In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Arbeitszeitmodellen Ihres Accounts Pausenregelungen hinzufügen und welche Auswirkungen diese für Ihre Mitarbeiter und Vorgesetzten haben.
Was sind Pausenregelungen?
Jedem Arbeitszeitmodell können Pausenregelungen hinzugefügt werden; also Definitionen, wie lange eine Pause bei wie vielen Stunden Arbeit pro Tag sein soll. Mitarbeiter und Genehmiger werden nach diesen Regeln informiert, wenn sie ungenügende oder zu lange Pausen in ihrer Zeiterfassung eingeben oder genehmigen sollen.
Pausenregelungen sind rein informativ und haben keine automatische Eintragung der festgelegten Zeit zur Folge. Mitarbeiter werden also nicht daran gehindert, Arbeitszeiten mit falschen Pausen zu erfassen oder zu genehmigen.
Pausenregelung erstellen
Um Pausenregelungen für ein bestehendes oder neues Arbeitszeitmodell anzulegen, müssen Sie folgende Schritte durchführen:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Anwesenheit > Arbeitszeiten.
- Wählen Sie bei der Frage Über inkorrekte Pausen informieren? die Antwort Ja. Nun wird der Bereich Erforderliche Pausen hinzufügen angezeigt.
- Legen Sie fest, nach wie vielen Stunden Arbeitszeit die Mitarbeiter eine Pause machen sollen und wie lang diese sein soll. Sie können pro Arbeitszeitmodell zwei Pausenregelungen hinterlegen.
- Klicken Sie anschließend auf Arbeitsmodell speichern. Die Pausenregelungen treten mit sofortiger Wirkung für alle neu zu genehmigenden Stunden in Kraft.
Bitte beachten Sie, dass bei den Arbeitszeiten die täglichen Stunden in Betracht gezogen werden und nicht die Wochenstunden. Die Arbeitszeiterfassung summiert nur die einzelnen Pausenzeiten pro Tag, hinterlegt aber keine verpflichtenden Pausen: Werden z. B. 6 Arbeitsstunden am Stück aufgezeichnet, fordert Personio Ihre Mitarbeiter nicht automatisch dazu auf, 30 Minuten Pause zu nehmen.
Auswirkungen von Pausenregelungen
1. Auswirkung beim Erfassen der Arbeitszeit
Wenn Ihre Mitarbeiter Pausenzeiten eintragen, die nicht den in den Regelungen definierten Zeitfenstern entsprechen, wird Ihnen im Anwesenheitskalender folgende Warnung angezeigt:
Sie können diese Warnung ignorieren oder die Arbeitszeiten nochmals anpassen.
2. Auswirkung bei der Genehmigung der Arbeitszeit
Wenn ein Mitarbeiter einen Zeiteintrag mit einer nicht konformen Pause registriert, wird dies auf der Seite Genehmigungen für Zeiterfassung gekennzeichnet, die über die Hauptnavigationsleiste zugänglich ist.
Klicken Sie auf der Seite Genehmigungen für Zeiterfassung auf die Filter neben der Schaltfläche Alle genehmigen, um nur die nicht konformen Anwesenheitsanfragen anzuzeigen. Nicht konforme Anwesenheitsanfragen sind solche, die eine Warnung ausgelöst haben, weil sie Ihren Einstellungen für Anwesenheiten nicht entsprechen (z. B. ein Zeiteintrag, der außerhalb eines Arbeitstages im Arbeitsplan registriert wurde, oder ein Eintrag, der nicht der Pausenregelung entspricht).
Der genehmigende Mitarbeiter kann die erfassten Zeiten so akzeptieren oder den betroffenen Arbeitstag nicht genehmigen und an den jeweiligen Mitarbeiter zurückspielen.
