Global Task Management

 

Dieser Artikel erläutert die Funktion Global Task Management und die Inbox, in der Mitarbeiter auf Benachrichtigungen und Aufgaben zugreifen können.

 

Was ist Global Task Management?

In Personio erhalten alle Mitarbeiter Benachrichtigungen und Aufgaben, die durch Erinnerungen oder Workflows wie Genehmigungen, Onboarding und Offboarding ausgelöst werden. Mit dem Global Task Management (globales Aufgabenmanagement) werden diese Benachrichtigungen und Aufgaben in einer zentralen Inbox angezeigt, die von überall im Tool zugänglich ist. So können alle Nutzer, von Administratoren bis hin zu Mitarbeitern, auf ihre Benachrichtigungen und Aufgaben zugreifen und diese bearbeiten, während sie gleichzeitig durch andere Bereiche des Tools navigieren. 

In unserem Video erhalten Sie eine kurze Einführung zum Global Task Management.

 

Die Inbox 

Die Inbox ermöglicht den zentralen Zugriff auf alle Benachrichtigungen und Aufgaben innerhalb von Personio. Sie befindet sich rechts oben im Tool und kann von jedem Bereich aufgerufen werden.

 

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So sieht die Inbox für Nutzer mit Administratorrechten aus

 

Hinweis: Benachrichtigungen sind ausschließlich in der Inbox verfügbar, während Aufgaben in der Inbox und im Widget Aufgaben auf dem Dashboard angezeigt werden.

 

Aufgaben 

Aufgaben sind Benachrichtigungen, die eine Aktion erfordern, z. B. Zeiterfassungs- oder Abwesenheitsanfragen oder Änderungen an den Personaldaten, die vom Nutzer zu genehmigen sind. Aufgaben werden in der Inbox unter Aufgaben und im Dashboard im Widget Aufgaben angezeigt. In beiden Fällen können Nutzer die Folgeaktionen für viele Aufgaben direkt in der Inbox oder im Dashboard erledigen. 

Diese Tabelle zeigt mögliche Aufgaben und Aktionen:

Aufgabentyp Aufgabe Aktion
Anwesenheiten Zeiterfassungsanfrage gebündelt nach Mitarbeiter Zu Anwesenheitsanfragen navigieren und prüfen
Abwesenheiten Abwesenheitsanfrage Direkt aus der Inbox genehmigen oder ablehnen
Vertretungsanfrage für eine Abwesenheit Direkt aus der Inbox genehmigen oder ablehnen
Überschneidung von Abwesenheiten Im Unternehmenskalender prüfen oder direkt aus der Inbox genehmigen
Hochladen von Attesten für Krankheitstage Zum Reiter Abwesenheit navigieren und Attest hochladen
Genehmigung von Attesten für Krankheitstage Zum Reiter Dokumente navigieren, um das Attest zu prüfen, oder direkt aus der Inbox genehmigen
Negativer Abwesenheitskontostand Zum Reiter Abwesenheit navigieren, um den Kontostand zu prüfen, oder direkt aus der Inbox genehmigen
Genehmigung von Anfragen auf die Löschung von Abwesenheitsperioden Anfrage nach der Löschung einer Abwesenheit prüfen
Mitarbeiterdaten Änderungsanfrage für ein Attribut Zu Änderungsanfragen für Attribute navigieren und prüfen
Vertragsende Zum Mitarbeiterprofil navigieren, um den Vertrag zu verlängern oder die Kündigung zu terminieren
Recruiting  Feedback-Anfrage Zur Recruiting-Bereich navigieren und prüfen
Feedback Kommentar Zur Recruiting-Bereich navigieren und prüfen
Interview-Evaluation Zur Recruiting-Bereich navigieren und prüfen
Onboarding und Offboarding Onboarding- und Offboarding-To-dos

Zum Mitarbeiterprofil navigieren und prüfen

Lohnbuchhaltung Prüfung der Lohnbuchhaltung Zur Sektion Lohnbuchhaltung navigieren und prüfen

Um nur die Aufgaben anzuzeigen, an denen Sie arbeiten möchten, können Sie nach bestimmten Aufgabentypen wie Abwesenheiten, On-/Offboarding oder Recruiting filtern. 

 

Benachrichtigungen

Benachrichtigungen sind Erinnerungen, die Mitarbeiter über einmalige Ereignisse informieren und keine weitere Aktion erfordern. Sie werden in der Regel von Erinnerungen ausgelöst. Lesen Sie mehr über Erinnerungen in unserem Artikel Erstellen von Workflows für Erinnerungen

Im Aufgaben-Widget auf dem Dashboard informiert Sie ein roter Punkt rechts neben dem Button Benachrichtigungen über neue Benachrichtigungen.

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Benachrichtigungen, wie sie im Konto eines Mitarbeiters ohne Administratorrechte angezeigt werden

 

Hinweis: Benachrichtigungen sind ausschließlich in der Inbox verfügbar.

Benachrichtigungen werden im Allgemeinen für Folgendes ausgelöst:

  • Enddatum der Probezeit
  • Anstelldatum
  • Letzter Arbeitstag
  • Vertragsende
  • Austrittsdatum
  • Letzte Gehaltsanpassung
  • Nächste Abwesenheit
  • Geburtstag
  • Ablaufdatum des Visums
  • Alle anderen Erinnerungen, die für benutzerdefinierte Attribute des Typs „Datum“ eingerichtet wurden, zum Beispiel Erinnerungen an Performance-Gespräche .

 

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