Beta-Test | Automatische Unterstunden | März 2022 – Personio

Dieser Artikel enthält alle notwendigen Informationen für Personio-Kunden, die am Beta-Test der neuen Funktion Automatische Unterstunden teilnehmen. Vielen Dank für Ihre Teilnahme an diesem Beta-Test.

Tipp:
Klicken Sie rechts oben in der Anwendung auf den Button Folgen, um aktuelle Informationen zum Entwicklungsfortschritt und den einzelnen Beta-Phasen via E-Mail-Benachrichtigung zu erhalten.

Ablauf des Beta-Tests

Der geplante zeitliche Ablauf des Beta-Tests stellt sich folgendermaßen dar:

Zeit

Beschreibung

KW 10

Einladung zur Beta-Phase

Sie können über das Pop-up in Ihrem Personio-Konto am Beta-Test teilnehmen.

Beginn der Beta-Phase

Die folgenden Funktionalitäten werden in Ihrem Personio-Account freigeschaltet.
Die Testphase endet mit der offiziellen Freigabe der Funktionalitäten.

Umfang des Beta-Tests

Die folgende Funktion ist in der aktuellen Beta-Phase verfügbar:

Automatische Unterstunden:

Diese Funktion legt für einem Arbeitstag, an dem keine Arbeitszeit erfasst wurde, eine Negativeintragung für die Anwesenheit an. Konfigurationen können individuell nach Arbeitszeitmodell vorgenommen werden.

So aktivieren Sie automatische Unterstunden

Um für ein Arbeitszeitmodell automatische Unterstunden zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie auf Einstellungen > ARBEITSZEITEN UND ABWESENHEITEN > Anwesenheit.
Erstellen Sie ein neues Arbeitszeitmodell oder klicken Sie auf ein vorhandenes Modell. Das Arbeitszeitmodell wird auf der rechten Bildschirmseite angezeigt.
Klicken Sie neben dem Namen des Arbeitszeitmodells auf Editieren .
Gehen Sie nach unten zum Abschnitt Über- und Minusstunden. Um Überstunden zu erfassen, aktivieren Sie neben Überstunden zählen das Feld Ja. Um Unterstunden zu erfassen, aktivieren Sie neben Unterstunden erfassen? das Feld Ja.
Daraufhin wird eine neue Einstellungsoption angezeigt. Um die Funktion zu einzurichten, aktivieren Sie neben Unterstunden für Tage ohne erfasste Stunden erfassen? das Feld Ja.
Klicken Sie am unteren Bildschirmrand auf Arbeitszeitmodell speichern.

Hinweis:
Wenn Sie diese Funktion für ein Arbeitszeitmodell aktivieren, wirkt sie sich auf historische Daten aus. Wenn Sie die Funktion beispielsweise für das Arbeitszeitmodell A aktivieren, werden für jeden Arbeitstag im vergangenen Jahr, an dem ein Mitarbeiter (dem das Arbeitszeitmodell A zugewiesen ist) keine Zeiten erfasst hat, automatische Unterstunden angelegt.

Um dies zu vermeiden, erstellen Sie ein neues Arbeitszeitmodell, in dem die Funktion Automatische Unterstunden aktiviert ist, und weisen Sie dieses den entsprechenden Mitarbeiter ab dem aktuellen Datum zu.

Tipp
Um für einzelne Arbeitszeitmodelle automatische Unterstunden aktivieren zu können, müssen Sie entweder ein Personio Administrator sein oder Zugriffsrechte für den Bereich Anwesenheit haben. Dieser kann unter Einstellungen > UNTERNEHMEN UND MITARBEITER > Mitarbeiterrollen > [jeweilige Rolle] > Zugriffsrechte > Kontokonfiguration > Anwesenheit gewährt werden.

So sieht die Funktion im Reiter Anwesenheit der Mitarbeiter aus

Sobald Sie für ein Arbeitszeitmodell automatische Unterstunden aktiviert haben, wird die folgende Aktion auf alle Mitarbeiter angewendet, denen dieses Arbeitszeitmodell zugewiesen ist.

Um 02:00 Uhr morgens prüft unser System alle vergangenen Tage an denen der Mitarbeiter laut Arbeitszeitmodell arbeiten sollte, seitdem das Arbeitszeitmodell erstmals zugewiesen wurde. Wenn ein Mitarbeiter an einem vergangenen Tag gemäß seinem Arbeitszeitmodell arbeiten hätte sollen, aber keine Anwesenheit oder Abwesenheit erfasst hat, werden für diesen Tag automatisch Unterstunden angelegt, und die Meldung Keine erfasste Zeit wird angezeigt.

Automatische Unterstunden deaktivieren

Sie können automatische Unterstunden jederzeit deaktivieren. Wenn Sie die Funktion deaktivieren, verschwinden alle automatisch angelegten Unterstunden aus dem Reiter Anwesenheit der Mitarbeiter, denen das Arbeitszeitmodell zugewiesen ist.

Um die Funktion zu deaktivieren, navigieren Sie auf Einstellungen > ARBEITSZEITEN UND ABWESENHEITEN > Anwesenheit, klicken Sie auf das jeweilige Arbeitszeitmodell und klicken Sie neben Unterstunden für Tage ohne erfasste Stunden erfassen? auf Nein.

Feedback

Als Beta-Kunde haben Sie die Möglichkeit, die Nutzererfahrung für den Bereich Anwesenheit aktiv mitzugestalten. Die Funktion Automatische Unterstunden, die Sie testen, ist noch in einem frühen Entwicklungsstadium, und wir würden gerne, Ihre Gedanken dazu hören. Sie erhalten automatisch 5 Tage, nachdem Sie die Funktion in den Einstellungen aktiviert haben, in Personio eine Benachrichtigung. Je früher wir Ihr Feedback erhalten, desto besser, da wir Ihren Input dann analysieren und für künftige Verbesserungen berücksichtigen können.

Vereinbaren Sie einen Anruf mit uns, um Ihre Feedback zu besprechen.

Häufig gestellte Fragen

Was passiert mit historischen Daten, wenn Sie für ein vorhandenes Arbeitszeitmodell automatische Unterstunden aktivieren?

Wenn Sie für ein vorhandenes Arbeitszeitmodell automatische Unterstunden aktivieren, wirkt sich dies auf alle historischen Daten für Zeiträume aus, in denen dieses Arbeitszeitmodell aktiviert war. Wenn dem Mitarbeiter A beispielsweise das Arbeitszeitmodell X vom 1. Januar bis zum aktuellen Datum zugewiesen war, werden automatische Unterstunden für jeden Tag in diesem Arbeitszeitmodell angelegt, an dem der Mitarbeiter hätte arbeiten sollen, dies aber nicht getan hat. Dies bedeutet, dass im Überstundenkonto der Mitarbeiter größere Veränderungen auftreten könnten, wenn sie für mehrere Tage, an denen sie arbeiten hätten sollen, keine Zeiten erfasst haben. Es ist wichtig, Ihre Mitarbeiter vorab über diese Änderungen zu informieren.

Was kann ich tun, wenn ich nicht möchte, dass historische Daten eines Arbeitszeitmodells betroffen sind?

Wenn Sie möchten, dass die automatischen Unterstunden erst ab dem aktuellen Datum wirksam werden, empfehlen wir Ihnen, ein neues Arbeitszeitmodell anzulegen und die automatischen Unterstunden für dieses Modell zu aktivieren.

Was passiert, wenn ich die automatischen Unterstunden aktiviere und mich später entschließe, sie wieder zu deaktivieren?

Wenn Sie es sich anders überlegen und automatische Unterstunden für ein Arbeitszeitmodell deaktivieren möchten, können Sie dies jederzeit tun, und die Datenänderungen werden komplett rückgängig gemacht. Wenn Sie automatische Unterstunden deaktivieren, werden alle Unterstunden, die für das betreffende Arbeitszeitmodell automatisch erstellt wurden, gelöscht und alle Überstundenkonten werden auf den Wert zurückgesetzt, den sie hatten, bevor Sie automatische Unterstunden aktiviert haben.

Müssen unsere Mitarbeiter trotzdem die 0-Stunden-Lösung anwenden?

Nein, sobald Sie die automatischen Unterstunden für ein bestimmtes Arbeitszeitmodell aktivieren, müssen Mitarbeiter, denen dieses Modell zugewiesen ist, für die Tage, an denen sie arbeiten hätten sollen, dies aber nicht getan haben, keine 0-Stunden-Zeiträume mehr anlegen.

Was passiert mit Tagen, für die bereits die 0-Stunden-Lösung angewendet wurde?

Wenn Sie automatische Unterstunden aktivieren, werden Unterstunden nur für Tage angelegt, die im Arbeitszeitmodell angelegt sind, für die aber keine Zeiten erfasst sind. Wenn für einen Tag also bereits ein Zeitraum von 0 Stunden erfasst ist, werden für diesen Tag keine Unterstunden hinzugefügt.

Warum erscheinen 0-Stunden-Tage nicht mehr in meinem Anwesenheitsbericht?

Da Sie keine 0-Stunden-Zeiträume mehr anlegen müssen, werden diese nicht mehr in den Anwesenheitsbericht aufgenommen.

Was passiert, wenn ich eine Integration eingerichtet habe, die 0-Stunden-Zeiträume automatisch registriert?

Einige unserer Integrationspartner, wie z. B. ZEP, registrieren 0-Stunden-Zeiträume automatisch. Wir werden diese Partner über unsere neue Funktion informieren, und es liegt an ihnen, ihre automatischen 0-Stunden-Zeiträume zu deaktivieren. Diese Partner werden Sie benachrichtigen, sobald sie diese Automatisierung deaktivieren. Selbst wenn sie die Automatisierung nicht deaktivieren und weiterhin 0-Stunden-Zeiträume registrieren, während Sie die neue Funktion aktiviert haben, wird sich dies nicht auf das System auswirken.

Ich habe Abwesenheitsarten für Krankheitstage, für die keine Überstunden erfasst werden, und jetzt habe es für jeden Krankheitstag automatisch Unterstunden. Wie kann ich das beheben?

Sie haben mehrere Möglichkeiten:

1. Sie können in den Einstellungen für die betreffende Abwesenheitsart die Option Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten? auf Ja setzen.Wenn jemand an einem Krankheitstag 2 Stunden arbeitet, wird diese Zeit als Überstunden gewertet. Wenn jemand an einem Krankheitstag nicht arbeitet, führt dies nicht zu Unterstunden.

2. Sie können eine manuelle Anpassung vornehmen, um alle Unterstunden zu korrigieren, die durch Krankheitstage entstanden sind.

3. Sie können automatische Unterstunden deaktivieren.

Was sollte ich meinen Mitarbeitern mitteilen?

Wir empfehlen, dass Sie Ihre Mitarbeiter darüber informieren, dass für Tage, an denen sie keine Arbeitszeiten erfassen, automatisch Unterstunden angelegt werden und dass die 0-Stunden-Lösung nicht mehr notwendig ist. Wir empfehlen auch, Mitarbeiter darauf hinzuweisen, dass sich ihr Überstundenkontostand ändern kann, wenn diese Funktion erstmals aktiviert wird und Unterstunden angelegt werden.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter aus einer Auszeit zurückkehrt?

Wenn ein Mitarbeiter aus einer Auszeit zurückkehrt und sich der Status von Auszeit zu Aktiv ändert, werden Defizitstunden für den Zeitraum erstellt, in dem der Mitarbeiter keine Zeit erfasst hat. Wir empfehlen, für den Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer in Auszeit war, eine Abwesenheit einzustellen, um zu vermeiden, dass für die letzten leeren Tage Minusstunden entstehen.

Warum werden Minusstunden verbucht, obwohl für diesen Tag eine Abwesenheit erstellt wurde?

Die wahrscheinlichste Ursache dafür ergibt sich aus den Einstellungen für die Abwesenheitsart. Bitte überprüfen Sie die Einstellungen Ihrer Abwesenheitsart unter Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Abwesenheit > [Entsprechende Abwesenheitsart] > Gültigkeitseinstellungen. Hier finden Sie die Option Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten?. Wenn Sie diese Option auf Nein gesetzt haben, werden Minusstunden gewertet, da diese Option bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter die Zeit während dieser Abwesenheit erfassen müssen. Wenn Sie diese Option auf Ja setzen, werden die gesamten Zielstunden der Mitarbeiter reduziert und es muss keine Zeit erfasst werden. Bitte beachten Sie, dass sich Änderungen für aktive, verwendete Abwesenheiten auf frühere Einträge auswirken.

Was ist, wenn Mitarbeiter erst seit kurzem Arbeitszeiten erfassen müssen?

Da Arbeitszeitmodelle direkt am Starttag des Mitarbeiters eingerichtet werden müssen, empfehlen wir, ein neues Arbeitszeitmodell zu erstellen und ihn dem Tag zuzuweisen, von dem aus der Mitarbeiter die Zeit verfolgen muss. Dadurch stellen Sie sicher, dass keine Minusstunden für vergangene leere Tage entstehen.

Wie können wir Ihnen helfen?