Überarbeitete Anwesenheitsansicht (Beta)

Dieser Artikel erklärt den Aufbau der überarbeiteten Anwesenheitsansicht, welche Ihnen im Mitarbeiterprofil unter dem Reiter Anwesenheit angezeigt wird. Wie Sie Anwesenheitszeiten in Personio erfassen, lesen Sie hier.

Diese Funktion ist standardmäßig nicht freigeschaltet, da sie sich noch im Beta-Test befindet. Falls Sie sich für die neue Anwesenheitsansicht und zusammenhängende Funktionen wie die projektbasierte Zeiterfassung und Pausenregeln interessieren, nutzen Sie bitte dieses Kontaktformular und melden sich bei uns.

 

Die neue Anwesenheitsansicht

Unter Mitarbeiterprofil > Anwesenheiten erhalten Sie einen Überblick über alle zeiterfassungsrelevanten Themen – nun in einem neuen Design und mit weiteren Funktionalitäten.

Alle Anwesenheitszeiten werden in einer Kalenderansicht dargestellt. Im Arbeitszeitkonto erhalten Sie einen Überblick über die Arbeitsstunden des aktuellen Monats. Sofern im Arbeitszeitmodell Überstunden erfasst werden, werden Über und- Minusstunden aufgeführt und der Kasten Arbeitstage & Wochenstunden zeigt die regulären Arbeitstage pro Woche und Wochenstunden laut Arbeitszeitmodell an. 

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Sie haben Anregungen und Feedback zur überarbeiteten Anwesenheit? Nutzen Sie den "Feedback geben"-Button rechts oben. Ihre Rückmeldung wird direkt an unser Produktteam weitergeleitet.

 

Das Arbeitszeitkonto

Die im Arbeitszeitkonto erfassten Zeiten geben einen Überblick über den jeweils aktuellen Monat.

Erfasst Erfasste, bestätigte und angefragte Arbeitszeit. Bitte beachten Sie, dass hier bis zur Ablehnung oder Genehmigung auch ungenehmigte Zeiten miteingerechnet werden.
Aktuelles Ziel Stunden, die pro Monat anhand des Arbeitszeitmodells errechnet werden. Eine Reduktion dieses Ziels erfolgt bei: Feiertagen, Abwesenheiten, Anstelldatum oder Ende des Arbeitsverhältnisses während des Monats.
Übrig Alle Stunden pro Monat, die noch zu leisten sind.

 

Über- und Minusstunden

Sofern Über- und Minusstunden laut Arbeitszeitmodell erfasst werden, erscheint ein Überblick in der neuen Anwesenheitsansicht. Mit Klick auf den Button mit drei Punkten rechts oben gelangen Sie zum Überstundenkonto. Wie Sie dort Überstunden verwalten und gegebenenfalls in Urlaubstage oder Gehalt umwandeln finden Sie hier

Erfasst Stand der Überstunden am Ende des Monats nachdem bereits Überstunden abgegolten wurden, beispielsweise durch Urlaub oder durch Auszahlung oder manuelle Anpassung.
Diesen Monat Alle innerhalb des Monats erfassten Überstunden ohne Abzüge.
Stunden insgesamt Saldo aller Überstunden seit Beginn der Zeiterfassung.

Bitte beachten Sie, dass je nach gewählter Überstundenregel erfasste Überstunden und Überstunden des Monats voneinander abweichen können. Weitere Informationen zur Konfigurierung von Überstunden finden Sie hier.

Über- und Minusstunden sind in der Monatsübersicht mit einem violetten Uhrensymbol markiert. So können Sie auf einen Blick sehen, an welchen Tagen die im Arbeitszeitmodell hinterlegten Anwesenheitszeiten über- oder unterschritten wurden.

 

Arbeitstage & Wochenstunden

Im Kasten "Arbeitstage & Wochenstunden" sehen Sie auf einen Blick, wie viele und welche Wochentage für den jeweiligen Mitarbeiter als Arbeitstage gelten. Dazu werden die im Arbeitszeitmodell hinterlegten Wochenstunden angezeigt. Mit Klick auf den Button mit drei Punkten oben rechts können Sie Arbeitszeitmodelle einsehen oder ändern, beziehungsweise neu zuweisen. 

Arbeitstage Anzahl an Arbeitstagen je Woche und aufzählung der Wochentage, auf die diese fallen. 
Wochenstunden Im Arbeitszeitmodell festgesetzte innerhalb der Woche zu erbringende Arbeitsstunden. 

 

Funktionen beim Erfassen von Anwesenheiten

 

Allgemeine Funktionen

Die neue Anwesenheitsansicht bietet einen Monatsüberblick im Kalenderformat. Anwesenheiten können sowohl vollständig als auch unvollständig erfasst werden. So können Mitarbeitende beispielsweise morgens eine Startzeit eingeben und diese dann am Abend mit einer Endzeit ergänzen, ohne den ersten Eintrag zu verlieren.

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Mitarbeitende können in der überarbeiteten Anwesenheit Arbeits- und Pausenzeiten mit genauer Zeitangabe eintragen. Im Kalender wird dann die genaue Pausenzeit angezeigt, während Arbeitszeit mit Start-und Endzeit angegeben wird.

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Beachten Sie, dass zur Änderung bereits eingetragener Pausenzeiten entweder die vorhergehende oder die nachfolgende Zeitperiode geändert werden muss. Die Pausenzeit wird dann automatisch angepasst.

Änderungen an bereits bestehenden Anwesenheiten sind bei Vergabe eines Vorschlagsrechts auf die Anwesenheiten möglich. Ist ein Genehmigungsprozess für die Erfassung von Anwesenheiten hinterlegt, wird dieser erneut ausgelöst und Vorgesetzte können die geänderte Anwesenheit bestätigen. 

 

Projektbasierte Zeiterfassung (Beta)

Die Funktion der projektbasierten Zeiterfassung (Beta) ermöglicht das Erfassen von Projektzeiten. Mitarbeitende können beim Eintragen von Anwesenheiten auf Projekt/Kommentarfeld hinzufügen klicken und im dem Drop-down Menü Projekt ihre Arbeitszeit den entsprechenden Projekten zuordnen.

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Weitere Informationen zur projektbasierten Zeiterfassung (Beta), deren Konfigurierung in Personio und der Ausgabe von Projektzeiten in verknüpften Berichten finden Sie in diesem Artikel

 

Pausenregeln (Beta)

Die neue Anwesenheitsansicht ermöglicht das Hinterlegen von PausenregelnMitarbeitende und Genehmigende werden informiert, wenn sie ungenügende oder zu lange Pausen in ihrer Zeiterfassung eingeben oder genehmigen sollen. Erfasste Zeiten, die hinterlegte Pausenregeln überschreiten werden schon beim Eintragen markiert.

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Die betroffene Pausenregel können sich Mitarbeitende mit Klick auf das Warndreieck anzeigen lassen um Arbeitszeiten entsprechend anzupassen.

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Das Warndreieck weist auf unvollständig erfasste Zeiten oder eine Abweichung von festgelegten Pausenregeln hin. 

 

Weitere Funktionen

Anwesenheitszeiten-Export inklusive Pausen

Über den Export-Button rechts oben in der neuen Anwesenheitsansicht können Mitarbeitende, die mindestens über ein Ansichtsrecht des Anwesenheitsreiters im entsprechenden Mitarbeiterprofil verfügen, einen Export generieren. Dieser besteht aus einer Monatsübersicht mit genauer Aufschlüsselung der getrackten Arbeitszeiten pro Tag samt der Summe der Pausen im PDF-Format.

 

Pausenzeiten im Standardbericht Anwesenheitsperioden

Erfasste Pausenzeiten können im Standardbericht Anwesenheitsperioden gemeinsam mit Arbeits- und Projektzeiten angezeigt und als Excel-Datei exportiert werden. 

 

Anwesenheitserfassung via mobiler App

Die neue Anwesenheitsansicht ermöglicht Zeiterfassung in einem schnellen und intuitiven Prozess in der Personio App. Auch hier können Mitarbeitende die projektbasierte Zeiterfassung nutzen.

 

Verbesserte Übersicht zur Bestätigung von Anwesenheitszeiten

Nicht nur das Erfassen von Anwesenheiten, sondern auch das Genehmigen erfasster Zeiten wird überarbeitet. Mit der neuen Bestätigungsseite sehen Genehmiger die eingetragenen Anwesenheiten Ihrer Mitarbeiter auf einen Blick – und müssen nicht mehr viele einzelne Zeitblöcke bestätigen.

Treten Sie über dieses  Kontaktformular mit unserem Service-Team in Kontakt um diese Funktion in Beta-Version freischalten zu lassen. 

 

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