Elektronische Signaturen im Angebotsprozess nutzen

 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie erfolgreichen Bewerbern während des Recruiting-Prozesses ein Vertragsangebot zuschicken und die dafür benötigten Unterschriften von allen Parteien elektronisch anfordern. Nutzen Sie dafür Vertragstemplates mit Unterschriften-Platzhaltern, um den E-Signatur-Prozess zu starten. 

 

Dokumentvorlage mit Signatur-Platzhaltern erstellen

Erster Schritt für die Nutzung von E-Signatur im Recruiting, ist die Erstellung eines entsprechenden Vertragstemplates mit den nötigen Platzhaltern. Mit diesen legen Sie die gewünschten Platzierungen sowie die Reihenfolge der angeforderten Signaturen fest. Wie das geht, erfahren Sie in diesem Artikel.

Bitte beachten Sie, dass das Template unbedingt unter Einstellungen > Dokumente in der Dokumentenkategorie Arbeitsverträge abgespeichert werden muss.

 

Ein Angebot mit E-Signatur versenden

Möchten Sie ein Angebot an einen erfolgreichen Bewerber versenden, können Sie direkt im Angebotsprozess die elektronischen Signaturen von internen Mitarbeitern sowie dem Bewerber selbst anfordern.   

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Um die Unterschriften anzufordern, gehen Sie wie folgt vor: 

    1. Gehen Sie zu Recruiting > Bewerberprofil > Angebote > Angebot erstellen > Angebot mit einem Vertrag erstellen. Wählen Sie ein mit Unterschriften-Platzhaltern erstelltes Template aus.
    2. Füllen Sie die weiteren Platzhalter des Dokuments aus. Nach dem Speichern können Sie dem Bewerber das Angebot zusenden.
    3. Um die E-Signaturen anzufordern, klicken Sie auf Vertrag mit E-Signatur senden.
    4. Unter Einstellungen > Dokumente wurde für jedes Template bereits die Reihenfolge, in welcher die Unterzeichner angefragt werden, hinterlegt. Wählen Sie Bewerber und verantwortliche Mitarbeiter für die Unterzeichnung aus. Der Bewerber muss zwingend immer einer der Unterzeichner sein. Die Zuordnung der gewünschten Unterzeichner zu den Unterschriften-Platzhaltern müssen Sie manuell festlegen, sie geschieht nicht automatisch durch die Benennung der Platzhalter. Diese dient nur als Anhaltspunkt, welche Person an welcher Stelle unterschreiben muss. Im Feld Kommentar können Sie eine Notiz an die Unterzeichner eintragen. Diese erhalten die Notiz in der Anfrage-E-Mail.
    5. Starten Sie den Signatur-Prozess, in dem Sie auf Angebot senden klicken.

Bitte beachten Sie, dass weder die Anfrage-E-Mail noch der Kommentar im Reiter Nachrichten im Bewerberprofil hinterlegt werden.

Mehr dazu wie Sie ein Angebot in Personio erstellen, bearbeiten und verwalten, erfahren Sie in diesem Artikel.

 

Vertrag digital unterschreiben

Sobald Sie das Angebot senden, startet der Anfrageprozess an die Unterzeichner. Im Bewerberprofil ändert das Angebot seinen Status von Erstellt zu Ausstehend. Unter Angebot ansehen erfahren Sie, wie weit der Prozess fortgeschritten ist und welche Unterschriften gegebenenfalls noch ausstehen. 

Mehr Details zum Ablauf des Signatur-Vorgangs aller Parteien erhalten Sie in diesem Artikel.

Bitte beachten Sie, dass Anfragende der Unterschriften keine Benachrichtigung über den Stand der E-Signaturen erhalten, sofern sie nicht selbst als Unterzeichner hinterlegt sind. Diese Information kann nur direkt im Bewerberprofil im Angebotsreiter eingesehen werden.

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