Best Practice für Steuerkanzleien: Aufsetzen und Abrechnen mit der DATEV-Integration

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Schritte Sie als Steuerkanzlei zum Aufsetzen und Autorisieren der DATEV Integration für Ihre Mandanten durchführen müssen und erhalten eine beispielhafte Prozessbeschreibung für den ersten Abrechnungsmonat. 

Für Fragen und Unterstützung bei der Bestellung und Einrichtung der Lohnprogramme bietet DATEV die Möglichkeit, kostenlos und zeitnah einen Termin mit dem DATEV-Partner-Onboarding-Team zu buchen.

Aufsetzen der DATEV-Integration

Sobald Ihr Mandant die Integration bei Personio bestellt hat und diese aufgesetzt wurde, sind folgende Schritte von Ihnen durchzuführen um für DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt Services zu buchen:

  1. DATEV Produktbestellung
    • Mandantenübersicht in DATEV öffnen
    • MyDATEV Mandantenregistrierung starten
    • Login via SmartCard oder SmartLogin
    • Produkt: Lohnimportdatenservice bestellen
    • Produkt: Lohnauswertungsdatenservice bestellen
    • Mandanten registrieren oder neuen Mandanten anlegen
    • Bestellung abschließen
  2. Kanzlei-Rechte freischalten
    • Rechteverwaltung online aufrufen
    • Registerkarte Mitarbeiter öffnen
    • Mitarbeiter und SmartCard auswählen

      Beachten Sie, dass sofern Sie den Lohnimportdatenservice einrichten möchten, bei Nutzung eines Kommunikationsservers (DFÜ-Profil im Netzbetrieb) zusätzlich Rechte auf den DATEV-Benutzer freigeschaltet werden müssen.

    • Lohnimportdatenservice & - auswertungsdatenservice auswählen und Datenfreigabe hinzufügen
    • Berater- und Mandantennummer hinterlegen
  3. Autorisierung in Personio (dieser Schritt ist von Ihrem Mandanten durchzuführen)
    • Stellen Sie Ihrem Mandanten hierzu die Berater- und Mandantennummer zur Verfügung
  4. Unterstützen beim Datenabgleich
    • Helfen Sie Ihrem Mandanten die Daten zwischen DATEV und Personio zu harmonisieren (z.B. mit dem DALY Export)

Detaillierte Informationen zu den oben aufgeführten Schritten finden Sie in diesem Video und zusätzlich in diesem Hilfe-Center Artikel von DATEV. Falls es sich bei dem Mandanten um einen Selbstbucher handelt, finden Sie hier zusätzliche Informationen zum Vorgehen. 

 

Der erste Abrechnungsmonat mit DATEV und Personio

Falls am Ende des Setups noch kein Datenabgleich zwischen DATEV und Personio stattgefunden hat, gleichen Sie gemeinsam mit Ihrem Mandanten vor dem ersten Abrechnungsmonat die Daten beider Systeme ab und aktualisieren diese ggf. im jeweiligen System.

  1. Einrichten des externen Accountzugriffs:
    • Im Idealfall legt Ihr Mandant Sie als externen Mitarbeiter in Personio an und vergibt Ihnen gemäß des Artikels Rechte auf die abrechnungsrelevanten Bereiche in Personio.
    • Hierdurch haben Sie die Möglichkeit untermonatig Daten zu überprüfen und wenn nötig und gewünscht direkt Anpassungen durchzuführen.
  2. Datenübertragung und Vorbereitung der Lohnabrechnung:
    • Personalstammdaten und Fixgehälter (ausschließlich DATEV LODAS) werden über den Lohnimportdatenservice direkt an Personio an das DATEV Rechenzentrum übertragen und dann von Ihnen in DATEV hochgeladen.
    • Weitere abrechnungsrelevante Daten entnehmen Sie der vorbereitenden Lohnbuchhaltung und/ oder dem Payroll Export. Diese importieren Sie oder pflegen die Datenänderungen manuell in DATEV ein.
  3. Durchführen der Abrechnung:
    • Führen Sie die Abrechnung wie gewohnt in DATEV durch.
  4. Hochladen des abrechnungsrelevanten Dokumente:
    • Sobald die Lohnabrechnung in DATEV abgeschlossen ist und die Lohnscheine verfügbar sind (ggf. nach einer Sperrzeit von fünf Tagen), kann Ihr Mandant die Lohnscheine mit Hilfe des Lohnauswertungsdatenservice direkt von DATEV nach Personio übertragen und in die jeweiligen Mitarbeiterprofile übertragen.
    • Weitere abrechnungsrelevante Dokument, wie z.B. Lohnsteuerbescheinigungen und Sozialversicherungsmeldungen können per Multi-Upload in Personio hochgeladen werden.

 

Beispielhafte Darstellung des monatlichen Abrechnungsprozesses

Die nachfolgende Graphik stellt den monatlichen Abrechnungsprozess stark vereinfacht dar und dient dazu die grundlegenden Schritte und Zusammenhänge übersichtlich darzustellen.

datev-monthly-workflow_de.png

 

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