Der Personio Payroll Buchhaltungsbericht nach Kostenstellen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie für die Personio Payroll einen Buchhaltungsbericht nach Kostenstellen erhalten und wie sich dieser berechnet.

Der Buchhaltungsbericht nach Kostenstellen ist eine Ergänzung zum regulären Buchhaltungsbericht und splittet die Mitarbeiterkosten zwischen den betroffenen Kostenstellen auf, denen die Mitarbeiter angehören. Ist ein Mitarbeiter bspw. zu 20 % zur "Kostenstelle 1" und zu 80 % zur "Kostenstelle 2" zugeordnet, so wird dies im Bericht mit der entsprechenden Gewichtung für die jeweilige Kostenstelle dargestellt. Jegliche Aufteilung auf die Kostenstellen wird hierbei unterstützt. Da es sich um eine Erweiterung des herkömmlichen Buchhaltungsberichts handelt, ist der Gesamtbetrag ausgeglichen und in beiden Berichten derselbe. 

Finden Sie hier ein Beispiel des Buchhaltungsberichts nach Kostenstellen im PDF-Format: 

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Buchhaltungsbericht nach Kostenstellen erstellen 

Um zusätzlich zum regulären Buchhaltungsbericht in der Personio Payroll einen Buchhaltungsbericht nach Kostenstellen zu erhalten, müssen Sie diesen in Ihrem Personio-Account freischalten. Bitte gehen Sie dafür zu Einstellungen > Gehalt & Lohnbuchhaltung > Arbeitgeberinformationen > Buchhaltungsbericht nach Kostenstellen und setzen Sie dort das entsprechende Häkchen.

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Ist diese Einstellung getätigt, stehen für Sie zusätzlich zum normalen Buchhaltungsbericht drei weitere Dateien (.xslx, .csv und .pdf) zum Download bereit, sobald die Lohnabrechnung für den entsprechenden Monat als Bezahlt markiert wurde; diese geben detailliert Aufschluss darüber, inwieweit welche Kostenstelle an den Gesamtzahlen beteiligt ist. Unter Lohnbuchhaltung > Dokumente erhalten Sie Zugriff auf die Dateien. 

accounting-report-files_de.png

Setzen Sie den Haken bei Buchhaltungsbericht nach Kostenstellen nicht, so erhalten Sie weiterhin wie gewohnt den regulären Buchhaltungsbericht. Erhalten Sie hier zudem eine Übersicht darüber, welche weiteren Dokumente zur Lohnbuchhaltung in Ihrem Account zur Verfügung stehen. 

 

Berechnung des Berichts

Beim Aufteilen der Beträge auf die verschiedenen Kostenstellen werden immer dieselben Regeln angewandt, um sicherzustellen, dass Rundungen nicht den Gesamtbetrag verändern. Im Folgenden zeigen wir Ihnen Beispiele für die Berechnungen. 

Bitte beachten Sie, dass Änderungen der Kostenstelle nur auf den ganzen Monat angewendet werden können. Sollte sich die Kostenstelle für Mitarbeiter während eines laufenden Monats ändern, so wird die Änderung rückwirkend für diesen Monat bereits ab Monatsbeginn im Buchhaltungsbericht dargestellt. Ändert sich die Kostenstelle z. B. am 15.06., beginnt die neue Aufteilung bereits am 01.06. für die betroffenen Mitarbeiter. 

 

Beispiel 1: Kostenstellen mit unterschiedlichen Gewichtungen

Der Betrag von 20,35 € soll mit unterschiedlicher Gewichtung auf drei Kostenstellen aufgeteilt werden (gerundet auf 2 Dezimalstellen). Kostenstelle 1 und Kostenstelle 2 haben eine Gewichtung von jeweils 25 %, während auf die Kostenstelle 3 50 % entfallen. 

Regel: Die Aufteilung beginnt bei der Kostenstelle mit der niedrigsten Gewichtung und endet bei der mit der höchsten Gewichtung. Bei den niedriger gewichteten Kostenstellen werden die Beträge auf zwei Dezimalstellen gekürzt, bei der letzten Kostenstelle wird die Summe der gekürzten Beträge von der Gesamtsumme abgezogen. 

  • Kostenstelle 1 (Gewichtung 25 %): 5,0875 € → 5,08 € (gekürzt)
  • Kostenstelle 2 (Gewichtung 25 %): 5,0875 € → 5,08 € (gekürzt)
  • Kostenstelle 3 (Gewichtung 50 %): 20,35€ - 5,08€ - 5,08€ = 10,19 € (Gesamtsumme - vorherige Aufteilungen → kein Runden/Kürzen nötig) 

 

Beispiel 2: Kostenstellen mit derselben Gewichtung

Der Betrag von 10,17 € soll mit gleicher Gewichtung auf zwei Kostenstellen aufgeteilt werden (gerundet auf 2 Dezimalstellen).

Regel: Wird der Betrag mit gleicher Gewichtung auf die Kostenstellen aufgeteilt, werden diese entsprechend ihrer Benennung sortiert (aufsteigend). Das restliche Prozedere geschieht wie in Beispiel 1 beschrieben.

  • Kostenstelle 1 (Gewichtung 50 %): 5,085 € → 5,08 € (gekürzt)
  • Kostenstelle 2 (Gewichtung 50 %): 10,17 € - 5,08 € = 5,09 € (Gesamtsumme - vorherige Aufteilung → kein Runden/Kürzen nötig)

 

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