Ein Dokument mit elektronischer Signatur unterschreiben

 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Dokument mit einer elektronischen Signatur unterzeichnen können. Diese Möglichkeit steht entweder für Arbeitsverträge zur Verfügung, die während des Angebotsprozesses im Recruiting-Bereich versendet werden, oder für allgemeine Dokumente (wie z. B. Datenschutzerklärungen), die im Reiter Dokumente des Mitarbeiterprofils abgelegt sind. 

 

So läuft der Unterzeichnungsprozess ab

Wie Sie die Anfragen für E-Signaturen auslösen und welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen, erfahren Sie für Vertragsangebote in diesem Artikel und für Mitarbeiterdokumente in diesem Artikel.

Sobald Sie die Anfrage-E-Mails versendet haben, läuft der der Unterzeichnungsprozess für die elektronischen Signaturen so ab: 

 

e-signature-signing-process_de.gif

 

 

Schritte im Unterzeichnungsprozess für Vertragsangebote (Bewerberprofil) für Mitarbeiterdokumente (Mitarbeiterprofil)

Der erste Unterzeichner erhält eine E-Mail mit der Dokumentvorlage und der Bitte, diese digital zu unterzeichnen und ggf. einer individuellen Nachricht.

Die Unterzeichnung des Vertrags kann am Computer mit der Maus oder einem Trackpad erfolgen. Alternativ kann man den QR-Code mit dem Handy oder Tablet scannen und direkt auf dem mobilen Endgerät unterzeichnen.

Sobald Sie das Angebot senden, startet der Anfrageprozess an die Unterzeichner. Im Bewerberprofil ändert das Angebot seinen Status von Erstellt zu Ausstehend. Unter Angebot ansehen erfahren Sie, wie weit der Prozess fortgeschritten ist und welche Unterschriften gegebenenfalls noch ausstehen.   Sobald Sie die Unterschrift anfordern, startet der Anfrageprozess an die Unterzeichner. Falls für das Dokument kein Template mit Dokumenten-Platzhalter gewählt wurde, kann der Unterzeichner selbstständig die Position seiner Unterschrift wählen.

Mit Klick auf Optionen kann der Unterzeichner das Dokument herunterladen oder die Unterschrift ablehnen.

Falls der Unterzeichner die Unterschrift ablehnt, wechselt der Status der angefragten E-Signatur in der Angebotsübersicht im Bewerberprofil auf Abgelehnt und der Anfrageprozess für eventuelle weitere Unterzeichner bricht ab.

Falls der Unterzeichner die Unterschrift ablehnt, wechselt der Status der angefragten E-Signatur im Reiter Dokumente im Mitarbeiterprofil auf Abgelehnt und der Anfrageprozess für eventuelle weitere Unterzeichner stoppt.

Hat der erste Unterzeichner seine Unterschrift unter das Dokument gesetzt und bestätigt (sowie die AGB und Sicherheitshinweise akzeptiert), kann er das Dokument senden. 

Im Bewerberprofil ändert sich der Status der Unterschrift von Ausstehend auf Unterzeichnet. Das Dokument wird (inklusive aller bis dahin getätigten E-Signaturen) an den nächsten Unterzeichner gesendet.

Im Mitarbeiterprofil ändert sich der Status der Unterschrift von Ausstehend auf Unterzeichnet. Das Dokument wird (inklusive aller bis dahin getätigten E-Signaturen) an den nächsten Unterzeichner gesendet. Falls der Mitarbeiter der einzige Unterzeichner ist, stoppt der Prozess hier und das Dokument liegt fertig unterzeichnet vor. 
Gibt es mehrere Unterzeichner, so können Sie den Status der Unterschriften einsehen, indem Sie mit der Maus darüber fahren.

Sobald sämtliche Parteien der festgelegten Reihenfolge nach das Dokument unterzeichnet haben, erhalten alle Unterzeichner die fertiggestellte Datei per E-Mail. 

Das Dokument ist inklusive aller elektronischen Unterschriften im Bewerberprofil verfügbar.
Anschließend müssen Sie nur noch den Status des Angebots auf Angebot angenommen ändern und die zu schließende Stelle auswählen.
Das Dokument ist inklusive aller elektronischen Unterschriften im Mitarbeiterprofil verfügbar. 

Bitte beachten Sie, dass Anfragende der Unterschriften keine Benachrichtigung über den Stand der E-Signaturen erhalten, sofern sie nicht selbst als Unterzeichner hinterlegt sind. Diese Information kann nur direkt im Bewerberprofil im Angebotsreiter bzw. im Mitarbeiterprofil im Dokumentenreiter eingesehen werden.

 

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