In diesem Artikel erfahren Sie, wie der Lohnauswertungsdatenservice für DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt funktioniert, welche Dokumente Sie aus DATEV übertragen können und welche Voraussetzungen Sie für die Nutzung erfüllen müssen.

Was ist der Lohnauswertungsdatenservice?

Über den Lohnauswertungsdatenservice können externe Systeme, wie Personio, direkt auf die von Ihrem Lohnabrechner in DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt freigegebenen Dokumente zugreifen und diese importieren. Die vertraulichen Dokumente werden dabei über eine sichere Schnittstelle aus dem DATEV Rechenzentrum abgeholt und auf dem Personio Server abgespeichert. Dort stehen sie Ihnen und gegebenenfalls Ihren Mitarbeitenden zum Abruf zur Verfügung.

Einrichtung der Dokumentenübertragung über den Lohnauswertungsdatenservice

Um die Dokumentenübertragung des Lohnauswertungsdatenservice von DATEV nach Personio nutzen zu können, müssen die folgenden Einrichtungen vorgenommen werden:

1. Freischaltung und Vorbereitung Ihres Accounts

Damit Ihnen die DATEV-Exportfunktion zur Verfügung steht, muss Ihr Account entsprechend konfiguriert werden. Sprechen Sie darüber direkt Ihren Implementation-Manager oder gehen Sie zum Bereich Antworten finden via ​​Hilfe > Support und Updates > Antworten finden​​ und kontaktieren Sie unser Service-Team.

Hinweis: Ist die DATEV-Integration für Ihren Account bereits aktiviert, beginnen Sie direkt mit Schritt 2. Bestellung des Lohnauswertungsdatenservice. Ob die DATEV-Integration für Ihren Account aktiviert ist, prüfen Sie einfach unter Einstellungen > Lohnbuchhaltung >DATEV LODAS/Lohn und Gehalt. Sobald die DATEV LODAS/Lohn & Gehalt Integration in den Einstellungen > Lohnbuchhaltung zu sehen, ist die Integration aktiviert.

2. Bestellung des Lohnauswertungsdatenservice

Beauftragen Sie bzw. Ihr Lohnabrechner die Bestellung & Bereitstellung des Services bei DATEV. Welche Schritte dazu nötig sind, finden Sie in diesem DATEV Dokument.

3. Autorisierung des Personio-Zugriffs auf das DATEV Lohnprogramm Ihres Lohnabrechners

Um die Dokumente aus DATEV in Personio empfangen zu können, muss zuvor eine entsprechende Autorisierung in den Einstellungen erfolgen. Wie das funktioniert, lesen Sie in unserem Artikel Autorisierung der DATEV-Datenservices.

Hinweis: Die Autorisierung für eine Kombination aus Berater- und Mandantennummer in DATEV gilt unabhängig von Gesellschaften in Personio. Das bedeutet, dass alle Dokumente abgerufen werden, die in einem DATEV-Mandanten enthaltenen sind, selbst wenn in der Gesellschaft in Personio nur Teile der Mitarbeiter enthalten sind. Dies ist insbesondere zu beachten, wenn für mehrere Gesellschaften in Personio dieselbe Kombination aus Berater- und Mandantennummer hinterlegt ist und unterschiedliche Zugriffsrechte auf die Gesellschaften bestehen. In der Regel sollte eine Gesellschaft in Personio nur einem Mandanten in DATEV entsprechen.

4. Auswahl der zu importierenden Dokumente

Wählen Sie die für Ihr Unternehmen relevanten Dokumente aus. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Lohnbuchhaltung. Klicken Sie dort auf den Reiter DATEV LODAS/Lohn & Gehalt-Integration.
2. Wählen Sie die entsprechende Gesellschaft.
3. Gehen Sie zu Lohnauswertungsdatenservice > Einstellungen und aktivieren Sie die Übertragung für alle gewünschten Dokumente der Kategorien Arbeitgeberdokumente und Mitarbeiterdokumente. Nutzen Sie den Vorschau-Button, um Beispieldokumente einzusehen.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Die in diesem Schritt ausgewählten Dokumente sind nach dem Abruf aus DATEV unter Lohnbuchhaltung > Dokumente im Tabellenblatt des jeweiligen Monats abrufbar.  Lesen Sie zur weiteren Verarbeitung der Dokumente auch unseren Artikel Import von Dokumenten über den Lohnauswertungsdatenservice.

Hinweis: Beachten Sie, dass Ihnen nur Dokumente zur Auswahl angezeigt werden, die Ihr Lohnabrechner für Sie freigeschaltet hat. Wie Ihr Lohnabrechner Dokumente in DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt für Sie freigeben kann, erläutert das Info-Dok. 1022662.

5. Zugriffsrechte in Personio

Welche Ihrer Mitarbeiter Zugriff auf die Funktionalitäten haben, wird über Personio's Rollen- und Rechtesystem definiert.

• Für die Ansicht und das Herunterladen von verteilten Dokumenten aus einem Mitarbeiterprofil werden mindestens Ansichtsrechte für die Dokumentenkategorie Lohnbuchhaltung benötigt.
• Für die Vorschau und das Herunterladen von Dokumenten innerhalb der vorbereitenden Lohnbuchhaltung werden mindestens Ansichtsrechte für die Lohnbuchhaltung benötigt.
• Für den Abruf von neuen Dokumenten aus DATEV und deren Verteilung auf die Mitarbeiterprofile werden Bearbeitungsrechte für die Lohnbuchhaltung benötigt. 

Zum Import frei stehende Dokumente

Im Folgenden finden Sie eine Aufstellung der aus DATEV übertragbaren Dokumente aufgegliedert nach Arbeitgeber- und Mitarbeiterdokumenten, mit Informationen zur Erstellungsbasis, einer Erklärung und Abkürzungen. Beispiele für die Dokumente finden Sie jeweils in der Tabelle und, anhand der Abkürzungen, rechts zum Download verlinkt.

Tipp: In Personio können Sie diese Beispieldokumente auch unter den Einstellungen > Lohnbuchhaltung unter dem Reiter DATEV LODAS/Lohn & Gehalt-Integration im Bereich Lohnauswertungsdatenservice - Einstellungen für Arbeitgeber- und Mitarbeiterdokumente über den Vorschau-Button aufrufen.