Import von Lohnscheinen über den Lohnauswertungsdatenservice

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt erstellte Gehaltsabrechnungen für Ihre Mitarbeitenden per direkter Schnittstelle nach Personio importieren und von dort aus weiterverarbeiten können.

 

Was ist der Lohnauswertungsdatenservice?

Über den Lohnauswertungsdatenservice können externe Systeme wie Personio, direkt auf die von Ihrer Steuerkanzlei in DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt freigegebenen Dokumente zugreifen und diese importieren. Die vertraulichen Dokumente werden dabei über eine sichere Schnittstelle aus dem DATEV Rechenzentrum abgeholt und auf dem Personio Server abgespeichert. Dort stehen sie Ihnen und gegebenenfalls Ihren Mitarbeitenden zum Abruf zur Verfügung.

 

Voraussetzungen für die Nutzung des Lohnauswertungsdatenservice in Personio

Diese Vorraussetzungen müssen Sie erfüllen, um den Abruf von Lohnscheinen in Ihrem Account nutzen zu können:

  1. Freischaltung und Vorbereitung Ihres Accounts
    Damit Ihnen die DATEV-Exportfunktion zur Verfügung steht, muss Ihr Account entsprechend konfiguriert werden. Bitte kontaktieren Sie hierfür direkt Ihren Implementation Manager oder unser Service-Team über unser Kontaktformular
    💡Sollten Sie den DATEV-Export aus Personio mit LODAS oder Lohn und Gehalt bereits nutzen, können Sie diesen Schritt überspringen.
  2. Bestellung des Lohnauswertungsdatenservice
    Beauftragen Sie bzw. Ihre Steuerberatung die Bestellung & Bereitstellung des Services bei DATEV. Welche Schritte dazu nötig sind, finden Sie in diesem DATEV Dokument.
  3. Autorisierung des Personio-Zugriffs auf das DATEV Lohnprogramm Ihrer Steuerberatung
    Um die Dokumente aus DATEV in Personio empfangen zu können, muss zuvor eine entsprechende Autorisierung in den Einstellungen erfolgen. Der Prozess entspricht dem des Lohnimportdatenservice. Personio ermöglicht es Ihnen, eine Autorisierung entweder für einen einzelnen DATEV-Service oder für beide gemeinsam durchzuführen. Wie das funktioniert, lesen Sie in diesem Artikel.

    Die Autorisierung für eine Kombination aus Berater- und Mandantennummer in DATEV gilt unabhängig von Gesellschaften in Personio. Das bedeutet, dass alle in einem DATEV-Mandanten enthaltenen Lohnscheine abgerufen werden, selbst wenn in der Gesellschaft in Personio nur Teile der Mitarbeiter enthalten sind. Dies ist insbesondere zu beachten, wenn für mehrere Gesellschaften in Personio dieselbe Kombination aus Berater- und Mandantennummer hinterlegt ist und unterschiedliche Zugriffsrechte auf die Gesellschaften bestehen. In der Regel sollte eine Gesellschaft in Personio nur einem Mandanten in DATEV entsprechen.

  4. Zugriffsrechte in Personio
    Welche Ihrer Mitarbeiter Zugriff auf die unten beschriebenen Funktionalitäten haben, wird über Personio's Rollen- und Rechtesystem definiert.
    Für die Ansicht und das Herunterladen von verteilten Lohnscheinen aus einem Mitarbeiterprofil werden mindestens Ansichtsrechte für die Dokumentenkategorie "Lohnabrechnung" benötigt.
    Für die Vorschau und das Herunterladen von Lohnscheinen innerhalb der vorbereitenden Lohnabrechnung werden mindestens Ansichtsrechte für die Lohnabrechnung benötigt.
    Für den Abruf von neuen Lohnscheinen aus DATEV und deren Verteilung auf die Mitarbeiter-Profile werden Bearbeitungsrechte für die Lohnabrechnung benötigt. 

 

Lohnscheine aus DATEV in Personio abrufen

Wenn Ihr Account bereit und die Verbindung zwischen Personio und der DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt Software Ihrer Steuerberatung bestätigt ist, können Sie die Gehaltsabrechnungen im Personio-Bereich der vorbereitenden Lohnbuchhaltung abrufen. Dies geschieht in folgenden Schritten:

  1. Bereitstellung der Lohnscheine in DATEV
    Um Dokumente abrufen zu können, müssen diese zuvor auf Seiten Ihrer Steuerberatung innerhalb von DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt freigegeben sein. Wie dies funktioniert, können Sie in diesem DATEV-Dokument nachlesen. Bitte beachten Sie, dass bei Abschluss der Lohnabrechnung in DATEV ein Zeitraum für eventuelle Anpassungen festgelegt werden kann und dass der Abruf von Dokumenten unter Umständen nach Ablauf dieser Frist möglich ist.
  2. Abruf von Lohnscheinen
    Sobald Dokumente zum Abruf in DATEV zur Verfügung stehen, können Sie diese per Klick auf Lohnscheine abrufen innerhalb der vorbereitenden Lohnbuchhaltung in Personio abrufen. Die erfassten Lohnscheine werden in diesem Schritt über die DATEV-Personalnummer den Mitarbeitenden zugeordnet.
    LADS-FetchPayslips_de.png

     

    Um sicherzugehen, dass keine unerwarteten Änderungen an den DATEV-Personalnummern vorgenommen werden können, anhand derer die Zuordnung von Lohnscheinen stattfindet, empfehlen wir Ihnen, die bestehenden Zugriffsrechte der Mitarbeiterrollen sowie die Genehmigungsprozesse zu überprüfen.

  3. Sammel-Download der Lohnscheine
    Die Lohnscheine stehen Ihnen mit Klick auf Dokumente als .zip-Datei zum Download bereit. In diesem Ordner finden Sie alle abgerufenen Lohnscheine als PDF-Dateien gesammelt für Ihre Unterlagen. Auch hier ist wichtig zu beachten, dass alle in dem DATEV-Mandanten verfügbaren Lohnscheine enthalten sind, unabhängig davon, ob diese per Personalnummer einem Mitarbeitenden zugeordnet wurden oder ob in Personio Mitarbeiter auf Gesellschaften (mit gleicher Mandantennummer) aufgeteilt sind. LADS-DocumentView_de.png
  4. Vorschau von einzelnen Lohnscheinen
    Nach erfolgreichem Abruf der Lohnabrechnungen können Sie deren Vorschau in den jeweiligen Spalten für einzelne Mitarbeitende ansehen. Klicken Sie hierfür einfach auf den grünen Lohnschein-Button.
  5. Lohnscheine verteilen
    Sobald Sie bereit sind, können Sie die importierten Lohnscheine direkt in die Dokumentenablagen der jeweiligen Mitarbeitende verteilen, sodass diese jederzeit auf ihre Abrechnungen zugreifen können. Hierzu klicken Sie ganz einfach auf Lohnscheine verteilen.LADS-Overview_de.png

    Bitte beachten Sie, dass für die Verteilung der Lohnscheine ausschließlich die System-Dokumentenkategorie 'Lohnbuchhaltung' verwendet werden kann. Entsprechend haben nur Mitarbeitende mit Ansichtsrecht auf diese Dokumentenkategorie auch die Möglichkeit, ihre Abrechnungen zu sehen.

 

Blockierung der Funktionen aufgrund von potenziellen Fehlerquellen

Sollte Personio innerhalb Ihres Unternehmens bzw. einer Gesellschaft in Ihrem Account feststellen, dass ein für die Zuweisung der Lohnscheine relevanter Datenpunkt geändert wurde, führt dies dazu, dass Sie den Abruf der Lohnscheine erneut bestätigen müssen. Davor können diese nicht mehr in der Vorschau angezeigt, herunterladen und auf die Mitarbeiterprofile verteilt werden. Hierzu zählen Änderungen an den Attributen "DATEV Personalnummer", "Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung", "Status" und, falls vorhanden, "Gesellschaft".

LADS-Rollback-Error_de.png

Des Weiteren führt eine duplizierte Personalnummer zu einer Fehlermeldung. In diesem Fall können die Lohnscheine nicht abgerufen werden, da eine eindeutige Zuordnung auf die Mitarbeiter nicht möglich ist. Dies wird Ihnen als Fehlermeldung in der Lohnabrechnungstabelle für die betroffenen Mitarbeiter angezeigt.

Dies sind wichtige Sicherheitsmechanismen um zu vermeiden, dass die vertraulichen Dokumente fehlerhaft zugeordnet werden und an falscher Stelle einsehbar sind. Bitte prüfen Sie in diesem Fall die Änderungen und die Zuordnung von "DATEV Personalnummer" zu den betroffenen Mitarbeitenden. Halten Sie bitte gegebenenfalls auch Rücksprache mit Ihrer Steuerberatung um sicherzugehen, dass die Zuordnung in deren DATEV System sich mit der aus Personio deckt.

Sobald Sie bereit sind, können Sie die Lohnscheine per Klick erneut abrufen und wie gewohnt weiterverarbeiten.

 

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