Abrechnungsprozess von Kurzarbeit in der Personio Payroll

Der Abrechnungsprozess von Kurzarbeitergeld (nachfolgend Kug) weicht aufgrund der Komplexität der Thematik Kurzarbeit vom regulären Prozess der Personio Payroll (Link zum Artikel) ab. Insbesondere ist für die Berechnung der Kurzarbeit die Bereitstellung zusätzlicher Informationen nötig. Welche zusätzlichen Daten Personio vom Kunden benötigt wird in unserem Artikel Kurzarbeit in der Personio Payroll erläutert. 

Übersicht

Der monatliche Abrechnungsprozess wird hier näher dargestellt:


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Um die monatliche Gehaltsabrechnung durchzuführen müssen alle abrechnungsrelevanten Attribute in den Mitarbeiterprofilen befüllt sein. Die Pflichtattribute für die Personio Payroll sind durch einen Stern gekennzeichnet. 

 

Erstellung der Lohnscheine

Die Lohnscheine werden im regulären Abrechnungsprozess anhand der eingetragenen Mitarbeiterdaten automatisch erstellt.

Für Kunden mit Mitarbeitern in Kurzarbeit ist es notwendig, dass zusätzlich zu den Daten in Personio noch weitere Daten zur Verfügung gestellt werden. Die Daten werden in der "KUG Berechnung Template"-Datei erfasst und dem Personio Ansprechpartner über den Upload in Personio bereitgestellt. 
Die Daten werden in die Payroll Engine importiert u die bereits vorhandenen Informationen zu ergänzen. Die Daten werden mit den Bestandsdaten der Mitarbeiter verarbeitet und unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben ein Lohnschein erstellt.

Da es sich bei der Berechnung der Kurzarbeit um ein sehr komplexes Thema handelt und dementsprechende sehr viele verschieden Faktoren mit einbezogen werden müssen, wird jeder Payslip für einen von Kurzarbeit betroffenen Mitarbeiter einer manuellen Prüfung unterzogen. Daher ist es, um die gesetzlichen und jeweiligen betriebsinternen zeitlichen Vorgaben einzuhalten, sehr wichtig mit dem Personio Ansprechpartner einen gemeinsamen Zeitplan für die Bereitstellung von Daten und Dokumenten festzulegen. Die Deadline für die Bereitstellung der zusätzlich benötigten Mitarbeiterinformationen in Form der Excel Datei ist dabei direkt an das gewünschte Freigabedatum der Monatsabrechnung geknüpft.

 

Lohnscheine in der Lohnbuchhaltung

Der erstellte Lohnschein wird nach dem manuellen Review in der Lohnbuchhaltung gezeigt und ist dann jederzeit abrufbar. 

Wie auch im regulären Abrechnungsprozess sind Änderung von Daten in den Mitarbeiterprofilen wird der Lohnschein neu generiert und steht nach dem manuelle Review wieder zur Verfügung. Sollten sich Daten in der "KUG Berechnung Template"-Datei ändern ist dies mit dem Ansprechpartner bei Personio zu besprechen. 

 

Freigabe der Lohnbuchhaltung

Abweichend vom regulären Abrechnungsprozess kann aufgrund des manuellen Reviews der Lohnscheine die Abrechnung nur in Absprache mit dem Ansprechpartner von Personio freigegeben werden. Nach Freigabe der Lohnabrechnung steht die SEPA-Überweisungsdatei für die Überweisung der Gehälter in der Lohnbuchhaltung wie gewohnt zur Verfügung.
Die gesetzlichen Fristen für die Beitragsnachweise bleiben gleich und können im Artikel zum regulären Abrechnungsprozess jederzeit nachgeschlagen werden. 


Abrechnungsmonat als bezahlt markieren

Sobald das Gehalt überwiesen wurde, kann die Lohnabrechnung als bezahlt markiert werden. Das Markieren der Lohnabrechnung signalisiert, dass der Abrechnungsmonat endgültig abgeschlossen ist. Der Buchhaltungsbericht und die Lohnsteueranmeldung werden wie im regulären Abrechnungsprozess in den Dokumenten der Lohnbuchhaltung zu finden sein.

 

Korrekturen

Korrekturen können für die als bezahlt markierte Lohnabrechnung jederzeit in Zusammenarbeit mit dem Personio Ansprechpartner vorgenommen werden. Eine schriftliche Erläuterung als E-Mail sowie gegebenenfalls die erneute Abgabe der zusätzlich benötigten Informationen (falls diese sich geändert haben) reicht in der Regel aus. Im Folgemonat sind die Korrekturen auf den Lohnscheinen der Mitarbeiter zu finden.

 

Dokumente für die Bundesagentur für Arbeit

Der "Antrag auf Kurzarbeitergeld (Kug) und pauschalierte Erstattung der Sozialversicherungsbeiträge für die Bezieher von Kug" sowie die "Kug-Abrechnungsliste / Pauschalierte SV-Erstattung - Anlage zum Leistungsantragwerden von Personio vorbefüllt und dann dem Ansprechpartner des Kunden in dessen Dokumente importiert. 
Nähere Erläuterung zum Antrag auf Erstattung und den Kug-Abrechnungslisten sind in unserem Helpcenter Artikel Kurzarbeit in der Personio Payroll nachzulesen. 

 

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