Einrichtung des Lohnauswertungsdatenservice

Beachten Sie, dass dieser Artikel nur f├╝r Sie relevant ist, wenn Ihr Unternehmen seinen Sitz in Deutschland hat ­čçę­čç¬

In diesem Artikel erfahren Sie, wie der Lohnauswertungsdatenservice f├╝r DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt funktioniert, welche Dokumente Sie aus DATEV ├╝bertragen k├Ânnen und welche Voraussetzungen Sie f├╝r die Nutzung erf├╝llen m├╝ssen.

 

Was ist der Lohnauswertungsdatenservice?

├ťber den Lohnauswertungsdatenservice k├Ânnen externe Systeme, wie Personio, direkt auf die von Ihrem Lohnabrechner in DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt freigegebenen Dokumente zugreifen und diese importieren. Die vertraulichen Dokumente werden dabei ├╝ber eine sichere Schnittstelle aus dem DATEV Rechenzentrum abgeholt und auf dem Personio Server abgespeichert. Dort stehen sie Ihnen und gegebenenfalls Ihren Mitarbeitenden zum Abruf zur Verf├╝gung.

 

Einrichtung der Dokumenten├╝bertragung ├╝ber den Lohnauswertungsdatenservice

Um die Dokumenten├╝bertragung des Lohnauswertungsdatenservice von DATEV nach Personio nutzen zu k├Ânnen, m├╝ssen die folgenden Einrichtungen vorgenommen werden:

 

1. Freischaltung und Vorbereitung Ihres Accounts

Damit Ihnen die DATEV-Exportfunktion zur Verf├╝gung steht, muss Ihr Account entsprechend konfiguriert werden. Sprechen Sie dar├╝ber direkt Ihren Implementation-Manager oder gehen Sie zum Bereich Antworten finden via ÔÇőÔÇőHilfe > Support und Updates > Antworten findenÔÇőÔÇő und kontaktieren Sie unser Service-Team.

Hinweis: Ist die DATEV-Integration f├╝r Ihren Account bereits aktiviert, beginnen Sie direkt mit Schritt 2. Bestellung des Lohnauswertungsdatenservice. Ob die DATEV-Integration f├╝r Ihren Account aktiviert ist, pr├╝fen Sie einfach unter Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Gehalt & Lohnbuchhaltung. Sind dort die beiden Reiter Arbeitgeberinformationen und DATEV LODAS/Lohn & Gehalt Integration zu sehen, ist die Integration aktiviert.

 

2. Bestellung des Lohnauswertungsdatenservice

Beauftragen Sie bzw. Ihr Lohnabrechner die Bestellung & Bereitstellung des Services bei DATEV. Welche Schritte dazu n├Âtig sind, finden Sie in diesem DATEV Dokument.

 

3. Autorisierung des Personio-Zugriffs auf das DATEV Lohnprogramm Ihres Lohnabrechners

Um die Dokumente aus DATEV in Personio empfangen zu k├Ânnen, muss zuvor eine entsprechende Autorisierung in den Einstellungen erfolgen. Wie das funktioniert, lesen Sie in unserem Artikel Autorisierung der DATEV-Datenservices.

Hinweis: Die Autorisierung f├╝r eine Kombination aus Berater- und Mandantennummer in DATEV gilt unabh├Ąngig von Gesellschaften in Personio. Das bedeutet, dass alle Dokumente abgerufen werden, die in einem DATEV-Mandanten enthaltenen sind, selbst wenn in der Gesellschaft in Personio nur Teile der Mitarbeiter enthalten sind. Dies ist insbesondere zu beachten, wenn f├╝r mehrere Gesellschaften in Personio dieselbe Kombination aus Berater- und Mandantennummer hinterlegt ist und unterschiedliche Zugriffsrechte auf die Gesellschaften bestehen. In der Regel sollte eine Gesellschaft in Personio nur einem Mandanten in DATEV entsprechen.

 

4. Auswahl der zu importierenden Dokumente

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W├Ąhlen Sie die f├╝r Ihr Unternehmen relevanten Dokumente aus. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Gehalt & Lohnbuchhaltung. Klicken Sie dort auf den Reiter DATEV LODAS/Lohn & Gehalt-Integration.
  2. W├Ąhlen Sie die entsprechende Gesellschaft.
  3. Gehen Sie zu Lohnauswertungsdatenservice > Einstellungen und aktivieren Sie die ├ťbertragung f├╝r alle gew├╝nschten Dokumente der Kategorien Arbeitgeberdokumente und Mitarbeiterdokumente. Nutzen Sie den Vorschau-Button, um Beispieldokumente einzusehen.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Die in diesem Schritt ausgew├Ąhlten Dokumente sind nach dem Abruf aus DATEV unter Lohnbuchhaltung > Dokumente im Tabellenblatt des jeweiligen Monats abrufbar.  Lesen Sie zur weiteren Verarbeitung der Dokumente auch unseren Artikel Import von Dokumenten ├╝ber den Lohnauswertungsdatenservice.

Hinweis: Beachten Sie, dass Ihnen nur Dokumente zur Auswahl angezeigt werden, die Ihr Lohnabrechner f├╝r Sie freigeschaltet hat. Wie Ihr Lohnabrechner Dokumente in DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt f├╝r Sie freigeben kann, erl├Ąutert das Info-Dok. 1022662.

 

5. Zugriffsrechte in Personio

Welche Ihrer Mitarbeiter Zugriff auf die Funktionalit├Ąten haben, wird ├╝ber Personio's Rollen- und Rechtesystem definiert.

  • F├╝r die Ansicht und das Herunterladen von verteilten Dokumenten aus einem Mitarbeiterprofil werden mindestens Ansichtsrechte f├╝r die Dokumentenkategorie Lohnbuchhaltung ben├Âtigt.
  • F├╝r die Vorschau und das Herunterladen von Dokumenten innerhalb der vorbereitenden Lohnbuchhaltung werden mindestens Ansichtsrechte f├╝r die Lohnbuchhaltung ben├Âtigt.
  • F├╝r den Abruf von neuen Dokumenten aus DATEV und deren Verteilung auf die Mitarbeiterprofile werden Bearbeitungsrechte f├╝r die Lohnbuchhaltung ben├Âtigt. 

 

Zum Import frei stehende Dokumente

Im Folgenden finden Sie eine Aufstellung der aus DATEV ├╝bertragbaren Dokumente aufgegliedert nach Arbeitgeber- und Mitarbeiterdokumenten, mit Informationen zur Erstellungsbasis, einer Erkl├Ąrung und Abk├╝rzungen. Beispiele f├╝r die Dokumente finden Sie jeweils in der Tabelle und, anhand der Abk├╝rzungen, rechts zum Download verlinkt.

Tipp: In Personio k├Ânnen Sie diese Beispieldokumente auch unter Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Gehalt & Lohnbuchhaltung unter dem Reiter DATEV LODAS/Lohn & Gehalt-Integration im Bereich Lohnauswertungsdatenservice - Einstellungen f├╝r Arbeitgeber- und Mitarbeiterdokumente ├╝ber den Vorschau-Button aufrufen. 

 

Arbeitgeberdokumente
Bezeichnung Personio Erstellungsbasis Erkl├Ąrung Abk├╝rzung
Barauszahlungswerte Monatlich ├ťbersicht ├╝ber bar aus der Lohnabrechnung ausgezahlte Betr├Ąge an Arbeitnehmer. ZABR
Beitragsnachweis Monatlich Nachweis ├╝ber abgef├╝hrte Sozialversicherungbetr├Ąge zur Abgabe pro Krankenkasse pro Unternehmen. KBNW
Beitragsnachweis (Erl├Ąuterung) Monatlich Nachweis ├╝ber gesch├Ątzte und tats├Ąchlich ermittelte Sozialversicherungbetr├Ąge aus der Lohnabrechnung bei nicht fristgerechter Abgabe des Beitragsnachweises. SBNW
Buchungsbeleg Monatlich ├ťbersicht aller Lohnkosten aufbereitet als Buchungssatz zur ├ťbergabe in die Finanzbuchf├╝hrung. BUBE
Darlehenswerte Monatlich / Unter Bedingung  ├ťbersicht der Darlehenswerte pro Mitarbeiter pro Darlehen (z.B. Empf├Ąnger, Gesamtschuld, Tilgung, Restschuld). DAWE
├ťberweisungen (D├ť Protokoll) Monatlich Daten├╝bermittlungsprotokoll ├╝ber Zahlungen an Arbeitnehmer, Finanzamt und Krankenkasse. PRZA
Kostenstellenwerte Monatlich Relevant f├╝r die Finanzbuchf├╝hrung: Darstellung der Kosten pro Kostenstelle. KOST
Kostentr├Ągerwerte Monatlich Relevant f├╝r die Finanzbuchf├╝hrung: Darstellung der Kosten pro Kostentr├Ąger. KOTR
Lohnartenwerte Monatlich Einfache Darstellung der Kosten pro Lohnart. LOWE
Lohnartenwerte (erweitert) Monatlich Darstellung der Kosten pro Lohnart, erg├Ąnzt um Umlage und weitere Arbeitgeberkosten. LOPN
Lohnjournal Monatlich Zusammenstellung der Angaben der einzelnen Lohnkosten pro Monat, geordnet nach Mitarbeitern. ├ťbersicht aller Mitarbeiter f├╝r das Unternehmen. LOJO
Lohnjournal (Einzelaufstellung) Monatlich Zusammenstellung der Angaben der einzelnen Lohnkosten pro Monat, geordnet nach Mitarbeitern. ├ťbersicht aller Arbeitnehmer f├╝r das Unternehmen. LOJE
Lohnjournal (Einzelaufstellung - engl.) Monatlich   LJOE
Lohnsteueranmeldung (D├ť-Protokoll) Monatlich / Quartalsweise / J├Ąhrlich Nachweis ├╝ber abgef├╝hrte Steuerbetr├Ąge zur Abgabe beim Finanzamt pro Unternehmen. LSTA
Personalkosten├╝bersicht Monatlich ├ťbersicht der Kosten f├╝r den Personalaufwand. LOPS
Personalkosten├╝bersicht (engl.) Monatlich   LOPE
Personalreport Monatlich Grafische Darstellung der Personalkosten, Personalstruktur und Personalerhaltung. LORE
Pf├Ąndungswerte Monatlich / Unter Bedingung  ├ťbersicht der Pf├Ąndungswerte pro Mitarbeiter pro Pf├Ąndung (z.B. Empf├Ąnger, Gesamtschuld, Tilgung, Restschuld). Unterscheidung nach Gew├Âhnlicher und Unterhalts- Pf├Ąndung. PFAN
Zahlungen (Krankenkasse) Monatlich ├ťbersicht ├╝ber Zahlungen an Arbeitnehmer, Finanzamt und Krankenkasse. ZAKF
├ťberzahlungsbetr├Ąge Monatlich Darstellung von ├ťberzahlungen. (├ťberzahlung = im Falle einer nachtr├Ąglichen ├änderung der Vormonats-Lohnabrechnung kann es in Einzelf├Ąllen dazu kommen, dass dem Arbeitnehmer urspr├╝nglich mehr ausgezahlt worden ist, als ihm zusteht) ZAUW
Wertguthaben je Arbeitnehmer Monatlich / Unter Bedingung ├ťbersicht der Wertguthaben in Altersteilzeit- bzw. Lebensarbeitszeitkonto- Modellen pro Arbeitnehmer. WEAN
Mitarbeiterdokumente
Bezeichnung Personio Erstellungsbasis Erkl├Ąrung Abk├╝rzung
A1-Bescheinigung Ad-hoc Best├Ątigung der zust├Ąndigen Stelle zur Meldung eines Mitarbeiters bei dienstlichen Reisen ins europ├Ąische Ausland. ABEG
A1-Bescheinigung (Antragsbest├Ątigung) Ad-hoc Antrag bei der Sozialversicherung zur Meldung eines Mitarbeiters bei dienstlichen Reisen ins europ├Ąische Ausland. Empf├Ąnger: zust├Ąndige Stelle AANB
Entgeltabrechnung Monatlich ├ťbersicht der Brutto- und Netto Bez├╝ge und Stammdaten eines Arbeitnehmers pro Monat (Entgeltnachweis). LOBN
Lohnkonto Monatlich ├ťbersicht aller Steuer- und SV-pflichtigen Bez├╝ge pro Arbeitnehmer, inklusive Arbeitgeber Anteile, UV-Werte (UV: Unfallversicherung) und erstellte DE├ťV-Meldungen (DE├ťV: Datenerfassungs- und ├ťbermittlungsverordnung). LKTO
Lohnsteuerbescheinigung Ende des Jahres / Bestimmtes Event Nachweis der erhaltenen Bez├╝ge eines Arbeitnehmers, inklusive Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben (pro Besch├Ąftigungszeitraum/Jahr) in der Einkommenssteuererkl├Ąrung zur Vorlage beim Finanzamt. LSTB
Lohnsteuerbescheinigung (engl.) Ende des Jahres / Bestimmtes Event   LSTE
Mitarbeiterstammdaten Monatlich Gespeicherte Stammdaten im DATEV-System (Name, Adresse, Krankenkasse, etc.) pro Mitarbeiter. PDAT
SV-Nachweis Ende des Jahres / Bestimmtes Event Meldenachweis zur Sozialversicherung (Eintritt/Austritt/KK-Wechsel, etc.). SVNW

 

 

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