Autorisierung der DATEV-Datenservices

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Schritte von Ihnen und Ihrer Steuerberatung durchzuführen sind, um den DATEV Lohnimportdatenservice, sowie den DATEV Lohnauswertungsdatenservice nutzen zu können. Beide Schnittstellen werden als DATEV-Datenservices zusammengefasst.

Beachten Sie, dass für die erfolgreiche Nutzung der DATEV-Integration mit Lohn und Gehalt mindestens die Version 11.65 von Lohn und Gehalt nötig ist. Weitere Informationen zu den verfügbaren Programmversionen finden Sie im Info-Dok. 1021721.

 

Autorisierung für die automatische Übertragung in Personio

Bitte vergewissern Sie sich zuallererst, ob der Lohnimportdatenservice und der Lohnauswertungsdatenservice von Ihrer Steuerberatung für Sie als Kunde aktiviert sind und dass sie Ihnen ein DATEV-Autorisierungsmedium mit den entsprechenden Rechten zur Verfügung gestellt hat. Ohne vorherige Aktivierung dieser Module innerhalb von DATEV durch Ihre Steuerberatung können keine Dokumente direkt an das DATEV Rechenzentrum übertragen (Lohnimportdatenservice), bzw. daraus abgerufen (Lohnauswertungsdatenservice) werden.

Informationen zum Vorgehen innerhalb DATEV LODAS finden Sie hier. Details zum Vorgehen innerhalb von DATEV Lohn und Gehalt können Sie hier einsehen. Dieser Artikel erklärt zudem das Vorgehen für Selbstbucher.

Sobald die DATEV-Datenservices für Sie freigeschalten wurden, müssen Sie Personio die nötige Erlaubnis erteilen, in Ihrem Namen die Dokumente über die Schnittstelle zu importieren bzw. exportieren. Sie können diesen Autorisierungsprozess in Personio sowohl für die einzelnen Funktionalitäten als auch für beide gleichzeitig starten. Führen Sie dazu die folgenden Schritte sowohl für DATEV LODAS als auch für Lohn und Gehalt durch:settings-payroll-datev-authorize_de.gif

  1. Klicken Sie auf Einstellungen > Gehalt & Lohnbuchhaltung > DATEV LODAS / Lohn & Gehalt Integration.
  2. Unter Autorisierung DATEV-Datenservices, klicken Sie für jede gewünschte Gesellschaft jeweils auf den Button Autorisierungsprozess starten.  
  3. Wählen Sie im sich öffnenden Fenster die gewünschten Schnittstellen aus, lesen Sie sich aufmerksam die Hinweise durch und klicken Sie abschließend auf Fortfahren.
  4. Es öffnet sich ein neuer Tab mit der DATEV Login-Seite über die Sie die Autorisierung abschgließen können. Lesen Sie dazu den nächsten Punkt Autorisierung innerhalb DATEVs.

Beachten Sie, dass dieser Schritt sowie die Einrichtung durch die Steuerberatung für jede Gesellschaft einzeln erfolgen muss. Hierbei gilt, dass generell eine Gesellschaft in Personio auch einem Mandanten in DATEV entsprechend sollte. Dieselbe Kombination aus Berater- und Mandantennummer für mehrere Tochtergesellschaften zu hinterlegen wird nicht empfohlen und sollte nur in Ausnahmefällen in Erwägung gezogen werden.

 

Autorisierung innerhalb DATEVs

Nach Starten des Autorisierungsprozesses in Personio öffnet sich ein neuer Tab mit der DATEV Login-Seite. Bitte beachten Sie, dass Sie für die Anmeldung eine Möglichkeit der Authentifizierung gegenüber DATEV benötigen, d.h. einen DATEV SmartLogin oder eine SmartCard bzw. mIDentity. Führen Sie nun die folgenden Schritte durch:

datev-authentication_de.png

  1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten sowie der Zwei-Faktor-Authentifizierung an.
  2. Stimmen Sie der Berechtigung zu, sodass Personio Daten an das DATEV Rechenzentrum schicken bzw. vom DATEV Rechenzentrum abrufen kann.
  3. Haben Sie die notwendige Berechtigung erteilt, wird Ihnen eine Bestätigungsseite angezeigt.

 

Autorisierungsstatus überprüfen

Sobald die Autorisierung durch den DATEV Nutzer erfolgt ist, wechselt der Status in Ihrem Personio Account auf Autorisiert. Ab sofort kann Personio abrechnungsrelevante Daten in Form des DATEV Exports direkt an das DATEV Rechenzentrum verschicken, bzw. Lohnscheine aus DATEV abrufen und in Personio importieren.

settings-payroll-datev-lodas-authorized_de.png

Beachten Sie, dass die Autorisierung je Schnittstelle nur einmal notwendig ist. Der Link zum Starten des Autorisierungsprozesses wird daher lediglich bei fehlender Berechtigung angezeigt.

 

Autorisierung widerrufen

Wollen Sie die Verbindung zwischen Ihrem Personio-Account und dem Account der Steuerberatung aufheben, so machen Sie dies über den Button Autorisierung widerrufen. Die Verbindung wird ad hoc aufgehoben und es kann keine automatisierte Datenübertragung mehr stattfinden. Beachten Sie, dass der Widerruf sich automatisch auf beide DATEV-Datenservices auswirkt.

Falls Sie die Autorisierung erneut starten möchten, können Sie den oben beschriebenen Prozess jederzeit erneut durchführen.

 

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