Verwalten des Unterschriften-Workflows

 

Dieser Artikel befasst sich mit Workflows. Sie können nun alle Ihre Workflows vom Workflow Hub aus erstellen und kontrollieren.

 

Dieser Artikel erklärt, wie Sie alle Ihre ausstehenden elektronischen Unterschriften sowohl im Workflow Hub als auch im Workflow Dashboard-Widget verfolgen können.

Außerdem wird erklärt, wie Sie Ihr monatliches Unterschriftenkontingent im Auge behalten können - die Anzahl der Unterschriften, die Ihnen gemäß Ihrem Personio-Paket jeden Monat verbleiben.

Der Workflow Hub und das Workflow Dashboard-Widget sind sowohl für Administratoren als auch für Mitarbeiter mit den entsprechenden Zugriffsrechten sichtbar. Das Aktive Unterschriften-Widget das in beiden vorhanden ist, ist jedoch nur für Administratoren und mit dem Productivity Plus Add-On sichtbar.

 

Ausstehende Unterschriften auf dem Workflow-Dashboard-Widget

Das Workflow-Dashboard-Widget zeigt Ihnen die Gesamtzahl der noch ausstehenden Unterschriftenanforderungen an. Unter den ausstehenden Unterschriften werden Unterschriften, die unterzeichnet oder abgelehnt wurden, und Unterschriften, die aufgrund einer ungültigen E-Mail-Adresse nicht erfolgreich zugestellt werden konnten nicht angezeigt.

Klicken Sie auf den Abschnitt Unterschriften oder auf die Option Alle Unterschriften anzeigen, um zum Workflow Hub zu navigieren, wo Sie eine detailliertere Ansicht des Unterschriften-Workflows finden.

 

 

Widget für aktive Unterschriften im Workflow Hub

workflowhub_signatureswidget_de.png

Mit dem Workflow-Hub können Sie Ihren Unterschriften-Workflow sowie einige andere Workflows, die in Personio verfügbar sind, genau überwachen.

Der Workflow Hub enthält alle offenen Unterschriftenanfragen, die innerhalb Ihres Unternehmens bereitgestellt werden. Offene Unterschriften sind noch nicht abgelaufene, ausstehende, sich in Bearbeitung befindende, signierte oder abgelehnte, und Unterschriften, die aufgrund einer ungültigen E-Mail-Adresse nicht erfolgreich zugestellt werden konnten.

Navigieren Sie zum Widget Aktive Unterschriften und:

  • Klicken Sie auf die Option Alle Unterschriften anzeigen, um auf die Seite Übersicht Unterschriften zuzugreifen.
  • Klicken Sie auf den Titel des Dokuments, um das Dokument herunterzuladen, für das eine Unterschrift aussteht.
  • Klicken Sie auf den Namen des Unterzeichners, um zum Mitarbeiterprofil des Unterzeichners zu navigieren.

Eine Anfrage für eine Unterschrift verfällt vier Wochen nach dem Datum der Anfrage, wenn einer der Unterzeichner den digitalen Signiervorgang nicht abschließt. Nach Ablauf der Frist kann das Dokument nicht mehr unterzeichnet werden.  Die abgelaufenen Unterschriftenanfragen werden nicht im Workflow Hub angezeigt.

 

Die Übersicht Unterschriften

e-signatures-overview_de.png

Die Seite Übersicht Unterschriften zeigt die Details aller angeforderten Unterschriften und deren Status an. Außerdem sehen Sie, wie weit Sie Ihr monatliches Kontingent an verfügbaren Unterschriften bereits ausgeschöpft haben. Sie haben die Möglichkeit, die Ansicht nach Status und Absender zu filtern. Bearbeiten Sie den voreingestellten Filter, um Details zu allen Dokumenten abzurufen.

Diese Informationen sind jeweils verfügbar: 

  • Absender: Dieser Mitarbeiter hat die Anfrage für die elektronische Signatur gesendet. 
  • Unterzeichner: Diese Person(en) soll(en) das Dokument unterzeichnen. Sie sehen zudem den Status der jeweiligen Unterschrift. 
  • Dokument: Durch Klicken auf den Dokumentnamen erhalten Sie eine Vorschau der Datei. Zunächst sehen Sie die ursprünglich versandte Version. Sobald das Dokument fertig unterzeichnet wurde, können Sie hier die unterschriebene PDF-Datei herunterladen. 
  • Anfragedatum: An diesem Tag hat der Sender die Unterschrift beim Unterzeichner angefragt. 
  • Ablaufdatum: Dies ist das Datum, an dem die Unterschriftenanfrage abläuft. Unterzeichner können den Signiervorgang nach diesem Datum nicht mehr abschließen.
  • Dokumentenstatus: Dieser Status bezieht sich auf das gesamte Dokument. Wird die Anfrage für die Unterschrift gestellt, erhält das Dokument den Status Ausstehend. Sobald alle beteiligten Parteien unterzeichnet haben, wechselt der Status zu Unterzeichnet. Wird der Signierprozess nicht innerhalb von vier Wochen abgeschlossen, erhält das Dokument den Status Abgelaufen.
  • Aktionen: Mit dem Klick auf die drei Punkte können Sie das Dokument oder den zugehörigen Audit-Trail herunterladen. 

Was ist der Audit-Trail? 
Der Audit-Trail wird von unserem Partner SignatureIT zur Verfügung gestellt. Es handelt sich um ein Dokument, in dem alle elektronischen Beweisdaten, die während des Signierungsprozesses erzeugt werden, gespeichert sind. Dies dient dem Nachweis der Integrität des Dokuments. Weitere Informationen zum Audit-Trail von SignatureIT finden Sie in diesem Help Center-Artikel oder auf der SignatureIT-Website.

 

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