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Dieser Artikel erläutert die Funktion Global Task Management und die Inbox, in der Mitarbeiter auf Benachrichtigungen und Aufgaben zugreifen können.
Was ist Global Task Management?
In Personio erhalten alle Mitarbeiter Benachrichtigungen und Aufgaben, die durch Erinnerungen oder Workflows wie Genehmigungen, Onboarding und Offboarding ausgelöst werden. Mit dem Global Task Management (globales Aufgabenmanagement) werden diese Benachrichtigungen und Aufgaben in einer zentralen Inbox angezeigt, die von überall im Tool zugänglich ist. So können alle Nutzer, von Administratoren bis hin zu Mitarbeitern, auf ihre Benachrichtigungen und Aufgaben zugreifen und diese bearbeiten, während sie gleichzeitig durch andere Bereiche des Tools navigieren.
In unserem Video erhalten Sie eine kurze Einführung zum Global Task Management.
Die Inbox
Die Inbox ermöglicht den zentralen Zugriff auf alle Benachrichtigungen und Aufgaben innerhalb von Personio. Sie befindet sich rechts oben im Tool und kann von jedem Bereich aufgerufen werden.
So sieht die Inbox für Nutzer mit Administratorrechten aus
Hinweis: Benachrichtigungen sind ausschließlich in der Inbox verfügbar, während Aufgaben in der Inbox und im Widget Aufgaben auf dem Dashboard angezeigt werden.
Aufgaben
Aufgaben sind Benachrichtigungen, die eine Aktion erfordern, z. B. Zeiterfassungs- oder Abwesenheitsanfragen oder Änderungen an den Personaldaten, die vom Nutzer zu genehmigen sind. Aufgaben werden in der Inbox unter Aufgaben und im Dashboard im Widget Aufgaben angezeigt. In beiden Fällen können Nutzer die Folgeaktionen für viele Aufgaben direkt in der Inbox oder im Dashboard erledigen.
Diese Tabelle zeigt mögliche Aufgaben und Aktionen:
| Aufgabentyp | Aufgabe | Aktion |
| Anwesenheiten | Zeiterfassungsanfrage gebündelt nach Mitarbeiter | Zu Anwesenheitsanfragen navigieren und prüfen |
| Abwesenheiten | Abwesenheitsanfrage | Direkt aus der Inbox genehmigen oder ablehnen |
| Vertretungsanfrage für eine Abwesenheit | Direkt aus der Inbox genehmigen oder ablehnen | |
| Überschneidung von Abwesenheitsperioden | Im Unternehmenskalender prüfen oder direkt aus der Inbox genehmigen | |
| Hochladen von Attesten für Krankheitstage | Zum Reiter Abwesenheit navigieren und Attest hochladen | |
| Genehmigung von Attesten für Krankheitstage | Zum Reiter Dokumente navigieren, um das Attest zu prüfen, oder direkt aus der Inbox genehmigen | |
| Negativer Abwesenheitskontostand | Zum Reiter Abwesenheit navigieren, um den Kontostand zu prüfen, oder direkt aus der Inbox genehmigen | |
| Genehmigung von Anfragen auf die Löschung von Abwesenheitsperioden | Anfrage nach der Löschung einer Abwesenheit prüfen | |
| Mitarbeiterdaten | Änderungsanfrage für ein Attribut | Zu Änderungsanfragen für Attribute navigieren und prüfen |
| Vertragsende | Zum Mitarbeiterprofil navigieren, um den Vertrag zu verlängern oder die Kündigung zu terminieren | |
| Recruiting | Feedback-Anfrage | Zur Recruiting-Bereich navigieren und prüfen |
| Feedback Kommentar | Zur Recruiting-Bereich navigieren und prüfen | |
| Interview-Evaluation | Zur Recruiting-Bereich navigieren und prüfen | |
| Onboarding und Offboarding | Onboarding- und Offboarding-To-dos |
Zum Mitarbeiterprofil navigieren und prüfen |
| Lohnbuchhaltung | Prüfung der Lohnbuchhaltung | Zur Sektion Lohnbuchhaltung navigieren und prüfen |
Um nur die Aufgaben anzuzeigen, an denen Sie arbeiten möchten, können Sie nach bestimmten Aufgabentypen wie Abwesenheiten, On-/Offboarding oder Recruiting filtern.
Benachrichtigungen
Benachrichtigungen sind Erinnerungen, die Mitarbeiter über einmalige Ereignisse informieren und keine weitere Aktion erfordern. Sie werden in der Regel von Erinnerungen ausgelöst. Lesen Sie mehr über Erinnerungen in unserem Artikel Erstellen von Workflows für Erinnerungen.
Im Aufgaben-Widget auf dem Dashboard informiert Sie ein roter Punkt rechts neben dem Button Benachrichtigungen über neue Benachrichtigungen.
Benachrichtigungen, wie sie im Konto eines Mitarbeiters ohne Administratorrechte angezeigt werden
Hinweis: Benachrichtigungen sind ausschließlich in der Inbox verfügbar.
Benachrichtigungen werden im Allgemeinen für Folgendes ausgelöst:
- Enddatum der Probezeit
- Anstelldatum
- Letzter Arbeitstag
- Vertragsende
- Austrittsdatum
- Letzte Gehaltsanpassung
- Nächste Abwesenheit
- Geburtstag
- Ablaufdatum des Visums
- Alle anderen Erinnerungen, die für benutzerdefinierte Attribute des Typs „Datum“ eingerichtet wurden, zum Beispiel Erinnerungen an Performance-Gespräche .