Angebote für die elektronische Vertragsunterzeichnung erstellen (Beta)

 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie erfolgreichen Bewerbern während des Recruiting-Prozesses ein Vertragsangebot zuschicken und die dafür benötigten Unterschriften von allen Parteien elektronisch anfordern. Nutzen Sie dafür Vertragstemplates mit Unterschriften-Platzhaltern, um den E-Signatur-Prozess zu starten. 

Bitte beachten Sie, dass diese Funktion sich derzeit noch im Beta-Test befindet. In diesem Artikel finden Sie weitere Informationen zum Test und wie Sie teilnehmen können.

 

Dokumentvorlage mit Signatur-Platzhaltern erstellen

Um elektronische Unterschriften für das entsprechende Dokument zu nutzen, müssen Sie eine Vertragsvorlage mit Signatur-Platzhaltern erstellen. Für die Erstellung der Dokumentvorlage können Sie gängige Textverarbeitungsprogramme (z. B. MS Office oder OpenOffice) nutzen und die Datei als .doc, .docx, .odt oder .ott hochladen. In diesem Artikel finden Sie weitere Informationen zum Vorgang.

Wenn Sie die elektronischen Signaturen für bereits bestehende Templates nutzen möchten, müssen Sie diese wie im Folgenden beschrieben anpassen und erneut hochladen.

In der Vorlage erstellen Sie den Platzhalter durch @@ vor und nach der Benennung. Sie können beliebig viele Unterzeichner in das Dokument aufnehmen und auch die Benennung für diese frei wählen. Soll ein Unterzeichner an mehreren Stellen unterschreiben, achten Sie auf eine konsistente Schreibweise. Pro Unterzeichner darf es nur eine eindeutige Benennung des Unterschriften-Platzhalters geben, z. B. @@Bewerber@@ oder @@Recruiter@@. Die Platzhalter für die E-Signaturen bestimmen genau, an welcher Stelle der Bewerber oder die weitere beteiligte Partei unterschreiben muss.

Lassen Sie an der gewünschten Stelle genügend Leerzeilen im Dokument, damit die E-Signaturen dort Platz finden. Wir empfehlen mindestens zwei Leerzeilen nach dem Platzhalter (getestet in der Schriftart Arial, Schriftgröße 11).

Im Template muss mindestens ein weiterer Platzhalter (z. B. {{first_name}}) neben dem Unterschriften-Platzhalter verwendet werden, damit die Vorlage für die E-Signature im Angebotsprozess funktioniert. 

Laden Sie anschließend die Vertragstemplates unter Einstellungen > Dokumente > Vorlage hinzufügen hoch. Bestimmen Sie bei Wer unterzeichnet sie zuerst?, in welcher Reihenfolge Sie die E-Signaturen der Unterzeichner anfragen. Sie sehen direkt, wie viele Unterschriften-Platzhalter pro Unterzeichner das Dokument enthält.  

Wählen Sie während des Upload-Prozesses unbedingt die Kategorie Arbeitsverträge aus, um die erstellte Vorlage anschließend im Recruiting für die Erstellung des Angebots zu nutzen. 

 

Ein Angebot mit E-Signatur versenden

Um Bewerbern ein Angebot zuzusenden und die Unterschriften aller Parteien elektronisch anzufordern, gehen Sie zu Recruiting > Bewerberprofil > Angebote > Angebot erstellen > Angebot mit einem Vertrag erstellen. Wählen Sie ein mit Unterschriften-Platzhaltern erstelltes Template aus. Füllen Sie nun die weiteren Platzhalter des Dokuments aus. Nach dem Speichern können Sie dem Bewerber das Angebot zusenden. Um die E-Signaturen anzufordern, klicken Sie auf Vertrag mit E-Signatur senden.

e-signature-offer-process_de.gif

Die Übersicht zeigt die unter Einstellungen > Dokumente für das Template festgelegte Reihenfolge, in welcher die Unterzeichner angefragt werden. Wählen Sie Bewerber und verantwortliche Mitarbeiter für die Unterzeichnung aus. Im Feld Kommentar können Sie eine Notiz an die Unterzeichner eintragen. Diese erhalten die Notiz in der Anfrage-E-Mail.

Bitte beachten Sie, dass weder die Anfrage-E-Mail noch der Kommentar im Reiter Nachrichten im Bewerberprofil hinterlegt wird.

 

Vertrag digital unterschreiben

Sobald Sie das Angebot senden, startet der Anfrageprozess an die Unterzeichner. Im Bewerberprofil ändert das Angebot seinen Status von Erstellt zu Ausstehend. Unter Angebot ansehen erfahren Sie, wie weit der Prozess fortgeschritten ist und welche Unterschriften gegebenenfalls noch ausstehen. Mehr dazu wie Sie ein Angebot in Personio erstellen, bearbeiten und verwalten, erfahren Sie in diesem Artikel.

e-signature-signing-process_de.gif

So läuft der Unterzeichnungsprozess ab

  • Der erste Unterzeichner erhält eine E-Mail-Benachrichtigung mit der Vertragsvorlage, der Bitte, diese digital zu unterzeichnen und ggf. der individuellen Nachricht. Die Unterzeichnung des Vertrags kann am Computer mit der Maus oder einem Trackpad erfolgen. Alternativ kann man den QR-Code mit dem Handy oder Tablet scannen und direkt auf dem mobilen Endgerät unterzeichnen.
  • Mit Klick auf Optionen kann der Unterzeichner den Vertrag herunterladen oder die Unterschrift ablehnen. Sollte dies der Fall sein, wechselt der Status der angefragten E-Signatur in der Angebotsübersicht im Bewerberprofil auf Abgelehnt und der Anfrageprozess für eventuelle weitere Unterzeichner stoppt.
  • Hat der erste Unterzeichner seine Unterschrift unter das Dokument gesetzt und bestätigt (sowie die AGB und Sicherheitshinweise akzeptiert), kann er das Dokument senden. Im Bewerberprofil ändert sich der Status der Unterschrift von Ausstehend auf Unterzeichnet. Das Dokument wird (inklusive aller bis dahin getätigten E-Signaturen) an den nächsten Unterzeichner gesendet.
  • Sobald sämtliche Parteien der festgelegten Reihenfolge nach den Vertrag unterzeichnet haben, erhalten diese den von allen unterschriebenen Vertrag per E-Mail. Zudem ist die unterschriebene Datei im Bewerberprofil hinterlegt. 
  • Anschließend müssen Sie nur noch den Status des Angebots auf Angebot angenommen ändern und die zu schließende Stelle auswählen.

Bitte beachten Sie, dass Anfragende der Unterschriften keine Benachrichtigung über den Stand der E-Signaturen erhalten, sofern sie nicht selbst als Unterzeichner hinterlegt sind. Diese Information kann nur direkt im Bewerberprofil im Angebotsreiter eingesehen werden.

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