Abrechnungsprozess in der Personio Payroll

In der Personio Payroll wird die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung (Entgeltabrechnung) erstellt. Anhand der in Personio eingegebenen Arbeitgeber- und Mitarbeiterinformationen werden die monatlichen Lohnscheine berechnet und zur Verfügung gestellt. Die sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Meldungen werden fristgerecht elektronisch an die zuständigen Behörden gemeldet. Nach Freigabe der Lohnabrechnung wird für die Überweisung der Gehälter eine SEPA-Überweisungsdatei zur Verfügung gestellt. Die Lohnscheine der bereits abgerechneten Monate stehen den Mitarbeitern in deren Profil jederzeit zum Download bereit. 

 

Übersicht

Der monatliche Abrechnungsprozess wird hier näher dargestellt. 

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Um die monatliche Gehaltsabrechnung durchführen zu können, müssen alle abrechnungsrelevanten Attribute in den Mitarbeiterprofilen befüllt sein. Die Pflichtattribute für die Personio Payroll sind durch einen Stern gekennzeichnet. 

 

Erstellung der Lohnscheine

Die Lohnscheine werden anhand der eingetragenen Mitarbeiter- und Gehaltsdaten automatisiert erstellt. Dabei verarbeitet die Personio Engine alle entgeltabrechnungsrelevanten Daten der Mitarbeiter und formt diese nach gesetzlichen Vorschriften zu einem Lohnschein.

Alle Ein- und Austritte von Mitarbeitern werden ordnungsgemäß sozialversicherungs- und steurrechtlich an- bzw. abgemeldet. Außerdem erfolgt ein Abruf der Steuermerkmale aller Mitarbeiter über ELStAM.

 

Lohnscheine in der Lohnbuchhaltung

Der automatisch erstellte Lohnschein wird in der Lohnbuchhaltung gezeigt und ist jederzeit abrufbar. 

Durch die Änderung von Daten in den Mitarbeiterprofilen wird der Lohnschein neu generiert und steht nach kurzer Zeit wieder zur Verfügung. 

In Sonderfällen werden die Lohnscheine von Personio Mitarbeitern einer Prüfung unterzogen. Nach diesem manuellen Review stehen die Lohnscheine dann kurze Zeit später zur Ansicht in Personio zur Verfügung. 

 

Freigabe der Lohnbuchhaltung

Der Abrechnungsmonat kann theoretisch jederzeit freigegeben werden. Üblicherweise erfolgt die Freigabe am Ende des Monats und gegebenfalls in Absprache mit dem Ansprechpartner von Personio. Nach Freigabe der Lohnabrechnung steht die SEPA-Überweisungsdatei für die Überweisung der Gehälter in der Lohnbuchhaltung zur Verfügung. Die Beitragsnachweise sind ebenfalls unter den Dokumenten in der Lohnbuchhaltung zu finden.

Die Beitragsnachweise an die Krankenversicherungen werden von Personio fristgerecht gemeldet. Die Beitragsnachweise müssen den Krankenversicherungen immer am fünftletzten Bankarbeitstag des Monats um 0:00 Uhr vorliegen. Die Übermittlung muss also bis spätestens 24:00 des Vortags erfolgt sein. Die Fristen für das Jahr 2020 sind der Tabelle unterhalb zu entnehmen.
Sollte die Lohnabrechnung bis zu dieser Frist nicht freigegeben sein, wird eine Schätzung abgegeben und später korrigiert Beitragsnachweis eingereicht oder geringe Differenzen in den Folgemonat übernommen. 

Monat (2020)

Eingang Beitragsnachweis

Fälligkeit der Beiträge

Januar

27.01.2020

29.01.2020

Februar

24.02.2020

26.02.2020 

März

25.03.2020

27.03.2020 

April

24.04.2020

28.04.2020 

Mai

25.05.2020

27.05.2020 

Juni

24.06.2020

26.06.2020 

Juli

27.07.2020

29.07.2020 

August

25.08.2020

27.08.2020 

September

24.09.2020

28.09.2020 

Oktober

26.10.2020 

28.10.2020  

November

24.11.2020

26.11.2020 

Dezember

22.12.2020

28.12.2020 

 

Abrechnungsmonat als bezahlt markieren

Sobald das Gehalt überwiesen wurde, kann die Lohnabrechnung als bezahlt markiert werden. Das Markieren der Lohnabrechnung signalisiert, dass der Abrechnungsmonat endgültig abgeschlossen ist. Dadurch wird automatisch der Buchhaltungsbericht erstellt. Der Buchhaltungsbericht nach SKR03 oder SKR04 steht als Excel-, PDF- oder CSV-Datei bereit. Wahlweise kann dieser auch zusätzlich nach Kostenstellen zur Verfügung gestellt werden. 

Die Lohnsteueranmeldung für den Abrechnungsmonat wird fristgerecht bis spätestens zum 10. des Folgemonat erstellt und ist in den Dokumenten der Lohnbuchhaltung auffindbar.

 

Korrekturen

Korrekturen können für die als bezahlt markierte Lohnabrechnung jederzeit in Zusammenarbeit mit dem Personio Ansprechpartner vorgenommen werden. Eine kurze schriftliche Erläuterung als E-Mail reicht in der Regel aus. Im Folgemonat sind die Korrekturen auf den Lohnscheinen der Mitarbeiter zu finden. 

 

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