Übersicht über den Prozess der monatlichen Lohnabrechnung

 

In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick über den Ablauf des monatlichen Lohnabrechnungs-Prozesses in Zusammenarbeit mit einem Partner-Steuerberater von Personio. Finden Sie hier alle Details zu den jeweiligen Fristen sowie zu den Verantwortlichkeiten.

 

Datenpflege in Personio

Am Ende des Monats, beziehungsweise zu Beginn des neuen Monats, werden die folgenden Daten in Personio auf Aktualität geprüft und gegebenenfalls aktualisiert:

  • Mitarbeiterstammdaten
  • Neuzugänge / Abgänge
  • Gehaltserhöhungen
  • Einmalzahlungen
  • Arbeitszeitmodelle / Anzahl der Wochenstunden
  • Abwesenheiten (inkl. Dokumente)

Zusätzlich aktualisiert Ihr Ansprechpartner im Steuerbüro folgende Daten (je nach Absprache / Zugriffsrechten):

  • Steuerrelevante Informationen (Steuerklasse, Kinderfreibetrag und Konfession)
  • Sozialversicherungsrechtliche Attribute (Personen- und Beitragsgruppenschlüssel)

Die Lohnbuchhaltung gibt Ihnen eine Übersicht über die Datenvollständigkeit für Ihre Mitarbeiter / Neuzugänge. Fehlende Informationen werden mit einem roten Punkt gekennzeichnet, um diese schnell zu identifizieren.

Fristen: Informationen zu Neuzugängen und Abgängen sollten im Idealfall so früh wie möglich, spätestens jedoch bis zum 10. des Monats, in Personio gepflegt sein. Alle weiteren Änderungen sollten, je nach Absprache, spätestens bis zum 15. des Monats gepflegt sein.

 

Validierung der Datenänderungen

Um eine hohe Datenqualität für Ihre Lohnabrechnung zu gewährleisten, prüft Ihr zuständiger Steuerberater die abrechnungsrelevanten Angaben vor dem Export auf Vollständigkeit und Korrektheit. Folgende Attribute werden dabei besonders berücksichtigt:

  • Personen- und Beitragsgruppenschlüssel (weitere Informationen dazu finden Sie hier)
  • Steuerklasse, Familienstand und Kinderfreibetrag
  • Haupt- oder Nebenbeschäftigung
  • Abwesenheiten und zugehörige Dokumente

Fristen: 

Ihr zuständiger Steuerberater beginnt mit der Validierung der Datenänderungen ab dem 11. des Monats bzw. sobald Sie ihm die Freigabe erteilen.

Weitere Informationen zur Vorgehensweise und zu den Verantwortlichkeiten für abrechnungsrelevante Datenänderungen finden Sie hier.  

 

(DATEV-) Exporte aus Personio

Durch das externe Mitarbeiterprofil und die dazugehörigen Zugriffsrechte exportiert Ihr Steuerberater die relevanten Daten für die Lohnabrechnung eigenständig zum festgesetzten Stichtag aus Personio.

Fristen: Abhängig davon, ob Sie mit Ihrem Steuerberater das Erstellen einer Probeabrechnung vereinbart haben oder nicht, variiert die Frist zum Datenexport. Da bis zum 15. des Monats alle Daten eingetragen und aktualisiert sind, erfolgt der Export in der Regel am 16. des Monats.

 

Import der Daten in das Lohnabrechnungssystem

Ihr Steuerberater importiert die aus Personio exportierten Daten in sein Lohnabrechnungssystem und überprüft die Daten ein letztes Mal auf ihre Richtigkeit. Im Falle von Unklarheiten und Fragen kontaktiert Ihr Steuerberater Sie direkt. Anschließend wird Ihre (Probe-)Abrechnung erstellt.

 

Probeabrechnung

Das Erstellen einer Probeabrechnung ermöglicht es Ihnen, vor der Echt-Abrechnung eine finale Überprüfung der Gehaltsdaten durchzuführen. Sofern Datenanpassungen notwendig sind, ist die Umsetzung mit Ihrem Steuerberater abzustimmen. Je nach Komplexität der Änderungen werden diese eventuell erst im Folgemonat berücksichtigt. 

Fristen: Die Probeabrechnung wird direkt im Anschluss an den Datenimport und vor der finalen Abrechnung erstellt. In der Regel werden hierfür ein bis zwei Tage zum Erstellen der Probeabrechnung sowie weitere ein bis zwei Tage für Ihre Überprüfung und die finale Freigabe eingeplant.

 

Finale Abrechnung

Die finale Abrechnung wird nach dem Datenimport bzw. ggf. nach der Probeabrechnung von Ihrem Steuerberater erstellt. Nach einer letzten Überprüfung informieren Sie den Steuerberater über die Freigabe, sodass dieser Ihnen die notwendigen Dokumente zur Verfügung stellen kann. 

Fristen: Die finale Abrechnung erfolgt, je nach Absprache, um den 20. bis 25. des jeweiligen Monats.

 

Hochladen der Entgeltabrechnungen und sonstiger abrechnungsrelevanter Dokumente

Nach der finalen Durchführung der Abrechnung stehen Ihnen die Entgeltabrechnungen und weitere Arbeitnehmer- und Arbeitgeberdokumente in Personio zur Verfügung. Die Entgeltabrechnungen und andere relevante Arbeitnehmerdokumente verteilt Ihr Steuerberater eigenständig in die Dokumente des jeweiligen Mitarbeiters. 

Detaillierte Informationen zu den über die Schnittstelle übertragenen Dokumente finden Sie hier.

  

Verfügbarkeit sonstiger abrechnungsrelevanter Dokumente

Sonstige abrechnungsrelevante Dokumente stehen Ihnen in Personio je nach Verfügbarkeit und Fristen zu verschiedenen Zeitpunkten zur Verfügung oder können von Ihrem Steuerberater hochgeladen werden.

 

Fristen:

  • Lohnjournale, der Kostenbericht, die Überweisungsdatei und der Buchhaltungsbericht werden zeitgleich mit den Entgeltabrechnungen in Ihren Dokumenten hochgeladen.
  • Anmeldungen zur Sozialversicherung werden individuell, spätestens jedoch mit der ersten Abrechnung, in den Dokumenten der Mitarbeiter hochgeladen.
  • Die Beitragsnachweise werden vom Steuerberater zum Stichtag (fünftletzter Bankarbeitstag des Monats) übermittelt und anschließend in Personio hochgeladen.
  • Die Steueranmeldung erfolgt bis spätestens zum 10. des Folgemonats, sodass die Datei im Anschluss daran zur Verfügung gestellt wird.

 

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