RefundFox

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Software von RefundFox mit Personio integrieren. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über alle notwendigen Voraussetzungen und eine Anleitung zur Einrichtung der Integration über die Personio Mitarbeiterdaten-API.

 

Was ist RefundFox?

RefundFox ermöglicht die einfache und effiziente Abrechnung und Erstattung von Reisekosten und Spesen.

Mit der mobilen App lassen sich Belege automatisiert und ohne Abtippen erfassen. Die Erstellung der Abrechnung – einschließlich Pauschalen – erfolgt papierlos im Handumdrehen.

Im Firmenportal werden alle Abrechnungen angezeigt und die Daten stehen für die Buchhaltung digital und GoBD-konform zur Verfügung.

 

Wie kann ich die Integration von RefundFox und Personio einrichten?

Bereits ab dem Essential-Plan können Sie einen Integrationspartner Ihrer Wahl anbinden. Wenn Sie mehr als einen Integrationspartner nutzen möchten, ist dies ab dem Professional-Plan möglich.

Für das Einrichten der Integration von RefundFox und Personio benötigen Sie folgende Information aus Ihrem Personio Account:

  • Client ID
  • Client Secret

 

1. Wechseln Sie in Personio zu Einstellungen > API und betätigen Sie Neue Credentials generieren.

Personio_Screenshot_1_de.png

Automatisch startet der Download einer Datei, die Ihre Zugriffsdaten für die Schnittstelle beinhaltet.

API_Credentials.png

Bitte beachten Sie, dass Sie mit dem Befehl Neue Credentials generieren Ihre bisherigen Credentials ihre Gültigkeit verlieren.

2. Wechseln Sie in Personio zu Einstellungen > Mitarbeiterinformationen > Personalinformationen

Personio_Screenshot_2_de.png

3. Legen Sie über Attribut hinzufügen ein neues Attribut an. Dieses werden Sie später in der Liste Ihrer Mitarbeiter in Personio sehen und bearbeiten können. Wählen Sie folgende Werte für das neue Attribut:

  • Name: RefundFox (Groß-/Kleinschreibung beachten)
  • Art: Auswahlliste
  • Werte der Auswahlliste: „ja“, „nein“, „leer“ (alternativ können Sie auch „yes“, „no“, „empty“ verwenden

Personio_Screenshot_3_de.png 

Wechseln Sie in Personio zu Mitarbeiter. In der Liste sehen Sie nun ein neues Attribut RefundFox. Wählen Sie einen Mitarbeiter, für den Sie RefundFox aktivieren wollen.

Ändern Sie das Feld RefundFox für diesen Mitarbeiter auf „ja“ bzw. „yes“. Sie können später in dieser Liste die Einstellung für alle Mitarbeiter entsprechend vornehmen. Hierbei ist Folgendes zu beachten: 

  • ja“ - Für den Mitarbeiter wird RefundFox aktiviert. Er erhält eine Einladung von RefundFox, um die App zu installieren und die App mit dem Firmenportal von RefundFox zu verbinden
  • nein“ - Ein Mitarbeiter, für den vorher über ein „ja“ RefundFox aktiviert wurde, wird dieses deaktiviert. Der Mitarbeiter kann keine Abrechnungen mehr an das RefundFox Portal abgeben.
  • leer“ bzw. „nicht gepflegt” - Für diesen Mitarbeiter werden keine Einstellungen in RefundFox vorgenommen.

Beispiele:

  • Wechseln Sie bei einem Mitarbeiter von „leer“ bzw. ungepflegt auf „ja“, wird dieser eingeladen zu RefundFox
  • Wechseln Sie bei einem Mitarbeiter von „ja“ auf „leer“, erfolgt keine Aktion.
  • Wechseln Sie bei einem Mitarbeiter von „ja“ auf „nein“ wird dieser für RefundFox deaktiviert.

Personio_Screenshot_4_de.png

5. Wechseln Sie in das RefundFox Firmenportal

6. Öffnen Sie Schnittstellen > Personio

7. Geben Sie unter Zugangsdaten die client_id und das client_secret aus Punkt 1 ein, aktivieren Sie die Schnittstelle und klicken Sie auf Speichern.

RefundFox_Screenshot_1_de.png

8. Sie sehen nun in der Vorschau mit aktuellen Personio Daten, welche Änderungen zur Übernahme in RefundFox anstehen. Wenn Sie unter Punkt 4 einen Mitarbeiter auf „ja“ umgestellt haben, erscheint dieser nun links in der Liste der zu aktivierenden Personen.

RefundFox_Screenshot_2_de.png

 

9. Betätigen Sie Daten jetzt übernehmen. Damit werden die anstehenden Aktionen ausgeführt und im Beispiel der Mitarbeiter zu RefundFox eingeladen. Sie sehen die Einladungen unter Nutzer > Einladungen nach ein paar Sekunden.

10. Sollten Sie in Zukunft die Daten von Personio automatisiert durch RefundFox übernehmen lassen wollen, können Sie den Schalter Schnittstelle automatisieren bestätigen und diese Einstellung speichern.

Das RefundFox Portal wird dann einmal in der Stunde die Daten von Personio übernehmen und die Aktivierung/Deaktivierung bei RefundFox entsprechend durchführen.

RefundFox_Screenshot_3_de.png

 

Welche Daten werden übertragen? 

Bei der Integration von RefundFox und Personio werden die Attribute E-Mail Adresse und das neu erstellte Attribut RefundFox übertragen. Der Mitarbeiter erhält anschließend eine Einladungs-E-Mail.

 

Welche Kosten fallen an?  

Sie können hier eine kostenlose vierwöchige Testphase starten. Anschließend liegt der Preis in der Unternehmenslösung bei 8 € pro Nutzer / Monat.

Die Integration zu Personio ist kostenlos.

 

Wen kontaktiere ich bei RefundFox?

Unter support@team.refundfox.com können Sie mit RefundFox Kontakt aufnehmen. Weitere Information erhalten Sie hier. Das RefundFox-Team freut sich, Ihnen bei Fragen oder Problemen zu helfen.

 

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