Qualitätsprüfung (Personalverwaltung)

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Einstellungen Sie vor der Einführung von Personio in Ihrem Unternehmen prüfen sollten. Nur die Vollständigkeit dieser Einstellungen gewährleistet eine intakte Nutzung Ihres Personio-Accounts.

 

Notwendige Einstellungen

Bitte stellen Sie sicher, dass folgende Punkte vollständig und korrekt hinterlegt sind.  

Allgemeine Einstellungen

  • Die Adresse Ihres Standortes ist vollständig angelegt (ausgenommen Remote-Standorte). Dies ist wichtig, da externe Jobbörsen diese Angaben bei der Nutzung des Bereichs Recruiting standardmäßig abfragen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.
  • Gewährt Ihr Unternehmen neben den gesetzlichen Feiertagen zusätzliche "(halbe) freie Tage" (z. B. am 24.12. oder 31.12.), wurde unter Einstellungen > Feiertage ein benutzerdefinierter Feiertagskalender angelegt, der anschließend den jeweiligen Standorten zugewiesen wurde. Mehr Informationen erhalten Sie hier.
  • Unter Einstellungen > Support > Support- und Weisungsberechtigte wurden bis zu zwei Personen inklusive Anrede und Telefonnummer hinterlegt. Nur Support- und Weisungsberechtigte dürfen Anfragen bei unserem Kundenservice stellen und bei Bedarf Weisungen erteilen.

Um die Vollständigkeit der Daten aller Mitarbeitenden effizient zu prüfen, erstellen Sie in der Mitarbeiterliste eine persönliche Ansicht mit allen relevanten Attributen. Wie Sie Spalten anpassen sowie Ansichten speichern, erfahren Sie hier.

  • Bei allen (internen) Mitarbeitenden ist ein Anstelldatum hinterlegt. Alle Informationen zu diesem Thema erhalten Sie hier.
  • Der Vorgesetzte wurde im Mitarbeiterprofil hinterlegt. Hier erfahren Sie, welche Funktionen damit verknüpft sind. Bei Mitarbeitenden ohne Vorgesetzten (z. B. C-Level) können Sie diesen Punkt ignorieren.
  • Bei allen Mitarbeitenden ist das Gehalt (Fixgehalt oder Stundenlohn) hinterlegt. 
  • Die Wochenstunden der Mitarbeitenden (im Mitarbeiterprofil unter dem Reiter Informationen ;> Sektion ;> Personalinformationen) stimmen mit dem Arbeitszeitmodell (im Mitarbeiterprofil unter dem Reiter Anwesenheit) überein. (Dies können Sie recht schnell über die Mitarbeiterliste für alle Mitarbeitende überprüfen. Sie benötigen dafür eine Ansicht welche die Wochenstunden und die Arbeitszeiten beihaltet.) Das Arbeitszeitmodell hat Auswirkungen auf das Arbeitszeitkonto und die anteilige Berechnung des Urlaubsanspruchs. Alle Informationen dazu finden Sie hier.
  • Allen Mitarbeitenden mit Urlaubsanspruch wurde ein Urlaubskontingent zugewiesen. Wie Sie Urlaubskontingente zuweisen, erfahren Sie hier.

Vorbereitende Lohnbuchhaltung

  • Personio bietet Ihnen die Möglichkeit verschiedene Abrechnungsgruppen zu hinterlegen, für die separate Lohnabrechnungsexporte erstellt werden. Abrechnungsgruppen können nach allen Attributen des Typs Auswahlliste gebildet werden. Haben Sie Abrechnungsgruppen gebildet (z.B. nach Abrechnungsart), ist dieses Attribut bei allen Mitarbeitenden gepflegt. Wie Sie eine übersichtliche Vorschau Ihrer Lohnabrechnung erstellen, indem Sie Abrechnungsgruppen und -perioden definieren, erfahren Sie hier.

DATEV Integration (nur relevant für Deutschland)

Sollten Sie die DATEV Integration nicht nutzen, können Sie die nächsten zwei Punkte überspringen.

  • Unter Einstellungen > Gehalt & Lohnbuchhaltung > Arbeitgeberinformationen sind Berater- und Mandantennummer hinterlegt. 
  • Der Autorisierungsprozess für die Nutzung des DATEVConnect online Service (DATEV Lohnimportdatenservice, DATEV Lohnauswertungsdatenservice) wurde unter Einstellungen > Gehalt & Lohnbuchhaltung > DATEV Integration durchgeführt. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.

Arbeitszeitmodelle

  • Die Gesamtstundenanzahl innerhalb eines Arbeitszeitmodells, die Sie unter Einstellungen > Anwesenheit festlegen, stimmt mit der Stundenanzahl im Titel des Arbeitszeitmodells überein. Haben Sie bspw. ein Arbeitszeitmodell mit dem Namen "Teilzeit 20h, Mo-Fr" angelegt, sollten die Stunden innerhalb des Arbeitszeitmodells in Summe 20 Stunden ergeben.

Abwesenheiten und Kontingentregeln

  • Bei Abwesenheitsarten wie z.B. Krankheit, Kind krank oder Home Office ist die Einstellung Erlaube Mitarbeitern, die jemanden vertreten, diese Abwesenheit zu beantragen auf Ja gesetzt. Dies erlaubt Mitarbeitenden, die einen Kollegen in einem bestimmten Zeitraum vertreten und z. B. an diesem Tag krank werden, trotzdem die Abwesenheitsart Krankheit in Personio zu beantragen. Genauere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier
  • Die Einstellung Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten? wurde bei allen "echten" Abwesenheitsarten auf Ja gesetzt. Bei der Abwesenheitsart Home Office sollte diese Einstellung beispielsweise deaktiviert werden, da es sich hier nur um eine physische Abwesenheit handelt. Lesen Sie in diesem Helpcenter-Artikel, welche drei Auswirkungen diese Einstellung hat. 
  • Haben Sie für eine Abwesenheitsart die Kontingentbildung aktiviert (z. B. Bezahlter Urlaub), wurden entsprechende Kontingente angelegt. Wie sie (Urlaubs-)Kontingente konfigurieren, erfahren Sie hier

Mitarbeiterrollen und Zugriffsrechte & Genehmigungsprozesse

  • Alle Mitarbeitende wurden unter Einstellungen > Mitarbeiterrollen den entsprechenden Mitarbeiterrollen zugeordnet.
  • Die Mitarbeiterrolle Alle Mitarbeiter und alle weiteren Mitarbeiterrollen haben Zugriff auf neu erstellte Sektionen der Personaldaten, Dokumentkategorien sowie Abwesenheitsarten (+ Kalenderzugriff).
  • Die Mitarbeiterrolle Alle Mitarbeiter verfügt über ein Vorschlagsrecht für die Dokumentenkategorie Atteste.
  • Vorgesetzte haben über die Rolle Alle Mitarbeiter oder über eine Vorgesetzten-Rolle Zugriff auf die benötigten Personaldaten und Abwesenheitsarten ihrer Mitarbeitenden (Zugriffsrecht Meine Mitarbeiter).
  • Erinnerungen wurden erstellt und mindestens Ansichtsrechte auf den entsprechenden Bereich gewährt.
  • Der aggregierte Abwesenheitskalender ist entsprechend des Kalenderzugriffs in den Mitarbeiterrollen konfiguriert.
  • Genehmigungsprozesse sind hinterlegt und alle Genehmiger haben Zugriff auf die entsprechenden Bereiche. Weitere Informationen dazu, finden Sie hier.

Um die Zugriffsrechte zu prüfen, haben Administratoren die Möglichkeit, sich als ein bestimmter Mitarbeitender einzuloggen. Navigieren Sie hierfür auf das Mitarbeiterprofil eines Mitarbeitenden und klicken Sie oben rechts auf Als dieser Mitarbeiter anmelden.

On- und Offboarding

  • Verantwortliche Mitarbeitende wurden in allen On-/Offboarding-Gruppen hinzugefügt. (Verwenden Sie On-/Offboarding-Gruppen, wenn z.B. Sie einer ganzen Gruppe von Mitarbeitenden die Verantwortung für einen bestimmten Onboardingschritt geben wollen. Weitere Information hierzu findens Sie hier.)

 

Optionale Einstellungen

Für eine optimale Nutzung Ihres Personio-Accounts empfehlen wir Ihnen, die folgenden Punkte ebenfalls zu prüfen.

Um aktuelle Informationen bezüglich möglicher Einschränkungen von Funktionalitäten bei Personio zu erhalten, melden Sie sich auf unserer Status-Update Seite mit Ihrer E-Mail-Adresse an.

Allgemeine Einstellungen

  • Ihr Unternehmenslogo sowie alle Unternehmensinformationen wurden unter Einstellungen > Unternehmen vollständig hinterlegt. Genauere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier
  • Für den Fall, dass Sie benutzerdefinierte Sektionen und Attribute in mehreren Sprachen hinterlegen möchten, sind die Übersetzungen für die von Ihnen genutzten Sprachen eingetragen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier
  • Nicht genutzte Abteilungen und Teams wurden gelöscht.
  • Die Wochenstunden für jede Abteilung sind hinterlegt. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier

Abwesenheiten und Kontingentregeln

  • Alle für die Lohnbuchhaltung relevanten Abwesenheitsarten sind unter Einstellungen > Gehalt & Lohnbuchhaltung im Bereich Abwesenheitsarten im Reiter Abwesenheiten hinzugefügt, damit die entsprechenden Abwesenheitsperioden in der Lohnabrechnung aufgeführt werden.
  • Bei Abwesenheitenarten, für welche es erlaubt ist auch halbe Tage zu beantragen, ist dies entsprechen konfiguriert. (z.B. für den Bezahlter Urlaub ist die Einstellung Anfragen für halbe Tage erlauben? auf Ja hinterlegt.)

On- und Offboarding

  • Für alle On- und Offboardingvorlagen wurden On- bzw. Offboardingschritte angelegt. 
  • Alle On- und Offboardingschritte wurden mit Abschnitten versehen.  
  • Falls Sie einen On- oder Offboardingschritt mit dem Aufgabenelement Dokument herunterladen angelegt haben, wurden die entsprechenden Dokumente hochgeladen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier

Sie haben nicht gefunden wonach Sie suchen?

Wir helfen Ihnen gerne weiter! Schreiben Sie uns einfach eine Nachricht mit Ihren Fragen und wir melden uns so bald wie möglich bei Ihnen zurück.

Anfrage einreichen

Kommentare

0 Kommentare

Zu diesem Beitrag können keine Kommentare hinterlassen werden.

    Themen dieses Artikels