Spezielle Accounteinrichtung bei Nutzung des Personio Angebots zur Verwaltung von Kurzarbeit

Personios Angebot zur Verwaltung von Kurzarbeit, bietet ein einfaches, schnell zu implementierendes Basis-Produkt, das Sie dabei unterstützt Mitarbeiterdaten zu erfassen und zu pflegen, welche für die Anmeldung und Umsetzung von Kurzarbeit relevant sind.

Für die initiale Einrichtung des Accounts führen Sie die folgenden neun Schritte in angegebener Reihenfolge durch.

Im Artikel "Wie verwalte ich Kurzarbeit in Personio?" finden Sie weitere hilfreiche Informationen zur effizienten Nutzung Ihres Accounts nach dem initialen Setup.

 

Schritt 1: Setup-Prozess abschließen

Schließen Sie zunächst den Setup-Prozess ab. Navigieren Sie dazu auf Einstellungen > Unternehmen und folgen Sie dem entsprechenden Hinweis. Der Setup-Prozess führt Sie in drei Schritten durch die ersten Basis-Konfigurationen für Ihren Account; diese können nachträglich geändert werden.

Mit Abschluss des Setup-Prozesses werden alle Demo-Mitarbeiter gelöscht, sodass Sie mit der Konfiguration Ihres Accounts beginnen können. Nehmen Sie zusätzlich bitte die folgenden Einstellungen vor:

  • Definition von Support- und Weisungsberechtigten: Hinterlegen Sie unter Einstellungen > Support > Support- und Weisungsberechtigte bis zu zwei Mitarbeiter als supportberechtigt und entscheiden Sie zusätzlich, ob diese Mitarbeiter weisungsberechtigt i.S.d. EU-DSGVO sein sollen.
  • Zugriffsbeschränkung auf Kunden-Accounts: Personio-Mitarbeiter haben standardmäßig keinen Zugriff auf Ihren Account. Um Unterstützung bei der initialen Einrichtung in Form eines Account-Checks durch Personio zu erhalten, ist vorab eine temporäre Freigabe Ihres Accounts notwendig.
  • Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AVV): Personio ist verpflichtet mit Ihnen einen AVV abzuschließen. Um den administrativen Aufwand für beide Seiten möglichst gering zu halten, bieten wir die Möglichkeit, den AVV direkt in Personio zu unterzeichnen. Alle weiteren Schritte sind erst möglich, wenn ein befugter Mitarbeiter Ihres Unternehmens den AVV unterzeichnet hat.

 

Schritt 2: Mitarbeiterprofile anlegen

Mitarbeiterprofile bilden in Personio die Grundlage für die mitarbeiterbasierte Erfassung von Stammdaten, An- und Abwesenheitszeiten, Gehältern sowie für konsistente Datenberichte. Die initiale Erstellung von Mitarbeiterprofilen erfolgt schnell und unkompliziert über einen Datenimport. Dabei werden gleichzeitig alle notwendigen Mitarbeiterinformationen in den Account hochgeladen. Ihr Account enthält bereits einige spezielle Mitarbeiterattribute, um notwendige Informationen zur Kurzarbeit in der digitalen Personalakte Ihrer Mitarbeiter zu hinterlegen und diese dann in die Berechnung einbeziehen zu können. Diese Attribute werden Ihnen die Arbeit enorm erleichtern, da Sie Ihnen zusätzlich als Filterkriterien oder auch für automatisierte Erinnerungen zur Verfügung stehen.

  1. Laden Sie unsere Excel-Importvorlage herunter. Ihr Account enthält bereits einige Attribute, die speziell für die Verwaltung von Kurzarbeit relevant sind. Diese Attribute sind auch in der Excel-Vorlage hinterlegt. 
  2. Lesen Sie das Tabellenblatt Hilfestellung zum Ausfüllen der Importvorlage sorgfältig durch.
  3. Nun füllen Sie bitte die Spalten mit Ihren Mitarbeiterdaten aus. Eine Zeile entspricht dabei einem Mitarbeiter, welcher über die E-Mail-Adresse eindeutig identifiziert wird. Pflichtspalten sind gelb markiert und müssen zwingend ausgefüllt werden. 
  4. Speichern Sie die vollständige Excel-Datei ab.
  5. Importieren Sie die Daten in Personio, indem Sie den hier beschriebenen Anweisungen folgen.

Bitte beachten Sie, dass die E-Mail-Adresse systemseitig als eindeutiges Identifikationsmerkmal definiert ist. Die Erfassung einer E-Mail-Adresse für jeden Mitarbeiter ist deshalb obligatorisch.

 

Schritt 3: Feiertagskalender und Standorte konfigurieren

Das Grundgerüst für Ihre Standorte und Abteilungen wurde über den Import der Mitarbeiterdaten bereits automatisch angelegt. Ergänzen Sie unter Einstellungen nun Informationen zum Feiertagskalender, der für die korrekte Erfassung von An- und Abwesenheiten essenziell ist.

  1. Erstellen Sie bei Bedarf individualisierte Feiertagskalender oder nutzen Sie im folgenden Schritt die unter Einstellungen > Feiertage vordefinierten Kalender.
  2. Hinterlegen Sie unter Einstellungen > Unternehmen einen passenden Feiertagskalender. Falls in Abhängigkeit vom jeweiligen Standort unterschiedliche Feiertagskalender gelten, tragen Sie dies unter Einstellungen > Standorte entsprechend ein. Wenn für einen Standort kein spezieller Feiertagskalender hinterlegt wurde, gilt der Unternehmensstandard.

 

Schritt 4: Gehälter importieren

Personio bietet Ihnen die Möglichkeit, für jeden Mitarbeiter ein Hauptgehalt sowie weitere Vergütungen zu hinterlegen.

  1. Importieren Sie zunächst die Hauptgehälter Ihrer Mitarbeiter - also die Brutto-Beträge, die Ihr Unternehmen aktuell an Ihre Mitarbeiter auszahlt. Folgen Sie dazu den Anweisungen in diesem Artikel.
  2. Hinterlegen Sie unter Mitarbeiterprofil > Gehalt anschließend monatlich die individuellen Kurzarbeitergeld(KUG)-Beträge in Form von einmaligen Vergütungen. Wie das geht, erfahren Sie hier. Diese Methode bietet den Vorteil, dass Sie über die Benutzerdefinierten Berichte später Auswertungen zu Umfang und Entwicklung des KUG erstellen können. 

 

Schritt 5: Arbeitszeitmodelle konfigurieren

Über Arbeitszeitmodelle hinterlegen Sie in Personio die Information, an welchen Wochentagen Ihre Mitarbeiter wie viele Stunden arbeiten. Sie bilden damit eine wichtige Grundlage für die korrekte Berechnung von Arbeits- und Abwesenheitszeiten.

Erstellen Sie daher unter Einstellungen > Anwesenheit alle in Ihrem Unternehmen geltenden Arbeitszeitmodelle und weisen Sie jedem Mitarbeiter ein passendes Arbeitszeitmodell zu. Folgen Sie dazu dieser Anleitung

Bitte beachten Sie, dass Sie einem Mitarbeiter nicht mehrere Arbeitszeitmodelle gleichzeitig zuweisen können.

 

Schritt 6: Abwesenheitsarten konfigurieren 

Zur Erfassung von Abwesenheitszeiten enthält Ihr Account unter Einstellungen > Abwesenheit bereits die Abwesenheitsarten "Bezahlter Urlaub" "Homeoffice", "Krankheit" und "Kind krank". Überprüfen Sie, ob die jeweils vordefinierten Einstellungen Ihren Unternehmensanforderungen entsprechen und nehmen Sie ggf. Anpassungen vor. Detaillierte Informationen zur Konfiguration von Abwesenheiten finden Sie hier

In den Spezial-Accounts für die Verwaltung von Kurzarbeit ist die Abwesenheitsart "Bezahlter Urlaub" in erster Linie dazu bestimmt, Urlaubstage zu erfassen, die während geltender Kurzarbeit genommen werden, damit Sie diese anschließend entsprechend an die Bundesagentur für Arbeit melden können. Aus diesem Grund ist diese Abwesenheitsart in sehr vereinfachten Form und ohne Kontingent vorangelegt.

 

Schritt 7: Zugriffsrechte und Genehmigungsprozess prüfen

Welche Funktionen und Ansichten Ihren Mitarbeiter zur Verfügung stehen, wird in Personio über ein ausgeklügeltes Rechte und Rollen-Konzept gesteuert. Ihr Account ist bereits so voreingestellt, dass Sie kaum Anpassungen vornehmen müssen, bevor Sie starten können, Personio aktiv zu nutzen. 

Der Account enthält unter Einstellungen > Mitarbeiterrollen bereits die Rollen Alle Mitarbeiter und Administrator. Letztere verfügt in Personio über Universalrechte und sollte daher sparsam vergeben werden. Wir empfehlen dennoch, mindestens zwei Mitarbeiter mit der Administratoren-Rolle auszustatten. Prüfen Sie, ob die Rolle alle Mitarbeiter enthält, die über Administratorrechte verfügen sollen.

Die Rolle Alle Mitarbeiter gilt standardmäßig für jeden aktiven Mitarbeiter und sollte daher mit Umsicht eingestellt werden. Diese Rolle ist bereits so vorkonfiguriert, dass Ihre Mitarbeiter folgende Funktionen nutzen können:

  • Informationen im Mitarbeiterprofil: Mitarbeiter haben ein Ansichtsrecht auf ihre eigenen Daten; Vorgesetzte haben zusätzlich ein Ansichtsrecht auf die Daten ihrer Mitarbeiter. 
  • Anwesenheit: Mitarbeiter können Anwesenheitszeiten eintragen - diese müssen anschließend genehmigt werden; Vorgesetzte können zusätzlich die Anwesenheitszeiten ihrer Mitarbeiter einsehen und Änderungen vorschlagen.
  • Abwesenheiten: Mitarbeiter können die Abwesenheitsanträge für "Homeoffice", "Krankheit", und "Kind krank" stellen - diese müssen anschließend genehmigt werden. Vorgesetzte haben zusätzlich Zugriff auf den Reiter Abwesenheit in den Profilen ihrer Mitarbeiter und können Änderungen vorschlagen. 
  • Abwesenheitskalender: Nur Administratoren können sich im globalen Kalender Informationen zu den Abwesenheiten anderer Mitarbeiter anzeigen lassen.
  • Dokumente: Mitarbeiter können Vereinbarungen zu Kurzarbeit sowie Atteste in ihr eigenes Profil hochladen sowie zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit erneut aufrufen (aber nicht bearbeiten). Vorgesetzte haben die gleichen Rechte. Die entsprechenden Dokumentkategorien sind bereits vorangelegt. 

Erinnerungen:

Nutzen Sie die im ersten Kapitel angelegten Datumsattribute zum Start und Ende der Kurzarbeit, um für sich selbst oder verantwortliche Mitarbeiter automatisierte Erinnerungen zu erstellen. So können Sie sich beispielsweise zwei Wochen vor Ende der Kurzarbeit eines Mitarbeiters daran erinnern lassen, das Gehalt wieder auf den ursprünglichen Wert anzupassen. Wie Sie Erinnerungen erstellen und verwalten, erfahren Sie in diesem Artikel. 

Genehmigungen: 

Ihr Account ist standardmäßig so eingestellt, dass sämtliche An- und Abwesenheitsanfragen genehmigt werden müssen, bevor Sie im System gespeichert werden. Der voreingestellte Genehmigungsprozess folgt dabei einheitlich der folgenden Logik: In erster Instanz muss der jeweilige Vorgesetzte zustimmen, bevor in zweiter Instanz auch ein Mitarbeiter der Rolle Administrator die Genehmigung erteilen muss. Passen Sie die Genehmigungsprozesse bei Bedarf unter Einstellungen > Genehmigungen an oder erstellen Sie zusätzliche Sondergenehmigungsprozesse für bestimmte Mitarbeitergruppen. 

 

Schritt 8: Mitarbeiter zu Personio einladen

Glückwunsch, Ihr Account ist nun fertig eingerichtet und Sie können Ihre Mitarbeiter zu Personio einladen. Der Artikel Abschluss der Account-Einrichtung: Mitarbeiter zu Personio einladen beschreibt Schritt für Schritt wie das geht. Sie finden dort auch begleitendes Informationsmaterial, welches Sie für den internen Rollout von Personio nutzen können. 

 

Schritt 9: Berichte nutzen

Über Personios Berichtsfunktionen, können Sie wichtige Daten, wie z. B. die Summe der gearbeiteten Stunden pro Mitarbeiter, Änderungen von Mitarbeiterinformationen oder auch Abwesenheitszeiten jederzeit flexibel Abrufen und bei Bedarf im .xslx Format exportieren.

Der Standardbericht "Anwesenheitsperioden" gibt Ihnen die Arbeitsstunden in Dezimalzahlen aus und ist hinsichtlich der Berichtsperiode flexibel anpassbar.

Ihr Account enthält zudem bereits zwei benutzerdefinierte Berichte zu An-und Abwesenheiten sowie zu den Mitarbeitern in Kurzarbeit. Diese können bei Bedarf natürlich individuell angepasst werden.

 

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