Häufig gestellte Fragen zur elektronischen Signatur

 

In diesem Artikel erhalten Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zur elektronischen Signatur. 

Wer kann elektronische Signaturen anfragen? 
Um E-Signaturen für Dokumente anzufragen, muss der anfragende Mitarbeiter über die nötigen Zugriffsrechte verfügen.
Vergeben Sie diese für Mitarbeiterdokumente mithilfe der Mitarbeiterrollen. Es ist mindestens das Ansichtsrecht für das Öffentliche Profil nötig sowie das Bearbeitungsrecht für die entsprechende Dokumentkategorie unter Dokumente
Die erforderliche Zugriffsrechte, um E-Signaturen im Angebotsprozess anzufragen, definieren Sie über die Recruiting-Rollen: Es ist mindestens das Ansichtsrecht auf Bewerber nötig sowie das Bearbeitungsrecht für Angebote
Kann ich E-Signaturen für bereits bestehende Dokumentvorlagen nutzen? 
Das geht nur für Mitarbeiterdokumente, die nur von einer Person unterschrieben werden sollen und daher keinen Unterschriften-Platzhalter benötigen. Weitere Informationen zum Ablauf finden Sie in diesem Artikel.
Für Dokumente, die mehrere elektronische Unterschriften enthalten sollen (z. B. Arbeitsverträge im Recruiting-Bereich) funktioniert das nicht. Sie müssen Ihre bestehenden Dokumentvorlagen mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm bearbeiten und Unterschriften-Platzhalter einfügen. Anschließend müssen Sie die Vorlage erneut in Personio hochladen.
Erfahren Sie hier mehr darüber, wie Sie Dokumentvorlagen mit Unterschriften-Platzhaltern erstellen. 
Für welche Dokumente kann ich elektronische Unterschriften nutzen? 
Aus technischer Sicht können Sie die elektronischen Signaturen für alle Dokumente in Personio (z. B. Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Einverständniserklärungen, etc.) nutzen. In diesen Artikeln erfahren Sie mehr über die Nutzung für Mitarbeiterdokumente sowie die Nutzung im Angebotsprozess.
Wenden Sie sich bei Fragen bezüglich der Rechtssicherheit und Wirksamkeit von elektronischen Signaturen bitte an einen Anwalt oder eine Rechtsberatung Ihrer Wahl.
Personio bietet lediglich die technischen Voraussetzungen und das Werkzeug für die Verwendung von E-Signaturen und übernimmt keine Haftung.
Wen kann ich als Unterzeichner für Dokumente auswählen? 
Für das Unterzeichnen von Mitarbeiterdokumenten muss der Mitarbeiter den Status Aktiv oder Onboarding aufweisen, damit Sie ihn für den Unterzeichnungsprozess auswählen können. Zudem muss die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters korrekt im Mitarbeiterprofil hinterlegt sein. Von inaktiven Mitarbeiter können Sie keine E-Signaturen anfordern.
Im Recruiting-Bereich können Sie digitale Unterschriften Ihrer Bewerber (sowie beteiligter Mitarbeiter) für Dokumente anfragen, z. B. für Vertragsangebote. Achten Sie darauf, dass die E-Mail-Adresse des Bewerbers hierfür korrekt im Bewerberprofil hinterlegt ist. In diesem Artikel erfahren Sie alle Details zur Nutzung der E-Signatur im Angebotsprozess.
Wie kann ich die Reihenfolge der Unterzeichner ändern? 
Sie können die Reihenfolge der Unterzeichner in den jeweiligen Einstellungen für das Dokument anpassen. Navigieren Sie zu Einstellungen > Dokumente und wählen Sie das gewünschte Template. Es muss Unterschriften-Platzhalter für mindestens zwei verschiedene Unterzeichner enthalten. Klicken Sie auf Wer unterzeichnet zuerst?, um die Reihenfolge der Unterzeichner mit Drag & Drop anzupassen. 
Was kann ich tun, wenn der Unterzeichner die E-Mail mit der Anfrage für die elektronische Signatur nicht erhält?
Prüfen Sie zunächst, ob die im Mitarbeiterprofil oder Bewerberprofil hinterlegte E-Mail-Adresse korrekt ist. Mitarbeiter müssen sich im Status Aktiv oder Onboarding befinden. Bitten Sie den Unterzeichner, den Spam-Ordner des Postfachs zu checken und zu prüfen, ob das Postfach eventuell voll ist.
Wenn Sie die Ursache feststellen konnten, warum die E-Mail den Empfänger nicht erreicht hat, beheben Sie das Problem und senden Sie die Anforderung erneut, indem Sie auf den Button Nochmal anfragen klicken, der angezeigt wird, sobald die vorherige E-Signatur-Anforderung abgelaufen ist. Sollte das Problem weiterhin bestehen, wenden Sie sich an unser Service-Team. 
Kann ich die Größe der Unterschrift beim Unterzeichnen beeinflussen?
Wenn ein Mitarbeiterdokument nur von einer Person unterzeichnet wird und kein Unterschriften-Platzhalter für die Dokumentvorlage genutzt wurde, kann der Unterzeichner das Kästchen für die Unterschrift größer ziehen. So lässt sich die Größe der fertigen Unterschrift verändern.
Für Dokumente, die Unterschriften-Platzhalter nutzen, ist das leider nicht möglich. 
Welche Form der elektronischen Signatur bietet Personio an?
Für die Nutzung von E-Signaturen arbeiten wir mit der spanischen Firma SignatureIT zusammen und bieten die fortgeschrittene E-Signatur an. In diesem Artikel erhalten Sie nähere Informationen zur rechtlichen Verbindlichkeit.
Inwiefern sind E-Signaturen rechtlich bindend?
Ob und für welche Dokumente elektronische Signaturen rechtlich bindend sind, ist länderspezifisch abhängig von der jeweiligen Rechtslage. Weitere Informationen dazu finden Sie in diesem Artikel
Wenden Sie sich bei Fragen bezüglich der Rechtssicherheit und Wirksamkeit von elektronischen Signaturen bitte an einen Anwalt oder eine Rechtsberatung Ihrer Wahl.
Personio bietet lediglich die technischen Voraussetzungen und das Werkzeug für die Verwendung von E-Signaturen und übernimmt keine Haftung. 
Woher weiß ich, wie weit mein monatliches Kontingent an E-Signaturen bereits ausgeschöpft ist?
Sie erhalten direkt auf dem Dashboard im zugehörigen Widget sowie auf der Übersichtsseite für E-Signaturen einen Überblick, wie hoch Ihr monatliches Kontingent an digitalen Unterschriften ist und wie viele davon Sie bereits verwendet haben. 
Sobald Sie 70 % der zur Verfügung stehenden Signaturen genutzt haben, erhalten Sie auf dem Dashboard einen Hinweis über die Anzahl der verbleibenden E-Signaturen für Ihren Account. Weitere Details dazu, wie viele digitale Signaturen Ihnen in Ihrem Paket zur Verfügung stehen und wie Sie Ihr Kontingent anpassen können, erfahren Sie in diesem Artikel. Bei Fragen dazu können Sie sich direkt an unser Growth Team wenden.

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