .xls), die allerdings dieselben acht Spalten enthalten muss:

    ▶ ︎ E-Mail-Adresse des Mitarbeiters; genau so, wie sie in Personio hinterlegt ist
    ▶ ︎ Abwesenheitstyp; genau so, wie sie in Personio hinterlegt ist (aufGroß- und Kleinschreibung achten)
    ▶ ︎ Anfangsdatum; im Format TT.MM.JJJJ
    ▶ ︎ Enddatum; im Format TT.MM.JJJJ
    ▶ ︎ Anfangszeit; im Format HH:MM
    ▶ ︎ Endzeit; im Format HH :MM
    ▶ ︎ Halber Tag erster Tag; wenn der erste Tag als halber Tag genommen wurde (1 für ja, sonst leer lassen)
    ▶ ︎ Halber Tag letzter Tag; wenn der letzte Tag als halbtägige Abwesenheit genommen wurde (1 für ja, sonst leer lassen)

  2. Füllen Sie die Excel-Vorlage mit den Informationen zu den stundenweise erfassten Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter aus.

    Hinweis:
    Die Start- und Endzeiten werden nur für stundenweise erfasste Abwesenheiten von weniger als einem Tag benötigt (beispielsweise ein Arztbesuch von 10:00 bis 11:00 Uhr). Für stundenweise erfasste Abwesenheiten von vollen oder mehreren Tagen können diese Spalten ignoriert werden.

    Hinweis:
    Wenn Sie die Daten in die Excel-Vorlage kopieren, stellen Sie sicher, dass Sie das Format der beiden Spalten Startzeit und Endzeit anschließend in Text ändern ( Rechtsklick > Zellen formatieren > Kategorie > Text).

  3. Navigieren Sie zu Importe > Upload von Abwesenheiten und laden Sie die Excel-Datei hoch. 
  4. Weisen Sie die Spalten in Ihrer Excel-Datei den entsprechenden, in Personio gespeicherten Attributen zu.
  5. Überprüfen Sie die Vorschau des Imports und klicken Sie auf Importieren, wenn alles korrekt ist.

Bulk-Import von stundenweise erfassten Kontoständen

    1. Laden Sie die Excel-Vorlage EN Abgrenzungssaldo Upload herunter, die im Abschnitt Downloads dieses Artikels verfügbar ist. Alternativ können Sie auch Ihre eigene Vorlage erstellen (unterstützte Formate sind .xlsx,.csv,.xls),die dieselben vier Spalten enthalten muss.

      ▶ ︎ E-Mail-Adresse des Mitarbeiters; genau wie in Personio gespeichert
      ▶ ︎ Abwesenheitstyp, genau wie in Personio gespeichert (inkl.Groß- und Kleinschreibung beachten)
      ▶ ︎ Balance; im Format DD oder HH, abhängig von der für den Abwesenheitstyp eingestellten Zeiteinheit. Wenn der Saldo auch einen halben Tag oder eine halbe Stunde umfasst, muss er im Format DD.5 oder HH.5 eingegeben werden.
      ▶ ︎ Bilanzdatum (optional); im Format TT.MM.JJJJ.

    2. Füllen Sie die Excel-Vorlage mit den Informationen zu den stundenweise erfassten Kontoständen Ihrer Mitarbeiter aus.

    3. Navigieren Sie zu Importe > Upload des Abwesenheit-Kontostands und laden Sie die Excel-Datei hoch. 
    4. Weisen Sie die Spalten in Ihrer Excel-Datei den entsprechenden, in Personio gespeicherten Attributen zu.
    5. Überprüfen Sie die Vorschau des Imports und klicken Sie auf Importieren, wenn alles korrekt ist.

 

Kommentare

0 Kommentare

Zu diesem Beitrag können keine Kommentare hinterlassen werden.

    Themen dieses Artikels