Beta-Test | Abwesenheitserfassung in Stunden | September 2021

Dieser Artikel enthält Informationen für Teilnehmer am Beta-Test der ersten Version von Personios Funktion „Stundenweise Erfassung von Abwesenheiten — Stundenweise Erfassung von Abwesenheiten (Light)“. Wir danken Ihnen vielmals für die Teilnahme an diesem Test!

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Phasen des Beta-Tests

Der geplante zeitliche Ablauf des Beta-Tests sieht wie folgt aus:

Zeit

Bedeutung

17. Mai

Start: Version 0.9 — Die folgenden Funktionalitäten werden in Ihrem Personio-Account freigeschaltet.

KW 20+

Verschiedene Fehlerbehebungen

Abwesenheitshistorie für Abwesenheitsarten, die in Stunden dokumentiert werden

Details der stündlichen Abwesenheitsperiode in der Abwesenheitszeitleiste anzeigen

August

Zusammenfassung von Abwesenheiten in benutzerdefinierten Berichten

Angepasste Abwesenheitsart-IDs für benutzerdefinierte Berichte

September

Version 1.0: Stundenweise Erfassung von Abwesenheiten mit Basis-Anspruchsregeln

 

Umfang des Beta-Tests

Stundenweise Erfassung von Abwesenheiten (Light) – Version 0.9

Die folgenden Funktionalitäten sind in der aktuellen Phase dieses Beta-Tests verfügbar:

Administratoren/HR-Manager:

  • Legen Sie neue Abwesenheitsarten an, die stundenweise verwaltet werden (z.B. Arzttermine, persönliche Angelegenheiten usw.).
  • Legen Sie bestimmte Anforderungen fest für Abwesenheitsarten, die stundenweise verwaltet werden (z. B. das Hochladen von Dokumenten).
  • Machen Sie Abwesenheitsarten, die stundenweise verwaltet werden, für Mitarbeiter über den Bereich Zugriffsrechte zugänglich.
  • Konfigurieren Sie Kalenderzugriffsrechte für Abwesenheitsarten, die stundenweise verwaltet werden.

Neu in v1.0 – Erfassung von Abwesenheiten in Stunden 

  • Legen Sie für Abwesenheitsarten die in Stunden erfasst werden Kontingente an und konfigurieren Sie Spezifikationen für Kontingente:
    • Jährlicher Anspruch
    • Vergabe des Anspruchs: jährlich oder monatlich
    • Zeitpunkt der Bildung bei monatlichem Kontingent: Monatsanfang oder -ende
    • Anteiliger Anspruch bei Beginn und Ende der Beschäftigung: nicht anteilig, anteilig auf der Basis der gearbeiteten Monate, anteilig auf der Basis der gearbeiteten Tage
  • Verwalten Sie Kontingente für stundenweise erfasste Abwesenheitsarten:
    • Rufen Sie Kontingente und ihre Spezifikationen in den Einstellungen der Abwesenheitsarten auf
    • Weisen Sie Kontingente im Mitarbeiterprofil oder in der Mitarbeiterübersicht zu, oder entfernen Sie diese
  • Verfolgen Sie die Historie der Kontingente von Mitarbeitern für stundenweise erfasste Abwesenheitsarten, wenn ein Kontingent zugewiesen wird
  • Verfolgen Sie die Historie der Kontostände von Mitarbeitern für stundenweise erfasste Abwesenheitsarten, wenn ein Kontingent zugewiesen wird
  • Verfolgen Sie Kontostände von Mitarbeitern für stundenweise erfasste Abwesenheitsarten, wenn ein Kontingent zugewiesen wird

Mitarbeiter

  • Sehen Sie eigene Abwesenheiten, die stundenweise erfasst werden, im Reiter Abwesenheiten.*
  • Beantragen Sie Abwesenheiten, die in Stunden über Personio (online) erfasst werden: Halbtägige Abwesenheiten (z. B. ein paar Stunden im Laufe eines Tages), ganztägige Abwesenheiten und mehrtägige Abwesenheiten.
  • Sehen Sie eigene stundenweise erfasste Abwesenheiten und die Ihrer Kollegen im Verlauf Abwesenheiten.**

Genehmiger (sofern zutreffend)

  • Erhalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Anfragen für stundenweise erfasste Abwesenheiten geprüft werden sollen.
  • Sehen Sie Anfragen zur Prüfung von stundenweise erfassten Abwesenheiten und reagieren Sie mit der passenden Aktion. 

* Sobald eine in Stunden erfasste Abwesenheitsart erstellt wurde, müssen die Mitarbeiter zumindest über Ansichtsrechte verfügen, um diese Abwesenheitsart im Reiter Abwesenheit im Mitarbeiterprofil sehen zu können. Damit sie für diese Abwesenheitsart Abwesenheiten beantragen können, müssen die Mitarbeiter mindestens über ein Vorschlagsrecht verfügen. Weitere Informationen zu Zugriffsrechten finden Sie in diesem Artikel.

** Je nach den Einstellungen für den Kalenderzugriff sehen Mitarbeiter entweder alle Abwesenheiten einer bestimmten Art, Abwesenheiten ihrer eigenen direkten Mitarbeiter, Abwesenheiten ihres eigenen Teams/ihrer Abteilung/ihrer Gesellschaft/ihres Standorts oder gar keine Abwesenheiten.

 

Anleitung:

Erstellen und Einrichten einer stundenweise erfassten Abwesenheitsart

absence_in_hours_settings_de.gif

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Abwesenheit, geben Sie eine Bezeichnung für die neue stundenweise Abwesenheitsart an und klicken Sie auf das "+" Symbol.
  2. Wählen Sie für die Abwesenheitsart eine Kalenderfarbe und eine Kategorie aus.
  3. Wählen Sie in der Option Abwesenheiten erfassen in... Stundenstatt Tage. Bitte beachten Sie: Die Option Zeiteinheit kann nicht mehr geändert werden, nachdem die Abwesenheitsart erfolgreich erstellt worden ist.
  4. Legen Sie fest, ob Mitarbeiter ein Attest hochladen müssen, wenn sie diese Art von Abwesenheit beantragen.
  5. Legen Sie fest, ob Mitarbeiter, die aktuell als Vertretung fungieren, diese Art von Abwesenheit beantragen können.
  6. Legen Sie unter der Option Gültigkeitseinstellungen fest, wie die effektive Dauer der stundenweise erfassten Abwesenheiten berechnet wird (inklusive oder exklusive Wochenenden und Feiertage).
  7. Legen Sie fest, ob Zeit, die über den Reiter Anwesenheit während dieser Abwesenheitsart erfasst wird, als Arbeitszeit gilt und somit als Überstunden (sofern für den betreffenden Mitarbeiter Überstunden erfasst werden).
  8. Klicken Sie auf Abwesenheitsart hinzufügen, um Ihre Einstellungen zu speichern.

Definition von Zugriffsrechten für die neu angelegte Abwesenheitsart

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  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Mitarbeiterrollen und wählen Sie die Rolle Alle Mitarbeiter aus (oder eine andere Rolle, wenn Sie die Abwesenheitsart nur bestimmten Mitarbeitern zur Verfügung stellen möchten), und klicken Sie auf den Reiter Zugriffsrechte.
  2. Erweitern Sie den Abschnitt Abwesenheiten und setzen Sie das Häkchen bei mindestens Ansicht und Eigene.Dadurch können Mitarbeiter mit dieser Rolle die neu erstellte Abwesenheitsart sehen, jedoch keine Abwesenheitsanfragen stellen. Wenn Sie möchten, dass die Mitarbeiter in der aktuellen Rolle Abwesenheiten beantragen können, müssen Sie zumindest das Vorschlagsrecht gewähren, indem Sie sowohl Vorschläge als auch Eigene ankreuzen. 
  3. Klicken Sie auf Änderungen speichern.
  4. Gehen Sie zu Einstellungen > Genehmigungen und wählen Sie die neu angelegte Abwesenheitsart in der Kopfzeile aus.
  5. Klicken Sie auf Genehmigungsschritt hinzufügen und definieren Sie den Genehmiger. Dies kann entweder ein bestimmter Mitarbeiter, ein Mitarbeiter mit einer bestimmten Rolle, der Vorgesetzte des Antragstellers oder der Vorgesetzte des Vorgesetzten sein. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, wenn nötig, Mitarbeiterfilter anzulegen. Klicken Sie dann auf Speichern.

Erstellen und konfigurieren Sie Kontingente für stundenweise erfasste Abwesenheitsarten.

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  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Abwesenheit und wählen Sie die stundenweise erfasste Abwesenheit aus, für die Sie ein Kontingent anlegen möchten.
  2. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Neues Kontingent anlegen. Geben Sie den Namen des Kontingents, den jährlichen Anspruch (in Stunden) das Intervall für die Vergabe des Anspruchs und den Zeitpunkt, zu dem der Anspruch gebildet wird ein, sofern Sie ein monatliches Intervall ausgewählt haben. 
  3. Wählen Sie die Regel für die anteilige Bildung des Anspruchs zum Beginn der Beschäftigung und Ende der Beschäftigung.

Zuweisung von Kontingenten für stundenweise erfasste Abwesenheitsarten an Mitarbeiter

absence_in_hours_assign_policy_de.gif

  1. Navigieren Sie zur Mitarbeiterliste entweder direkt über die Kontingenteinstellungen oder durch Anklicken des Symbols in der Seitenleiste.
  2. Wählen Sie alle Mitarbeiter aus, denen Sie ein Kontingent zuweisen möchten, und klicken Sie auf Aktionen > Kontingent ändern.
  3. Wählen Sie die stundenweise erfasste Abwesenheitsart sowie das Kontingent aus, das Sie zuweisen möchten. Legen Sie auch fest, ab wann es anwendbar sein soll.
  4. Klicken Sie auf Kontingent aktualisieren, um Ihre Auswahl zu bestätigen.

Alternativ können Sie auch einzelnen Mitarbeiterprofilen Kontingente zuweisen. 

  1. Suchen Sie nach dem betreffenden Mitarbeiter und navigieren Sie zum Reiter Abwesenheit
  2. Wählen Sie die stundenweise erfasste Abwesenheit in der rechten Leiste aus und klicken Sie auf Kontingent festlegen
  3. Wählen Sie das Kontingent aus, das Sie zuweisen möchten, und ab wann es anwendbar sein soll.
  4. Klicken Sie auf Kontingent aktualisieren, um Ihre Auswahl zu bestätigen.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über Abwesenheiten — unabhängig von der Zeiteinheit, in der sie erfasst werden

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  1. Navigieren Sie zu Berichte > Benutzerdefinierte Berichte.
  2. Klicken Sie auf Neuen Bericht erstellen, um einen Bericht zu konfigurieren.
  3. Fügen Sie einen Berichtnamen und eine Beschreibung für den neuen benutzerdefinierten Bericht hinzu.
  4. Wählen Sie den Berichtstyp Zeitspanne  und definieren Sie das Datum.
  5. Fügen Sie gewünschte Attribute als Tabellenspalten hinzu.
  6. Fügen Sie die Attributssektion SAMMLUNG: ABWESENHEITSARTEN (6 SPALTEN) hinzu. Sie können alle oder spezifische Abwesenheitsarten wählen. Das Sammlungs-Attribut fügt die folgenden Spalten für jede gewählte Abwesenheitsart in die Tabelle ein: Abwesenheitsart, Custom Id (NEU: diese kann optional für Abwesenheitsarten bestimmt werden), Startdatum der Abwesenheit, Enddatum der Abwesenheit, Abwesenheitsdauer (Tage), Abwesenheitsdauer (Stunden).

Eintragung und Genehmigung von stundenweise erfassten Abwesenheiten

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  1. Melden Sie sich als Mitarbeiter ohne Administratorrechte an.
  2. Gehen Sie zu Mein Profil > Abwesenheit und klicken Sie auf den Tag im Kalender, an dem Sie eine Abwesenheit der neu angelegten, stundenweise erfassten Abwesenheitsart beantragen möchten.
  3. Wählen Sie im Dropdown-Menü Abwesenheitsart die neue, stundenweise erfasste Abwesenheitsart aus, legen Sie die Daten und Zeiten des Abwesenheitszeitraums fest, den Sie beantragen möchten, und fügen Sie optional einen Kommentar hinzu.
  4. Klicken Sie auf Abwesenheit beantragen, um den Antrag abzusenden und vom Genehmiger prüfen zu lassen.

Ihr Feedback

Dieser Betatest hilft uns, herauszufinden, was bei der "Light"-Version der stundenweisen Erfassung von Abwesenheiten am Besten funktioniert. Wir laden Sie daher herzlich ein, Ihr Feedback mit uns zu teilen, während Sie die neue Funktion testen.

Teilen Sie uns im folgenden Formular Ihre Gedanken und Ihr Feedback mit, sodass wir dieses zur Verbesserung der Funktion analysieren und weiter berücksichtigen können. Sie können das Formular gerne mehrmals nutzen.

 

Häufig gestellte Fragen 

Wo kann ich die Zeiteinheit für eine neue Abwesenheitsart auswählen?

Die zur Erfassung von Abwesenheiten verwendete Zeiteinheit wird auf der Ebene der Abwesenheitsart festgelegt (Einstellungen > Abwesenheit > Bearbeiten > Zeiteinheit).

Kann ich die Zeiteinheit nach der Erstellung der neuen Abwesenheitsart ändern?

Derzeit ist es nicht möglich, die Zeiteinheit zu ändern, nachdem die neue Abwesenheitsart angelegt wurde. 

Kann ich bei stundenweise erfassten Abwesenheiten eine Vertretung anfordern?

Derzeit ist es nicht möglich, für stundenweise erfasste Abwesenheiten Vertretungen anzufordern.

Kann ich bei stundenweise erfassten Abwesenheiten die Vorlage eines Attests anfordern?

Ja, Sie können vorgeben, dass für stundenweise erfasste Abwesenheiten Atteste vorgelegt werden müssen.

Kann ich für stundenweise erfasste Abwesenheitsarten Genehmigungsregeln festlegen?

Ja, Sie können für stundenweise erfasste Abwesenheitsarten spezifische Genehmigungsregeln festlegen.

Woher wissen Mitarbeiter, wie viele Stunden für eine stundenweise erfasste Abwesenheit verwendet werden?

Stundenweise erfasste Abwesenheiten können entweder innerhalb desselben Tages beginnen und enden, sich auf einen ganzen Tag oder auch über mehrere Tage – beginnend und endend mit ganzen oder halben Tagen – erstrecken.

Die effektive Dauer von stundenweise erfassten Abwesenheitsanfragen wird in allen Fällen auf der Grundlage des jeweiligen Beginn- und Enddatums und der Überschneidung dieses Zeitraums mit dem Arbeitszeitmodell des beantragenden Mitarbeiters berechnet. Die Gültigkeitseinstellungen für die Abwesenheitsart legen fest, ob Feiertage als arbeitsfreie Zeit berücksichtigt werden sollen. 

Was ist die Mindestdauer für stundenweise erfasste Abwesenheiten?

Im Abwesenheitsformular können Mitarbeiter die Beginn- und Endzeit stundenweise erfasster Abwesenheiten in Intervallen von 30 Minuten eingeben. Mitarbeiter können aber auch manuell unterschiedliche Beginn- und Endzeiten eingeben — die Mindestdauer ist 1 Minute.

Können stundenweise erfasste Abwesenheiten über die mobile Personio-App eingetragen werden?

Aktuell können stundenweise erfasste Abwesenheiten nur über die Browserversion von Personio eingetragen werden.

Bedeutet die Einführung stundenweiser Abwesenheiten, dass Bruchzahlen für tageweise erfasste Abwesenheiten (z.B. 8,33 Tage) durch hh:mm-Werte ersetzt werden?

Während stundenweise erfasste Abwesenheiten im Format hh:mm eingetragen werden, gilt für tageweise erfasste Abwesenheitskonten weiterhin das Format tt,tt.

 

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